Archives par étiquette : Mise en forme

Excel 2016 – Résoudre le problème du (vide) dans un tableau croisé dynamique

Contexte

Vous avez créé un listing mis en forme à l’aide du bouton « Mettre sous forme de tableau ». Comme vous êtes prudent, vous avez ajouté une liste déroulante (Données > Validation des données > Liste) afin de contraindre les utilisateurs lors de la saisie.

Vous souhaitez obtenir quelques statistiques simples dans une vue plus compacte. Vous avez donc créé un tableau croisé dynamique (Insertion > Tableau croisé dynamique) se présentant comme ceci :

Vous constatez que ledit tableau affiche malheureusement une ligne ayant comme libellé (vide). Vous souhaitez faire disparaître cette information. Vous avez cherché une solution sur le Web et êtes tombé sur des suggestions plus ou moins farfelues.

Solution

1ère solution farfelue : « taper un espace blanc en lieu et place de (vide) dans la barre de formule. » C’est un bricolage qui ne tiendra pas l’épreuve de la mise à jour du tableau croisé… à éviter…

2ème solution un peu moins farfelue : « appliquer une mise en forme conditionnelle indiquant que si la cellule contient la valeur (vide), la police doit être blanche sur un fond blanc ». C’est un bricolage qui fera effectivement disparaître le texte mais pas la ligne sur laquelle est écrite le texte masqué. Il s’agit de la version améliorée du Tipp-Ex… à oublier…

3ème solution simple, efficace et sans mauvaise surprise : « respecter les règles de bases du tableau croisé http://people.unil.ch/jacquelinefrey/2014/04/excel-creer-un-tableau-croise-dynamique-regles-de-base/ et faire en sorte que le listing ne comporte aucune ligne vide ». L’information (vide) se supprimera d’elle-même au prochain clic-droit > Actualiser.

Contrairement au 1er exemple de tableau inséré au début de cet article, le tableau ci-dessus ne comporte plus de ligne vide à la fin; pour cela, j’ai utilisé la minuscule poignée verte en bas à droite.

Word 2016 – Inclure le surlignage dans un style personnalisé

Contexte

Vous êtes en train de relire un chapitre de votre thèse. Vous souhaitez passer certains mots ou paragraphes « au stabilo » et en gras afin de les mettre en évidence en vue d’un traitement ultérieur. Plus tard, vous souhaitez évidemment vous débarrasser rapidement de ce surlignage. Vous avez pensé à créer un style personnalisé, mais vous constatez qu’il n’est pas possible d’inclure le surlignage dans le style.

Solution : utiliser la trame de fond plutôt que le surlignage

  • Sélectionnez un mot et appliquez-lui la couleur de fond de votre choix (onglet Accueil > bouton Bordures > Bordure et Trame… > Trame de fond > Remplir > choisissez la couleur souhaitée, indiquez TEXTE dans la zone Appliqué à et validez
  • Conservez la sélection du mot et mettez-le en gras
  • Ouvrez le Volet des styles > Nouveau style
  • Donnez-lui un nom (par ex. Surlignage) et indiquez qu’il s’agit d’un style de type CARACTÈRE
  • Au bas de la boîte de dialogue, cliquez sur le bouton Format > Touches de raccourci
  • Attribuez un raccourci-clavier en veillant à ce qu’il ne soit pas déjà utilisé par Word (par ex. Cmd+7) et validez le tout

Astuce : avant de valider, incluez dans le nom du style le raccourci-clavier que vous avez choisi par exemple : Surlignage (Cmd7) sera visible dans le Volet des styles

  • Une fois votre style perso créé, cliquez sur un mot et appuyez sur Cmd+7
  • Pour mettre en forme un paragraphe entier, sélectionnez-le et appuyez sur Cmd+7

Par la suite, pour vous débarrasser du surlignage, vous avez deux possibilités :

  1. soit vous décidez de supprimer le style Surlignage car vous estimez que vous n’en avez plus besoin (le texte préalablement surligné revient en style Normal)
  2. soit vous décidez de modifier l’apparence du sytle Surlignage afin qu’il ressemble au style Normal (le texte préalablement surligné conserve le style Surlignage)… j’ai une préférence pour la 1ère possibilité…

Word 2016 Mac – Insérer des fractions de type 1/3

Contexte

Vous devez saisir des fractions dans un document Word et constatez que 1/2 ou 1/4 et 1/3, 3/4 ou 1/5 n’apparaissent pas de la même manière.

Vous souhaitez bien entendu que les fractions se ressemblent. Vous êtes allé regarder dans
Insertion > Symbole avancé mais vous ne trouvez rien qui fasse l’affaire. Vous avez essayé l’éditeur d’équation mais le résultat obtenu ne vous convient pas.

Solution : utiliser la table des caractères Unicode

  • Allez dans les Préférences Système > Clavier
  • Dans l’onglet Méthodes de saisie > cliquez sur le + en bas à gauche
  • Tapez Autres dans la zone de recherche
  • Dans la liste qui apparaît à droite, allez tout en bas et sélectionnez Universel (Unicode Hex) et ajoutez ce clavier
  • Allez ensuite dans l’onglet Clavier et cochez Afficher les visualiseurs de clavier
Saisie dans Word :
  • Ouvrez ensuite Word
  • Au moment où vous souhaitez insérer la fraction par exemple 1/3, changez de clavier (à l’aide de l’icône à côté de l’horloge du Mac) pour le clavier Universel (Unicode Hex)
  • Appuyez sur la touche Option (alt) et tapez 2153 (pour 1/3)
  • Reprenez ensuite votre clavier habituel
  • Sélectionnez la fraction durement obtenue et allez dans les préférences de Word > Correction automatique
  • Ajoutez cette fraction dans la liste pour éviter de refaire tout ce bazar à chaque fois; dorénavant 1/3 devient ⅓
  • Faites la même chose pour les autres fractions souhaitées, sachant que :

1/3 = 2153
3/4 = 2154
1/5 = 2155
2/5 = 2156
3/5 = 2157
4/5 = 2158
1/6 = 2159
5/6 = 215A
1/8 = 215B
3/8 = 215C
5/8 = 215D
7/8 = 215E
1/ = 215F
3/4 = 00BE

Word – Numéroter et mettre en forme automatiquement un interview

Contexte

Lors de la saisie d’un interview, vous souhaitez numéroter et mettre en forme de manière différente les questions (en gras) et les réponses (en italique et en retrait). Les questions doivent être numérotées en commençant par 1, les réponses doivent également commencer par 1. Vous souhaitez en plus que les initiales de l’interviewer et de l’interviewé figurent avant la numérotation. Pour l’instant, vous disposez de quelques questions et réponses saisies simplement les unes sous les autres, comme ceci :

Solution

  • Sélectionnez la première question et mettez-la en forme à l’aide du bouton Numérotation de l’onglet Accueil en choisissant le modèle 1. 2. 3. proposé dans la galerie
  • Retournez sous le même bouton et cliquez sur la commande Définir un nouveau format de numérotation et, dans la zone Mise en forme de la numérotation, tapez avant le numéro les initiales (JF) de l’interviewer
  • Mettez en gras la question et modifiez la mise en retrait (retrait du haut à 0 et retrait du bas à 1.25 cm)
  • Ouvrez le volet des styles et cliquez sur le bouton Nouveau Style
  • Appelez ce style Question et validez
  • Sélectionnez la première réponse et mettez-la en forme à l’aide du bouton Numérotation de l’onglet Accueil en choisissant le modèle 1. 2. 3. proposé dans la galerie
  • Retournez sous le même bouton et cliquez sur la commande Définir un nouveau format de numérotation et, dans la zone Mise en forme de la numérotation, tapez avant le numéro les initiales (ML) de l’interviewé
  • Mettez en italique la réponse et modifiez la mise en retrait (retrait du haut à 1.25 et retrait du bas à 2.5 cm)
  • Dans le volet des styles, cliquez sur le bouton Nouveau Style
  • Appelez ce style Réponse et validez
  • Appliquez ensuite manuellement les styles ad hoc aux questions / réponses déjà dactylographiées
  • Afin de définir l’enchaînement des styles, modifiez le style Question en indiquant que le style Réponse doit suivre le style Question (zone Style du paragraphe suivant)
  • Modifiez le style Réponse en indiquant que le style Question doit suivre le style Réponse et à l’aide du bouton Format > Paragraphe indiquez que le paragraphe doit être suivi de 6pt d’espacement

Résultat :

Word – Insérer une table des matières partielle

Contexte

Vous avez mis en page un long document à l’aide des styles de titres. Ce long document possède plusieurs parties (cela peut être des chapitres séparés par des sauts de section mais pas forcément). Vous souhaitez créer une table des matières pour une partie seulement de ce document.

Solution

  • Sélectionnez la partie de texte qui doit faire l’objet d’une table des matières
  • Attribuez un nom de signet à cette sélection (par ex. partie1)
  • Placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer la table des matières
  • Allez dans l’onglet Insertion > Champ > catégorie Table et Index
  • Insérez le champ TM (TOC) et cliquez sur le bouton Options
  • Insérez le commutateur \b et tapez le nom du signet; le champ doit ressembler à ceci :
    TOC \b partie1
  • Validez

Word 2016 Mac – Les images ne s’impriment pas

Contexte

Vous avez inséré (ou copié-collé depuis le Web) des images dans un document Word. Vous avez utilisé les boutons Position ou Renvoi à la ligne automatique de l’onglet Format de l’image pour positionner ces images (autrement dit, vous avez fait de l’habillage d’image).

Les images apparaissent dans votre document mais lorsque vous faites un aperçu avant impression, une impression ou un PDF, les images disparaissent. Encore plus bizarre, les images que vous avez inséré sans utiliser l’habillage d’image apparaissent et s’imprime normalement 🤔

Solution

Si on exclu toute mauvaise manipulation de la part de l’utilisateur ou un bug de Word, il s’agit en fait d’une option d’impression qui devrait être cochée.

  • Allez dans les Préférences de Word > catégorie Impression et cochez l’option Objets dessins:

MindManager – Utiliser la saisie rapide

Contexte

Vous avez ouvert une nouvelle map, tapé le sujet central… et le syndrome de la page blanche vous atteint. Vous avez bien quelques idées mais la contrainte de devoir saisir des sujets et des sujets secondaires vous bloque complètement.

Solution

  • Allez dans le menu Fenêtre > Afficher la fenêtre de saisie rapide
  • Tapez en vrac les idées telles qu’elles vous viennent en tête; ne vous préoccupez ni de leur hiérarchie ni de leur pertinence (vous ferez le tri plus tard)

  • Glissez ensuite les sujets sur votre map; remarquez que le contenu de cette liste est également disponible pour d’autres map (pour autant que vous n’ayez pas fait glisser les sujets sur la map)
  • Si nécessaire, complétez ensuite votre map à l’aide de sujets et de sujets secondaires
  • Mettez-la en forme (boutons Entourage, Relation, Thème…)

Word 2016 – Faire plusieurs fois référence à une même note de bas de page

Contexte

Vous êtes en train de rédiger votre long document. Vous avez inséré une note de bas de page et vous souhaiteriez vous référer une seconde fois à la même note de bas de page. Vous souhaitez que le renvoi possède la même apparence que l’appel de note, à savoir en exposant/taille plus petite.

Solution

  • Placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer le 2ème appel de note
  • Allez dans l’onglet Insertion > bouton Renvoi
  • Choisissez la catégorie Note de bas de page > puis Numéro de note de bas de page (formaté)
  • Dans la liste, sélectionnez la note souhaitée et validez

Word 2016 – Insérer une table des encadrés

Contexte

Vous êtes en train de mettre en page votre thèse. Dans le corps du texte, vous avez encadré des paragraphes afin de les mettre en évidence (à l’aide d’un style perso appelé par ex. « encadré »). Vous souhaitez pouvoir faire figurer en début de document une table des encadrés. Cette table doit indiquer le numéro de la page ainsi que le numéro de l’encadré et du chapitre.

Solution

  • Sélectionnez le paragraphe souhaité (celui mis en forme à l’aide du style Encadré)
  • Dans l’onglet Références, choisissez Insérer une légende
  • A l’aide du bouton Nouveau texte, créez un nouveau libellé appelé Encadré
  • Cliquez sur Format pour indiquer que vous souhaitez inclure le numéro du chapitre
  • Tapez la légende souhaitée et validez

  • Placez ensuite votre curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer la table
  • Onglet Références > Insérer une table des illustrations
  • Choisissez « Encadré » dans la liste des libellés de légende
  • Choisissez le format et validez

FileMaker 14 – Utiliser l’Inspecteur pour un affichage conditionnel de rubrique

Contexte

Vous avez créé une base de données pour gérer des collaborateurs. Parmi les rubriques les concernant, vous avez créé une rubrique Statut associée à une liste de valeurs (Actif, Parti, Formation, En congé, …) . Vous souhaitez pouvoir afficher une rubrique complémentaire Raison du congé uniquement si vous avez choisi ”En congé” dans la rubrique Statut.

Solution

  • Passez en mode Modèle et ouvrez l’Inspecteur
  • Sélectionnez la rubrique Raison du congé et allez dans l’onglet Données de l’Inspecteur
  • Si nécessaire, affichez la zone Comportement
  • Dans la zone Masquer objet quand, insérez la formule suivante :

LISTE DU PERSONNEL::Status ≠ ”En congé”

  • Si souhaité, cochez la case Appliquer en mode Recherche
  • Passez en mode Utilisateur pour tester votre affichage conditionnel

Que l’utilisateur qui m’a transmis cette idée d’article soit remercié… il se reconnaîtra 😉