Archives par étiquette : Mise en forme

MindManager – Utiliser la saisie rapide

Contexte

Vous avez ouvert une nouvelle map, tapé le sujet central… et le syndrome de la page blanche vous atteint. Vous avez bien quelques idées mais la contrainte de devoir saisir des sujets et des sujets secondaires vous bloque complètement.

Solution

  • Allez dans le menu Fenêtre > Afficher la fenêtre de saisie rapide
  • Tapez en vrac les idées telles qu’elles vous viennent en tête; ne vous préoccupez ni de leur hiérarchie ni de leur pertinence (vous ferez le tri plus tard)

  • Glissez ensuite les sujets sur votre map; remarquez que le contenu de cette liste est également disponible pour d’autres map (pour autant que vous n’ayez pas fait glisser les sujets sur la map)
  • Si nécessaire, complétez ensuite votre map à l’aide de sujets et de sujets secondaires
  • Mettez-la en forme (boutons Entourage, Relation, Thème…)

Word 2016 – Faire plusieurs fois référence à une même note de bas de page

Contexte

Vous êtes en train de rédiger votre long document. Vous avez inséré une note de bas de page et vous souhaiteriez vous référer une seconde fois à la même note de bas de page. Vous souhaitez que le renvoi possède la même apparence que l’appel de note, à savoir en exposant/taille plus petite.

Solution

  • Placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer le 2ème appel de note
  • Allez dans l’onglet Insertion > bouton Renvoi
  • Choisissez la catégorie Note de bas de page > puis Numéro de note de bas de page (formaté)
  • Dans la liste, sélectionnez la note souhaitée et validez

Word 2016 – Insérer une table des encadrés

Contexte

Vous êtes en train de mettre en page votre thèse. Dans le corps du texte, vous avez encadré des paragraphes afin de les mettre en évidence (à l’aide d’un style perso appelé par ex. « encadré »). Vous souhaitez pouvoir faire figurer en début de document une table des encadrés. Cette table doit indiquer le numéro de la page ainsi que le numéro de l’encadré et du chapitre.

Solution

  • Sélectionnez le paragraphe souhaité (celui mis en forme à l’aide du style Encadré)
  • Dans l’onglet Références, choisissez Insérer une légende
  • A l’aide du bouton Nouveau texte, créez un nouveau libellé appelé Encadré
  • Cliquez sur Format pour indiquer que vous souhaitez inclure le numéro du chapitre
  • Tapez la légende souhaitée et validez

  • Placez ensuite votre curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer la table
  • Onglet Références > Insérer une table des illustrations
  • Choisissez « Encadré » dans la liste des libellés de légende
  • Choisissez le format et validez

FileMaker 14 – Utiliser l’Inspecteur pour un affichage conditionnel de rubrique

Contexte

Vous avez créé une base de données pour gérer des collaborateurs. Parmi les rubriques les concernant, vous avez créé une rubrique Statut associée à une liste de valeurs (Actif, Parti, Formation, En congé, …) . Vous souhaitez pouvoir afficher une rubrique complémentaire Raison du congé uniquement si vous avez choisi ”En congé” dans la rubrique Statut.

Solution

  • Passez en mode Modèle et ouvrez l’Inspecteur
  • Sélectionnez la rubrique Raison du congé et allez dans l’onglet Données de l’Inspecteur
  • Si nécessaire, affichez la zone Comportement
  • Dans la zone Masquer objet quand, insérez la formule suivante :

LISTE DU PERSONNEL::Status ≠ ”En congé”

  • Si souhaité, cochez la case Appliquer en mode Recherche
  • Passez en mode Utilisateur pour tester votre affichage conditionnel

Que l’utilisateur qui m’a transmis cette idée d’article soit remercié… il se reconnaîtra 😉

FileMaker 14 – Utiliser un bouton Popover pour zoomer une image

Contexte

Vous disposez d’une rubrique Conteneur prévue pour contenir une image. Vous souhaitez que cette rubrique soit petite sur votre modèle mais qu’il soit quand même possible de visualiser l’image en plus grand.

Solution : utiliser un bouton Popover

  • Allez en mode Modèle et insérez un bouton Popover de petite taille
  • Par dessus placez votre rubrique Conteneur (elle aussi de petite taille)
  • Insérez en dessous de la rubrique une image indiquant la possibilité de faire un zoom*, par exemple :

pop

  • Dupliquez votre rubrique Conteneur, placez-la dans le cadre Popover et agrandissez-la :

pop2

  • Tapez éventuellement un titre pour le Popover (Zoom) et quittez le mode Modèle pour tester votre Popover :

pop3

* vous pouvez bien sûr utiliser les icônes proposées dans la galerie du bouton Popover

Word 2016 – Insérer un sommaire et une table des matières dans un long document

Contexte

Vous disposez d’un long document dont les titres sont mis en forme à l’aide des styles Titre 1 jusqu’à Titre 5. Comme votre document est très long, vous souhaitez faire figurer un sommaire en début de document et une table des matières détaillée à la fin. Le sommaire doit reprendre les titres des niveaux 1 et 2, la table des matières doit reprendre les titres des niveaux 1 à 5.

Solution

Le sommaire et la table des matières utilisent le champ TOC. Pour le sommaire, le champ indiquera { TOC \o « 1-2 » }, pour la table des matières le champ sera { TOC \o « 1-5 » }.

  • Placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer le sommaire
  • Allez dans l’onglet Références > Table des matières > Table des matières personnalisée
  • Indiquez « 2 », dans la zone Afficher les niveaux et validez
  • Placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer la table des matières
  • Allez dans l’onglet Références > Table des matières > Table des matières personnalisée
  • Indiquez « 5 », dans la zone Afficher les niveaux et validez
  • Répondez « Non » à la question « Remplacer la table des matières sélectionnée ? »

Cette méthode est déconcertante de simplicité…

Excel – Utiliser NB.SI dans une mise en forme conditionnelle

Contexte

Vous disposez d’un fichier Excel faisant l’inventaire d’articles. Les libellés de ces articles contiennent des noms (de marques, de fournisseurs…) par exemple « Citron vert » ou « Sucre brun » ou « Rhum ambré ». Vous aimeriez attribuer une mise en forme particulière à une cellule en fonction du contenu des libellés afin de repérer facilement les données, par exemple « Si le libellé en A3 contient le mot « Rhum ambré » alors la cellule B3 des quantités doit apparaître avec une trame brune sinon le texte doit s’écrire de manière standard ». Vous avez essayé la fonction « SI » mais ça ne marche pas…

Solution

  • Cliquez sur la cellule pour laquelle vous souhaitez une mise en forme conditionnelle (dans mon exemple B3)
  • Allez dans l’onglet Accueil > bouton Mise en forme conditionnelle > Nouvelle règle
  • Choisissez un style Classique > Utiliser une formule pour déterminer…
  • Tapez la formule suivante :
    NB.SI($A3;“*sucre brun*“) autrement dit « si la cellule A3 contient (et non pas « est égal ») l’expression « sucre brun » la cellule B3 doit être jaune (remarquez dans la formule que la colonne A est absolue et que la ligne 3 est relative car nous aurons besoin que le numéro de la ligne s’adapte lors de la recopie vers le bas) :

nb.si

  • Faites de même pour les autres conditions, afin d’obtenir ceci :

nb.si2

  • Validez cette boîte de dialogue et utilisez la poignée de recopie de la cellule B3 pour recopier cette mise en forme conditionnelle vers le bas :

nb.si3

Excel – Créer un planning avec mise en forme conditionnelle

Contexte

Vous souhaitez créer un tableau mensuel avec les absences (congé, cours, …) des membres de votre équipe. Chaque début de mois, vous aimeriez pouvoir rapidement créer un nouveau mois et souhaiteriez que les week-ends apparaissent automatiquement en couleur :

planning

Remarquez dans mon exemple que la cellule B3 contient une date saisie 01.04.2016 mais affiche un format personnalisé de type Ven 1 (jjjj j).

Solution : utiliser la mise en forme conditionnelle

  • Dans l’exemple ci-dessus, placez-vous sur la cellule B4 (sur la 1ère case en face de la première personne)
  • Cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnelle de l’onglet Accueil > Nouvelle règle
  • Choisissez le style Classique > option Utiliser une formule pour déterminer à quelles cellules la mise en forme sera appliquée
  • Tapez la formule ci-dessous :

=OU(JOURSEM(B$3;2)=6;JOURSEM(B$3;2)=7)

Qu’il faut comprendre ainsi :

JOURSEM = formule qui renvoie un chiffre entre 1 et 7 désignant le jour de la semaine

B$3 = adresse de la cellule qui contient la 1ère date (Ven 1). La colonne n’est pas rendue absolue puisque nous souhaitons pouvoir recopier cette formule sur les autres jours du mois; lors de la recopie sur la droite les adresses des colonnes doivent donc s’adapter. Par contre, le numéro de la ligne est rendu absolu puisque les dates du mois sont situées sur la ligne 3 (et jamais sur la 4, la 5…); les adresses des lignes ne doivent donc pas s’adapter

;2 = cet argument permet d’indiquer à Excel que la semaine chez nous commence un lundi (les américains considèrent que le premier jour de la semaine est dimanche). 1 = dimanche, 2 = lundi…

=6 et =7 : indiquent que le 6ème jour de la semaine devront être mis en forme, le 6ème étant le samedi, le 7ème étant le dimanche… chez nous

OU en début de formule indique que les 6ème et 7ème jours de la semaine doivent être mis en forme de manière conditionnelle (en langage courant nous disons ET mais pour Excel il s’agit bien d’un OU)

  • Choisissez ensuite la mise en forme souhaitée et validez
  • Recopiez ensuite la cellule B4 avec la poignée de recopie en glissant sur la droite jusqu’au dernier jour du mois
  • Recopiez ensuite cette plage de cellules sur le bas jusqu’au dernier collaborateur

Beaucoup de travail pour pas grand chose me direz-vous ? Certes, mais si maintenant vous souhaitez créer en 5 secondes chrono le planning du mois prochain :

  • En B3, saisissez la date du 1er jour du mois (01.05.2016) et recopiez cette information jusqu’au dernier jour du mois et Tadaaaannnn ! les week-end de votre nouveau planning se sont mis à jour.

Word 2011 – Insérer deux tables des matières de couleurs différentes

Contexte

Vous travaillez dans un long document comportant deux parties (A et B) dans lesquelles figurent des niveaux de titres. Les titres de la partie A doivent être écrits en bleu, les titres de la partie B doivent être écrits en orange. Vous souhaitez insérer une table en début de chaque partie (A et B, donc 2 tables distinctes). Vous souhaitez que la table de la partie A soit bleue alors que la table de la partie B doit être orange. Ces deux tables devant être mises à jour très régulièrement, vous souhaitez que la mise en couleur soit conservée.

Solution

Cette solution ne fonctionne que sur Word 2011 (pas sur Word 2016 Mac).

  • Appliquez les styles intégrés de Word Titre1, Titre2 et Titre3 aux titres de la partie A (ceux-ci sont par défaut en bleu)

partieA

  • Créez des styles personnalisés pour chaque niveau de titres de la partie B, comme ceci :

partieB

  • Placez-vous au début de la partie A et insérez la table des matières de cette manière :
  • Appuyez sur CMD + F9
  • A l’intérieur des accolades, tapez TOC
  • Tapez ensuite le commutateur \t (lequel indique quels styles doivent être utilisés pour générer la table)
  • Entre guillemets, indiquez les styles qui doivent construire la table ainsi que leur niveau hiérarchique, autrement dit pour la partie A : “Titre1,1,Titre2,2,Titre3,3“
  • Tapez le commutateur \* Charformat (lequel impose une mise en forme même lors d’une mise à jour)
  • Sélectionnez ensuite la lettre T du champ TOC et mettez-la en bleu
  • Votre code de champ doit ressembler à ceci (le T est en bleu) :

Toc1

  • A l’aide d’un clic-droit, basculez les codes de champs et mettez à jour la table pour visualiser le résultat
  • Ensuite, placez-vous au début de la partie B et insérez la 2ème table des matières de cette manière :

Toc2

Si, par la suite, le texte des tables redevient noir, mettez simplement à jour la table. En effet, la mise à jour réapplique la couleur que vous avez imposée à la lettre T.

 

Word – Mettre en forme des champs

Contexte

Vous avez inséré des champs dans Word et vous souhaitez modifier leur mise en forme car elle ne vous convient pas. Vous souhaitez bien entendu que la nouvelle mise en forme soit conservée lors de la mise à jour des champs.

Solution : utiliser les commutateurs de champ

Avant de se lancer dans l’édition des champs, quelques rappels utiles:

  • Pour basculer les codes de champs, utilisez le raccourci clavier ALT + F9 ou le bouton droit de la souris
  • Les champs sont entourés de balises en forme de crochets (si nécessaire ces balises peuvent être insérées à la main en appuyant sur Cmd + F9)
  • L’information \* MERGEFORMAT que l’on retrouve parfois permet de conserver la mise en forme faite manuellement sur un champ même lors de sa mise à jour. Lorsque vous insérez un champ via la boîte de dialogue Champ, le commutateur \* MERGEFORMAT est inclus par défaut
  • Il existe 3 commutateurs permettant de mettre en forme les champs :
  1. \* pour la mise en forme du texte
  2. \# pour le format des nombres
  3. \@ pour la mise en forme des dates

Exemples d’utilisation du commutateur \* :

Problème N°1 : Aucun format ne vous convient dans la boîte de dialogue Insérer > Date et Heure

Solution : Insérez le format de date le plus proche > appuyez sur ALT + F9, supprimez l’information jugée inutile et ajoutez le commutateur \*FirstCap :

firstcap

Résultat du champ : Février 2016

Dans l’exemple ci-dessus, les commutateur \*Caps, \* Upper, ou \* Lower sont également possibles.

Problème N°2 : vous souhaitez ajouter du texte à une date automatique ainsi qu’un 2ème champ supplémentaire possédant une mise en forme particulière

Solution : utilisez le commutateur \* ainsi que les apostrophes, par exemple :

commutateur2

PRINTDATE insère la date de la dernière impression
\@ indique qu’une mise en forme de date va suivre
les apostrophes permettent d’isoler le texte écrit « en dur »
dddd d MMMM yyyy met en forme la date
HH:mm indique l’heure courante
\*Lower force les minuscules dans le premier champ
le 2ème champ USERNAME reprend le nom de l’utilisateur
\*Caps force la première lettre du nom et prénom de l’utilisateur en majuscule

Résultat :

commutateur4

Remarquez que, dans le format de date, le mois doit s’écrire avec des « M » majuscules pour ne pas confondre avec des minutes qui s’écrivent avec des « m » minuscules.