Word – Conserver de la couleur des caractères dans une table des matières

Contexte

Vous avez utilisé les styles de titre (Titre1, Titre2, Titre3…) pour mettre en forme un rapport. Vous avez inséré dans les titres du rapport des caractères spéciaux en couleur pour indiquer des tendances, comme ci-dessous.

Vous souhaitez pouvoir disposer d’une table des matières qui respecte les couleurs des caractères spéciaux, comme ci-dessous. Or vous constatez qu’à l’insertion de la table des matières, les caractères sont tous écrits en noir.

Solution

  • Placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer la table des matières
  • Appuyez sur Cmd+F9 sur Mac ou Ctrl+F9 sur PC pour insérer un code de champ { }
  • Entre les accolades, tapez les infos suivantes :

TOC \o “1-2“ \* MERGEFORMAT (attention, les guillemets sont des bâtons pas des chevrons)

  • Le champ dois ressembler à ceci; remarquez les espaces entre les différents éléments

  • Faites un clic-droit sur le champ et choisissez la commande Mettre à jour les champs

Explication sur le champ inséré :

  • TOC = Insère une table des matières
  • \o = indique que ce qui va suivre correspond à un niveau de plan
  • 1-2 indique que vous ne souhaitez faire figurer que 2 niveaux de titre dans votre table des matières
  • \* = commutateur indiquant que ce qui va suivre concerne de la mise en forme de texte
  • MERGEFORMAT = conserve la mise en forme faite manuellement (dans notre cas, les couleurs des caractères spéciaux)

Remarquez que si vous tentez d’ajouter le commutateur \h afin d’obtenir une table des matières cliquable en PDF, les couleurs des caractères disparaissent. Bien entendu, je mettrai à jour cet article si je trouve une solution au problème du \h.

Word – Insérer un PDF dans un document Word

Contexte

Vous travaillez sur la mise en page de votre thèse et souhaitez y insérer des articles que vous possédez au format PDF. Vous souhaitez que la mise en forme des articles (multi-colonnage, schémas, en-tête) soit parfaitement conservée. Pour cette raison, vous renoncez à copier-coller le texte desdits articles dans votre document Word.

Solution : l’article PDF ne fait qu’une seule page (cas plutôt rare)

  • Placez-vous au bon endroit dans Word (en ayant fait au préalable soit un saut de page ou un saut de section selon vos objectifs en matière de gestion d’en-tête)
  • Glissez simplement l’article en PDF dans Word
  • Si souhaité, redimensionnez l’objet ainsi inséré à l’aide des poignées de redimensionnement

Solution : l’article PDF fait plusieurs pages

  • Créez par ex. sur votre Bureau un dossier pour stocker les futurs fichiers
  • Ouvrez le PDF dans Acrobat (pas Reader, l’autre)
  • Allez dans le menu Fichier > Exporter vers > Image
  • Choisissez le format JPEG et cliquez sur le bouton Options > choisissez Qualité Maximale dans les zones Niveaux de gris et Couleur
  • Sauvegardez le résultat dans le dossier créé précédemment; vous obtenez un fichier image pour chaque page du PDF
  • Glissez ensuite les images aux endroits souhaités dans Word

Word 2016/2019 – Résoudre le problème de « Error! Use the Home tab to apply Titre 1 to the text that you want to appear here »

Contexte

Vous possédez Office 2016/2019 version française (ou italienne, allemande, etc…) . Vous travaillez sur la mise en page de votre thèse et vous avez inséré le champ Refstyle en en-tête pour faire se répéter automatiquement les titres de chapitre tout au long de votre document. Vous avez choisi comme style de référence « Titre 1 ». Une fois le document terminé, vous souhaitez bien entendu en faire un PDF avec les liens hypertextes cliquables. Vous avez donc opté pour la bonne méthode « Fichier > Enregistrer sous > PDF > option Idéal pour la distribution électronique et l’accessibilité ». Or, à l’ouverture de votre PDF, vous constatez qu’à la place des titres de chapitre, il est écrit « Error! Use the Home tab to apply Titre 1 to the text that you want to appear here » dans les en-têtes de votre document.

Solution

  • Ouvrez votre document Word et atteignez le premier en-tête dans lequel vous avez inséré le champ REFSTYLE; étant donné que vos en-têtes sont liées entre elles de section en section, la procédure ci-dessous fonctionnera sur tous les chapitres.
  • Faites un clic droit sur le champ > commande Basculer les codes de champs afin d’obtenir ceci :

  • A la place du mot Titre, tapez Heading (veillez à conserver l’espace entre Heading et le chiffre 1)
  • Supprimez l’information de mise en forme \ * MERGEFORMAT; le résultat doit être le suivant

  • Laissez le champ affiché ainsi (ne rebasculez surtout pas le code de champ) et ne sauvegardez-pas non plus votre document Word
  • Allez dans Fichier > Enregistrer sous > PDF > option Idéal pour la distribution électronique et l’accessibilité
  • Cliquez sur Exporter
  • Ouvrez le PDF et vérifier les en-têtes; remarquez au passage que la table des matières, les renvois et les URL sont cliquables
  • Si tout est OK (ça doit…), fermez le document Word sans le sauvegarder; en effet, si l’information Heading est conservée dans l’en-tête, ça sera cette fois-ci dans Word que le champ ne sera pas correctement interprété 🙄

PS : la suppression du paramètre \ * MERGEFORMAT permet d’éviter que le 1er mot du titre apparaisse en gras

MindManager – Ajouter des icônes perso dans la palette des marqueurs

Contexte

Vous souhaitez ajouter des icônes aux différents sujets de votre map. Malheureusement, les icônes proposées dans la palette des marqueurs ne conviennent pas pour différentes raisons. Vous disposez de fichiers images que vous aimeriez utiliser à la place des icônes standards.

En ce qui me concerne, mes fichiers images sont au format .png (ça pourrait être une autre extension). Or, les 71 icônes standard proposées par MindManager sont de type .icns.

Préparatifs : convertir les images .png. au format .icns

  • Créez sur votre bureau un dossier « Ico » et copiez-y les images .png souhaitées
  • Sélectionnez les images > clic droit > Renommer les XX éléments et faites les choix suivants:

…aussi étonnant que cela puisse paraître cette grossière astuce fonctionne…

Placer les fichiers .icns au bon endroit et les exploiter dans MindManager

  • Vérifiez que MindManager est fermé et allez dans le dossier :

/Users/votreNom/Library/Application Support/Mindjet/Mindjet MindManager/10/French/Library/Icons … vous y trouverez les 71 icônes standard

  • Glissez dans ce dossier les icônes .icns que vous avez précédemment préparées
  • Ouvrez votre map dans MindManager
  • Ouvrez le menu Fenêtre > Afficher l’Inspecteur > si nécessaire cliquez sur l’onglet Marqueurs dans la palette
  • Cliquez sur le + au bas de la palette des marqueurs > Nouveau groupe d’icônes > Nommez ce nouveau groupe (par ex. ci-dessous Mes icônes)
  • Faites ensuite un clic-droit sur le groupe ainsi créé > Nouvelle icône
  • Donnez un nom à l’icône et choisissez-la dans la galerie > cliquez sur OK
  • Faites la même chose pour les autres icônes à ajouter au groupe afin d’obtenir ceci:

  • Dans votre map, appliquez une icône personnalisée à un sujet; remarquez qu’une fois insérée, l’icône sur le sujet change lorsque vous cliquez dessus (MM fait le tour des icônes du groupe Mes icônes)

Enregistrer le groupe d’icônes personnalisées

Remarquez que le groupe d’icônes appartient à la map courante. Si vous souhaitez disposer de votre groupe d’icônes personnalisées dans de futures maps :

  • Sauvegardez votre travail sous forme de modèle (mmat) et utilisez ce modèle à l’avenir

Ou

  • Ouvrez la map possédant le groupe d’icônes personnalisées
  • Dans la palette des marqueurs, cliquez sur le menu contextuel du groupe (petite flèche) > choisissez la commande Enregistrer des marqueurs dans le fichier puis donnez un nom au fichier (extension .mmms)
  • Ouvrez une nouvelle map ou une map existante, cliquez sur la roue crantée au bas de la palette des marqueurs > Assigner des marqueurs du fichier > désignez le fichier .mmms

Word 2016 – Insérer un index à partir d’un fichier d’entrées d’index

Contexte

Plutôt que de marquer manuellement les mots devant figurer dans l’index de votre document, vous préférez utiliser un fichier Word indépendant listant les mots/expressions. Cette méthode présente l’avantage de disposer en tout temps d’une liste disponibles pour d’autres longs documents traitant du même thème.

Solution

Créez le fichier d’index en respectant les points suivants :

  • Ouvrez un document Word vierge et tapez une entrée d’index par paragraphe suivie d’un saut de paragraphe :

  • Dans ce document, la police de caractère doit être la même que celle choisie dans votre long document ; modifiez donc le style Normal du document « Index » afin qu’il corresponde à celui utilisé dans votre long document
  • La casse doit être respectée (montagne du destin ≠ Montagne du Destin)
  • Alimentez le document « Index » au fur et à mesure du travail et sauvegardez-le régulièrement
  • Une fois le document « Index » complété, dans votre long document, allez dans l’onglet Références > Insérer un index > bouton Marquage auto
  • Désignez le fichier Word comportant les entrées d’index et validez; tous les mots correspondants dans le texte seront marqués par le code XE; les mots non-correspondants seront simplement ignorés
  • A la fin du document, insérez ensuite l’index (Références > Insérer un index)
  • Par la suite, si le document « Index » est enrichi de nouveaux mots, refaites simplement la procédure et mettez à jour l’index

Remarques

Le marquage, qu’il soit automatique ou manuel, marque toutes les occurrences d’un mot écrites de manière parfaitement similaire, autrement dit la casse, le genre et le nombre doivent être respectés (Gandalf ≠ gandalf, Hobbit ≠ Hobbits, aventurier ≠ aventurière), dans le cas contraire Word fera la distinction entre ces mots et créera une entrée d’index pour chaque variation du mot :

Remarquez dans l’exemple ci-dessus que les mots figurant dans la table des matières (en chiffres romains) ont également été marqués. Il est donc nécessaire d’enlever manuellement les codes XE insérés dans la table des matières ; ceux-ci ne reviendront pas lors de la mise à jour de la table.

PowerPoint – Ne pas imprimer les commentaires perso en mode Page de commentaire

Contexte

Vous avez utilisé la zone des commentaires au bas des diapositives pour saisir des informations qui vous sont utiles en tant qu’orateur puisqu’elles sont visibles pour vous lorsque vous projetez votre diaporama. Or, vous souhaitez imprimer votre présentation comme « support de cours » à distribuer aux participants afin qu’ils puissent durant votre cours saisir des notes au stylo en-dessous de chaque diapositive (1 par page). Vous pensiez donc imprimer votre présentation sous forme de Page de commentaires… sauf que vos commentaires perso s’impriment, ce que vous ne souhaitez pas. Vous avez bien essayé les autres possibilités d’impression mais elles ne font pas l’affaire.

Solution : bricoler une astuce en mode Modèle

  • Affichez votre présentation en mode Masque des commentaires (onglet Affichage > Masque des pages de notes)
  • Sélectionnez le cadre de la zone prévue pour les commentaires (il s’agit d’un rectangle au-dessous de la diapositive)
  • Allez dans l’onglet Format de la forme > Bouton Volet Format > Options de forme > Remplissage du texte > Transparence = 100%* (j’ai dit qu’il s’agissait d’un bricolage)
  • Sortez du mode d’affichage Masque; vous constatez que les commentaires que vous avez saisis sur vos diapositives demeurent écrits en noir
  • Si vous projetez votre diaporama (onglet Diaporama > Mode Présentateur), vos commentaires restent visibles pour vous
  • Si vous imprimez votre présentation en mode Commentaires, vos commentaires perso sont invisibles; vos participants ont donc la place de prendre des notes au stylo

* Contrairement à Word, l’option « Texte masqué » n’existe pas sous PowerPoint. Ceci dit, il serait également possible dans ce bricolage d’indiquer que le texte est écrit en blanc.

Word 2016 – Créer une table des références

Contexte

Votre long document contient plusieurs références à des articles de loi par exemple « art. 40 CO », « art. 40 al. 3 lit. f CO » et « art. 40 et 55 CO ». Vous aimeriez insérer un index reprenant ces références; toutefois, vous souhaitez que l’index mentionne uniquement l’information « art. 40 » avec les numéros de page où figurent les « variantes d’art. 40 », comme ceci :

Solution : utiliser les entrées de table de références plutôt que les entrées d’index

  1. Sélectionnez précisément la 1ère occurence de « art. 40 » (sans sélectionner autre chose que « art. 40 »)
  2. Allez dans l’onglet Références > Bouton Citation
  3. Conservez l’information « art. 40 » dans la zone Texte sélectionné
  4. Sous Catégorie, choisissez Lois
  5. Conservez l’information dans la zone Citation courte
  6. Cliquez sur le bouton Marquer tout et fermez la boîte de dialogue
  7. Toutes les occurrences où figure « art. 40 » sont alors accompagnées du code {TA \s « art.40 »}. La première occurrence (celle que vous avez sélectionnée au point 1) est accompagnée du code {TA \l « art. 40 » \s « art.40 » \c 2} qu’il faut comprendre ainsi :
  • TA : insère une entrée de la table des références
  • \l : défini le texte de la citation longue (c’est cette information qui sera reprise par la table des références)
  • « art. 40 » : indique la sélection que vous avez faite dans le texte
  • \s « art.40 » : défini la citation courte
  • \c 2 : indique la catégorie choisie au point 4
  1. Insérez ensuite la table de référence (onglet Références) > bouton Insérer une table des références
  2. Choisissez son format et choisissez la catégorie Lois
  3. Si souhaité, laisser cochée l’option Utiliser passim

Le code inséré dans le document est de type {TOA \h \c « 2 » \p } qui faut comprendre ainsi :

  • TOA : insère une la table des références
  • \h : écrit le titre de la catégorie au-dessus de la table, dans notre exemple le mot « Lois »
  • \c « 2 » : crée une table de références pour les entrées appartenant à la catégorie n°2 (Lois)
  • \p : commutateur indique que si des références similaires sont trouvées dans plus de 5 pages et au-delà, l’abréviation « passim » figurera à la place des numéros de page (« passim » signifiant « dans divers passages de cet ouvrage« )

Word – Créer des entrées d’index singulier / pluriel

Contexte

Vous êtes en train de mettre en page un cahier des charges et souhaitez créer un index indiquant tous les numéros de pages où les mots objectif et objectifs ont été trouvés. Vous constatez, après avoir marqué les deux mots et inséré un index, que Word a créé deux entrées d’index distinctes (ce qui est ballot).

Solution

  • Sélectionnez le mot objectif (au singulier)
  • Allez dans l’onglet Références et cliquez sur le bouton Marquer entrée
  • Cliquez sur le bouton Marquer tout
  • Parcourez votre document et sélectionnez cette fois-ci le mot objectifs (au pluriel)
  • Dans l’onglet Références, cliquez sur le bouton Marquer entrée
  • Dans la boîte de dialogue Marquer les entrées d’index, sous la zone Entrée, enlevez le « s »
  • Cliquez sur le bouton Marquer tout et fermez la boîte de dialogue
  • Insérez ensuite l’index; les mots objectif et objectifs seront ensemble sur la même ligne avec les numéros des pages où Word les aura trouvés

Excel 2016 – Résoudre le problème du (vide) dans un tableau croisé dynamique

Contexte

Vous avez créé un listing mis en forme à l’aide du bouton « Mettre sous forme de tableau ». Comme vous êtes prudent, vous avez ajouté une liste déroulante (Données > Validation des données > Liste) afin de contraindre les utilisateurs lors de la saisie.

Vous souhaitez obtenir quelques statistiques simples dans une vue plus compacte. Vous avez donc créé un tableau croisé dynamique (Insertion > Tableau croisé dynamique) se présentant comme ceci :

Vous constatez que ledit tableau affiche malheureusement une ligne ayant comme libellé (vide). Vous souhaitez faire disparaître cette information. Vous avez cherché une solution sur le Web et êtes tombé sur des suggestions plus ou moins farfelues.

Solution

1ère solution farfelue : « taper un espace blanc en lieu et place de (vide) dans la barre de formule. » C’est un bricolage qui ne tiendra pas l’épreuve de la mise à jour du tableau croisé… à éviter…

2ème solution un peu moins farfelue : « appliquer une mise en forme conditionnelle indiquant que si la cellule contient la valeur (vide), la police doit être blanche sur un fond blanc ». C’est un bricolage qui fera effectivement disparaître le texte mais pas la ligne sur laquelle est écrite le texte masqué. Il s’agit de la version améliorée du Tipp-Ex… à oublier…

3ème solution simple, efficace et sans mauvaise surprise : « respecter les règles de bases du tableau croisé https://people.unil.ch/jacquelinefrey/2014/04/excel-creer-un-tableau-croise-dynamique-regles-de-base/ et faire en sorte que le listing ne comporte aucune ligne vide ». L’information (vide) se supprimera d’elle-même au prochain clic-droit > Actualiser.

Contrairement au 1er exemple de tableau inséré au début de cet article, le tableau ci-dessus ne comporte plus de ligne vide à la fin; pour cela, j’ai utilisé la minuscule poignée verte en bas à droite.

Word 2016 – Inclure le surlignage dans un style personnalisé

Contexte

Vous êtes en train de relire un chapitre de votre thèse. Vous souhaitez passer certains mots ou paragraphes « au stabilo » et en gras afin de les mettre en évidence en vue d’un traitement ultérieur. Plus tard, vous souhaitez évidemment vous débarrasser rapidement de ce surlignage. Vous avez pensé à créer un style personnalisé, mais vous constatez qu’il n’est pas possible d’inclure le surlignage dans le style.

Solution : utiliser la trame de fond plutôt que le surlignage

  • Sélectionnez un mot et appliquez-lui la couleur de fond de votre choix (onglet Accueil > bouton Bordures > Bordure et Trame… > Trame de fond > Remplir > choisissez la couleur souhaitée, indiquez TEXTE dans la zone Appliqué à et validez
  • Conservez la sélection du mot et mettez-le en gras
  • Ouvrez le Volet des styles > Nouveau style
  • Donnez-lui un nom (par ex. Surlignage) et indiquez qu’il s’agit d’un style de type CARACTÈRE
  • Au bas de la boîte de dialogue, cliquez sur le bouton Format > Touches de raccourci
  • Attribuez un raccourci-clavier en veillant à ce qu’il ne soit pas déjà utilisé par Word (par ex. Cmd+7) et validez le tout

Astuce : avant de valider, incluez dans le nom du style le raccourci-clavier que vous avez choisi par exemple : Surlignage (Cmd7) sera visible dans le Volet des styles

  • Une fois votre style perso créé, cliquez sur un mot et appuyez sur Cmd+7
  • Pour mettre en forme un paragraphe entier, sélectionnez-le et appuyez sur Cmd+7

Par la suite, pour vous débarrasser du surlignage, vous avez deux possibilités :

  1. soit vous décidez de supprimer le style Surlignage car vous estimez que vous n’en avez plus besoin (le texte préalablement surligné revient en style Normal)
  2. soit vous décidez de modifier l’apparence du sytle Surlignage afin qu’il ressemble au style Normal (le texte préalablement surligné conserve le style Surlignage)… j’ai une préférence pour la 1ère possibilité…