Teams365 – Archiver et restaurer une équipe

Contexte

Vous avez créé une équipe pour un projet, lequel est arrivé à terme. Vous souhaitez faire de l’ordre dans les équipes affichées dans le Volet de navigation dans Teams. Plutôt que de supprimer définitivement une équipe que vous ne pourrez pas restaurer vous-même, il vous faut l’archiver afin d’être en mesure de la restaurer vous-même ultérieu­rement. Les conversations et fichiers liés à cette équipe sont eux aussi archivés.

Bien entendu, il faut être propriétaire d’une équipe pour pouvoir l’archiver.

Attention : Vous êtes obligé de supprimer tous les canaux privés de l’équipe avant de pouvoir archiver une équipe.

Solution

  • Cliquez sur la roue crantée au bas du Volet de navigation > Gérer les équipes
  • Cliquez sur les en face de l’équipe > commande Archiver l’équipe et confirmez l’archivage
  • Pour restaurer une équipe, cliquez sur la roue crantée au bas du Volet de navigation > Gérer les équipes
  • Dans la zone Archivées, cliquez sur les en face de l’équipe > commande Restaurer l’équipe

Teams365 – Ecrire un message destiné à un groupe de collègues hors équipe

Contexte

Vous souhaitez pouvoir écrire régulièrement à plusieurs personnes ne faisant pas partie de vos équipes et pour lesquelles vous ne souhaitez pas créer une équipe.

Solution

  • Cliquez sur Conversation dans le Volet de navigation et cliquez sur le bouton Nouvelle conversation
  • Cliquez sur la flèche située à l’extrémité droite du champ À
  • Puis tapez le nom dans le champ Nom du groupe, par ex :
  • Dans le champ À, tapez ensuite le nom des personnes que vous souhaitez ajouter :
    • Un bouton situé en haut à droite indique le nombre de personnes qui verront le message et permet également d’ajouter ultérieurement une personne
    • Lors de l’ajout ultérieur d’une personne, la fenêtre ci-dessous apparaît:
  • Une fois le groupe créé et complété, rédigez votre message puis cliquez sur Envoyer

OneNote365 – Récupérer les notes d’un compte professionnel

Contexte

Vous travaillez à l’Unil, possédez un Mac et utilisez OneNote Entreprise pour saisir des notes de cours, des mémos pour votre travail ainsi que des notes personnelles ces dernières étant d’ailleurs soigneusement classées dans une section appelée « privé ». Pour une raison quelconque, vous souhaiteriez pouvoir récupérer une grande partie de vos notes. Vous constatez que l’exportation d’un bloc-notes n’est pas possible et que la sauvegarde en PDF est extrêmement laborieuse puisqu’elle s’effectue page par page (50 pages = 50 PDF). Vous souhaitez pouvoir continuer à utiliser OneNote car vous appréciez ce logiciel.

Solution

  • Créez-vous un compte Office 365 privé (gratuit) à l’aide d’une adresse email privée par ex. gmail ou hotmail
  • Une fois la création de ce compte effectuée, ouvrez OneNote sur votre Mac (le compte actif est donc le compte professionnel de l’Unil; il restera bien entendu actif)
  • Ouvrez le menu Fichier > Ouvrir un bloc-notes
  • Cliquez sur Ajouter un emplacement > choisissez OneDrive dans la liste des emplacements proposés
  • Entrez l’adresse email de votre compte Office 365 privé et validez
  • Vos disposez donc maintenant de deux comptes OneDrive (le compte « Université de Lausanne » et le « Personnel »)
  • Allez ensuite dans Fichier > Nouveau bloc-notes
  • Créez un nouveau bloc-notes dans votre compte OneDrive – Personnel
  • Une fois ce bloc-notes perso créé, demandez l’affichage du bloc-notes professionnel
  • Cliquez sur la section que vous souhaitez récupérer et en fonction de vos besoins choisissez soit la commande Déplacer la section vers… ou Copier la section dans…
  • Désignez le bloc-notes perso comme destination; vous récupérez ainsi toutes les pages de la section en une seule opération
  • Procédez de la même manière pour les autres sections
  • A partir de ce moment, vous jonglez entre vos deux deux comptes OneDrive dans OneNote; pour vous y retrouver, attribuez une couleur différente à vos bloc-notes

Word – Modifier l’étiquette de toutes les légendes existantes

Contexte

Vous avez inséré des légendes de type « Figure » pour des dizaines d’illustrations dans votre long document. Or, vous souhaitez après coup changer l’étiquette « Figure » en « Illustration » en une seule opération.

Solution

  • Sélectionnez de préférence la 1ère légende (en faisant un clic dans la marge de gauche pour sélectionner le paragraphe complet)
  • Allez dans l’onglet Références et cliquez sur le bouton Insérer une légende
  • Dans la boîte de dialogue Légende, cliquez sur le bouton Nouveau texte et tapez « Illustration » comme nouveau libellé :
  • Validez la boîte de dialogue
  • Vérifiez dans le texte que toutes les légendes ont bien été modifiées
  • Etant donné que la mise à jour de la table des illustrations n’est plus possible puisque nous avons changé d’étiquette, il faut simplement en réinsérer une nouvelle en choisissant « Illustration » dans la zone Légende:

OneNote365 – Renommer un bloc-notes

Contexte

Vous utilisez OneNote et vous avez créé plusieurs blocs-notes en fonction de vos activités (Projets, Formation, Procédures,…). Lors de la création du bloc-notes il y a quelques mois, vous aviez choisi un nom qui maintenant ne convient plus; en effet, la hiérarchie de vos sections a changé et le nom du bloc-notes n’est plus adéquat. Vous avez essayé de renommer votre bloc-notes dans OneNote Desktop mais sans succès (alors qu’il est si facile de renommer une section ou une page). Vous utilisez Teams et avez ajouté OneNote comme application personnelle, mais là aussi, pas moyen de renommer le bloc-notes.

Solution

  • Fermez OneNote Desktop et fermez également Teams
  • Ouvrez votre navigateur et connectez-vous à votre compte Microsoft 365 de l’Unil (https://www.office.com/login)
  • Une fois connecté sur Microsoft 365, dans la zone de gauche (Volet de navigation des applications), cliquez sur l’icône de OneNote
  • Dans la liste des blocs-notes (les vôtres et les bloc-notes partagés), cliquez sur l’onglet Mes blocs-notes afin de ne lister que vos blocs-notes personnels
  • Cliquez sur le bloc-notes à renommer pour l’ouvrir
  • Dans la zone de titre en haut de la fenêtre, cliquez à nouveau sur le nom du bloc-notes
  • Dans la fenêtre qui s’ouvre, pointez sur le nom du bloc-notes afin de faire apparaître l’icône des actions (3 petits ronds verticaux)
  • Dans le menu contextuel qui apparaît, renommez enfin votre bloc-notes
  • Déconnectez-vous de votre compte Microsoft 365
  • Ouvrez OneNote Desktop, accédez au bloc-notes en question
  • Allez dans le menu Fichier > Synchroniser ce bloc-notes
  • Ouvrez Teams, cliquez sur l’application OneNote dans le Volet de navigation; le bloc-notes a été renommé

Office 365 – Réaliser un publipostage d’emails

Contexte

Vous disposez d’un volumineux fichier d’adresse dans Excel avec une colonne contenant des adresses emails. Vous souhaitez rédiger votre message dans Word puis l’envoyer à toutes les personnes via votre logiciel de messagerie Outlook. Votre message contient des mises en forme, des URL ainsi que le logo de l’Unil avec votre signature sous forme d’image.

Solution

Etape 1 : Préparer le message

Vérifiez tout d’abord qu’Outlook est bel et bien votre logiciel de messagerie par défaut, pour cela ouvrez APPLE MAIL > Préférences > Général > Application de messagerie par défaut.

  • Une fois cette vérification faite, ouvrez Word et créez un nouveau document
  • Allez dans l’onglet Publipostage > cliquez sur le bouton Démarrer le publipostage > Courriers
  • Tapez votre texte et mettez-le en forme
  • Insérez (ou copier-coller) des liens hypertextes
  • Insérez votre signature sous forme d’image
  • Sélectionnez l’image et allez dans l’onglet Format de l’image > cliquez sur le bouton Renvoi à la ligne automatique > choisissez Rapproché
  • Sauvegardez votre document Word
  • Toujours dans l’onglet Publipostage > cliquez ensuite sur le bouton Sélectionner les destinataires > commande Utiliser une liste existante et désignez votre classeur Excel
  • Si souhaité, insérez des variables (par ex. le nom du destinataire) dans votre texte à l’aide du bouton Insérer un champ de fusion; le résultat doit ressembler à quelque chose comme ceci :

Etape 2 : Envoyer les messages

Attention, la procédure qui va suivre va automatiquement acheminer les messages aux destinataires. Relisez donc attentivement votre message avant de l’envoyer. Utilisez le bouton Aperçu des résultats pour une vérification supplémentaire.

  • Dans l’onglet Publipostage > cliquez sur le bouton Terminer et fusionner
  • Choisissez Fusionner vers le courrier
  • Indiquez ensuite quelle colonne Excel contient les adresses email
  • Tapez un objet
  • Choisissez d’envoyer votre message au format HTML
  • Si vous êtes sûr de vos choix, cliquez sur le bouton Fusion vers la boîte d’envoi
  • Confirmez l’envoi des messages (notez la présence de l’option « Ne plus afficher ce message »).
  • Les messages transiteront rapidement dans votre boîte d’envoi, puis seront visibles dans votre dossier Eléments envoyés.

PowerPoint – Récupérer les narrations en tant que fichiers indépendants

Contexte
Vous avez inséré des narrations dans votre présentation PowerPoint et pour une raison quelconque vous souhaitez pouvoir rapidement récupérer les sons sous forme de fichiers audio indépendants.

Solution

Transformez votre présentation PowerPoint en archive… autrement dit :

  • Fermez votre présentation
  • Par prudence, faites une copie du fichier PowerPoint
  • Modifiez manuellement* l’extension du fichier copié de .pptx en .zip
  • Acceptez le changement d’extension en cliquant sur le bouton Utiliser .zip
  • Ouvrez le fichier .zip à l’aide de l’utilitaire The Unarchiver**
  • Dans le nouveau dossier ainsi créé, ouvrez ensuite le dossier PPT puis le sous-dossier Media; toutes les images contenues dans votre présentation ainsi que les sons y figurent; vous n’avez plus qu’à les déplacer ou les copier où bon vous semble
*en effet, la commande Compresser obtenue à l’aide du bouton droit de la souris ne donne pas le même résultat.
**En fonction des OS, il peut être nécessaire de télécharger l’utilitaire « The Unarchiver », l’application « Utilitaire d’archive.app » par défaut sur le Mac ne faisant pas l’affaire.

Word – Créer un index de sous-sections à l’aide d’un tableau des concordances

Contexte

Vous souhaitez disposer d’un index à la fin de votre thèse. Dans le texte, les mots tels que « Japonais, japonais, Japonaise, japonaise, japonaises » figurent dans le texte. Or, vous souhaitez que ces différents termes soient considérés comme une seule entrée. De plus, vous souhaitez que les villes (Tokyo, Osaka, Nara, etc.) soient regroupées dans une sous-section « Villes » et que les sites inscrits au patrimoine mondial de l’Unesco figurent dans la sous-section « Unesco »… tout cela à l’aide d’un tableau de concordances.

Solution : créer un tableau de concordances avec les variations (masculin-féminin-singulier-pluriel-majuscule-minuscule) ainsi que les sous-sections.

  • Ouvrez un document Word vierge et insérez un tableau de deux colonnes
  • Tapez dans la 1ère colonne les termes tels qu’ils apparaissent dans votre thèse et que vous souhaitez marquer comme entrée d’index
  • Tapez en face dans la 2ème colonne les termes tels qu’ils doivent apparaître dans l’index
  • Dans la colonne 2, tapez “Villes: “ en début de colonne et saisissez (ou copiez-collez) le nom de la ville juste après les deux points
  • Faites la même chose pour les autres « sous-sections », tel que ci-dessous. Astuce : pour vous éviter à chaque fois la frappe des expressions “Villes: “, “Fêtes: “ ou “Unesco: “ faites-en des corrections automatiques, par ex. lorsque vous tapez l’abréviation “vv“, Word écrira pour vous “Villes: “

Après avoir sauvegardé ce tableau des concordances, utilisez-le comme suit :

  • Ouvrez votre thèse (laquelle ne contient à priori ni champ XE ni champ d’index pour l’instant); vous pouvez vous placer au début ou à la fin du document
  • Allez dans l’onglet Références > cliquez sur le bouton Insérer un index (l’idée étant de marquer les entrées à l’aide du tableau de concordances)
  • Cliquez sur le bouton Marquage auto > désignez le tableau des concordances et validez
  • Après validation, tous les termes trouvés sont marqués à l’aide du champ XE

Attention ! si vous utilisez deux fois de suite votre tableau des concordances, les codes de champs XE seront insérés à double dans votre document et à double dans l’index.

  • Ensuite, allez à l’endroit où vous souhaitez insérer l’index
  • Insérez un champ d’index (Insertion > Champ > Table et index > Index)
  • Dans la boîte de dialogue Champ, cliquez sur le bouton Options et entrez les commutateurs suivants (détail sur les commutateurs à la fin de l’article) :

  • Une fois le champ INDEX inséré dans votre document, vous pouvez utilisez le clic-droit sur le champ pour le mettre à jour et/ou utiliser la commande Basculer les codes de champs si vous souhaitez y apporter une modification
  • Le résultat obtenu doit ressembler à ceci :

Remarque concernant certains numéros de page dans la figure ci-dessus : sous les entrées « Japonais » ou « Villes », on peut remarquer que les numéros redémarrent à « 1 ». Cela est dû au fait que la 2ème partie de mon document redémarre à « 1 »; il s’agit d’un choix que j’ai fait lors de sa mise en page.

Explication concernant les commutateurs

  • INDEX = code de champ permettant d’insérer un index
  • \e “: “ = défini la ponctuation entre les entrées d’index et les numéros de page. Si on souhaite une autre ponctuation, il suffit de modifier le séparateur à l’aide d’un clic-droit sur l’index > Basculer les codes de champs, faire la correction puis rebasculer et mettre à jour le champ
  • \c “2“ = formate l’index sur 2 colonnes et insère des sauts de section de type continu
  • \h “A“ = insère les lettres alphabétiques entre les entrées (A, B, C…)
  • \z “1036“ = défini la langue (1036 est égal au français)
  • \l “, “ = défini la ponctuation entre les numéros de page

Word – Créer deux index à l’aide d’un tableau de concordance

Contexte

Votre thèse doit contenir deux index, un index des concepts et un index des auteurs. Dans l’index des concepts, vous devez regrouper les termes au singulier et au pluriel sous la même entrée, en effet « traumatisme collectif » et « traumatismes collectifs » ne doivent pas faire l’objet de deux entrées dans l’index.

Solution : créer un tableau des concordances dans un 2ème document Word

  • Ouvrez un document Word vierge et insérez un tableau de deux colonnes
  • Tapez dans la 1ère colonne les termes tels qu’ils apparaissent dans votre thèse et que vous souhaitez marquer comme entrée d’index
  • Tapez en face dans la 2ème colonne les termes tels qu’ils doivent apparaître dans l’index
  • Dans la colonne 2, tapez “\f “c à la fin de chaque terme, comme ci-dessous (le commutateur \f permettra de distinguer les entrées d’index lors de la création des deux index). J’ai utilisé les lettres « a » pour « auteurs » et « c » pour « concepts » mais n’importe quelles lettres pourraient faire l’affaire

  • Une fois le tableau des concordances établi, sauvegardez-le (par ex. « Tableau des concordances.docx ») et fermez ce document
  • Ouvrez votre thèse (laquelle ne contient à priori ni champ XE ni champ d’index pour l’instant); vous pouvez vous placer au début ou à la fin du document
  • Allez dans l’onglet Références > cliquez sur le bouton Insérer un index (l’idée étant de marquer les entrées à l’aide du tableau de concordances)
  • Cliquez sur le bouton Marquage auto > désignez le fichier « Tableau des concordances.docx » et validez
  • Après validation, tous les termes trouvés sont marqués à l’aide du champ XE

Attention ! si vous utilisez deux fois de suite votre tableau des concordances, les codes de champs XE seront insérés à double dans votre document et à double dans l’index.

  • Allez à l’endroit où vous souhaitez insérer les deux index
  • Insérez un champ d’index (Insertion > Champ > Table et index > Index)
  • Dans la boîte de dialogue Champ, cliquez sur le bouton Options et entrez les commutateurs suivants pour l’index des auteurs (détail sur les commutateurs à la fin de l’article) :

  • Une fois le champ INDEX inséré dans votre document, vous pouvez utilisez le clic-droit sur le champ pour le mettre à jour et/ou utiliser la commande Basculer les codes de champs
  • La commande Basculer les codes de champs vous permet de copier/coller le champ et y apporter la modification nécessaire pour la création du 2ème index, à savoir remplacer la lettre « a » par la lettre « c ». Au final, vous devez obtenir ceci :

Explication concernant les commutateurs

  • INDEX = code de champ permettant d’insérer un index
  • \f “a“ = permet d’identifier les auteurs dans le document ( \f « c » pour les concepts)
  • \e “,“ = défini la ponctuation entre les entrées d’index et les numéros de page. Si on souhaite une autre ponctuation, il suffit de modifier le séparateur à l’aide d’un clic-droit sur l’index > Basculer les codes de champs, faire la correction puis rebasculer et mettre à jour le champ
  • \h “A“ = insère les lettres alphabétiques entre les entrées (A, B, C…)
  • \c “2“ = formate l’index sur 2 colonnes (et insère un saut de section continu bien entendu)
  • \z “1036“ = défini la langue (1036 est égal au français

Word – Créer un dictionnaire personnel de noms propres

Contexte

Vous travaillez sur des documents mentionnant régulièrement des villes et villages de l’île d’Anglesey. Vous butez régulièrement sur l’orthographe de certains noms dont le fameux village de « Llanfairpwllgwyngyllgogerychwyrndrobwllllantysiliogogogoch ».

Remarque: sur cette île, certains noms de villages ne comportent d’un seul mot, d’autres sont composés tel que « Llanfihangel Ysgeifiog ».

Vous souhaitez pouvoir disposer d’un système permettant de repérer et corriger les noms des villages lorsque ceux-ci sont mal orthographiés dans vos documents.

Solution : se créer un dictionnaire personnel

  • Pour pouvoir créer un dictionnaire personnel avec les noms des villes d’Anglesey, vous devez disposer au départ d’un document Word listant les mots à ajouter au futur dictionnaire, lesquels seront séparés par des Enter, comme ceci :

  • Indiquez que cette liste est en Anglais GB.
  • Sauvegardez ce document au format Word (vous en aurez sans doute besoin à une autre occasion)
  • Copiez la liste des noms des villes
  • Allez dans les Préférences de Word > Grammaire et orthographe
  • Cliquez sur le bouton Dictionnaires puis bouton Nouveau
  • Dans la boîte de dialogue Enregistrer, donnez un nom au fichier, par ex. « VillesAnglesey.dic ». Si on est tatillon, ce fichier devrait être classé dans le dossier « /Users/votrenom/Library/Group Containers/UBF8T346G9.Office » mais vous pouvez fort bien le sauvegarder dans votre dossier Documents

  • Une fois le fichier créé, indiquez dans la boîte de dialogue ci-dessus que le dictionnaire est en anglais et cliquez sur OK
  • Allez dans votre dossier Documents et ouvrez le fichier « VillesAnglesey.dic » avec TextEdit (clic droit > Ouvrir avec…)
  • Dans le fichier ainsi ouvert, supprimez la ligne #LID qui ne sert à rien
  • Collez la liste des noms des villes que vous aviez copiée:

  • Sauvegardez le fichier VillesAnglesey.dic (Cmd+S) et quittez TextEdit
  • Ouvrez un nouveau document Word (ou un ancien) et testez votre dictionnaire personnel en tapant par ex « Llanfairpwllgwyngyllgogerychwyrndrobwllllantysiliogogogoch » en veillant bien évidemment à faire une faute d’orthographe
  • En se basant sur VillesAnglesey.dic, Word va indiquer que le mot est écrit faux et va vous proposer de le corriger via le système des corrections automatiques

Attention : les noms des villages composés de plusieurs mots ne seront pas pris en compte; en effet Word ne « supporte » dans ses dictionnaires (y.c. le vôtre) qu’un seul mot par paragraphe.