Word 365 – Répéter automatiquement des informations dans un document

Contexte

Vous êtes en train de rédiger un support de cours, le cahier des charges d’un projet ou le rapport d’activités de votre service. Tout au long de votre document quelques informations variables se répètent à plusieurs reprises. Par ex. sur la page de couverture du document, vous avez saisi « Teams 365 », « version 1.5 », « Février 2021 » et et vous aimeriez que ces informations soient répétées ça et là dans le document par exemple dans des titres, en corps de texte, en notes de bas de page ou en en-tête. Vous souhaitez pouvoir corriger manuellement ces données sur la page de couverture et qu’elles se mettent ensuite à jour automatiquement dans le reste du document.

Exemple de page de couverture avec trois signets (le nom de l’auteur est simplement un champ):

Exemple de note de bas de page et de pied de page reprenant les trois infos de la page de couverture grâce à des renvois sur les signets:

Solution : insérer des signets et des renvois

  • Allez tout d’abord dans les Préférences de Word > catégorie Affichage > et cochez Signets
  • Une fois ce réglage fait, sélectionnez précisément le texte devant faire l’objet d’un signet (dans mon exemple, je sélectionne « version 1.5 » écrit sur ma page de couverture
  • Allez dans l’onglet Insertion > Signet
  • Donnez un nom au signet, par ex. « version »
  • Validez en cliquant sur Ajouter; des crochets entourent alors le texte préalablement sélectionné indiquant ainsi la présence d’un signet
  • Faites la même chose pour les autres données à stocker sous forme de signet (dans mon exemple, je vais donc créer 3 signets : « date », « logiciel » et « version ») :
  • Une fois vos signets créés, placez-vous à l’endroit où vous souhaitez faire se répéter l’information, par exemple en note de bas de page
  • Allez dans l’onglet Insertion > cliquez sur le bouton Renvoi
  • Choisissez la catégorie Signet > Signet et choisissez le signet à insérer
  • Dans mon exemple, l’information « version 1.5 » se répète
  • Faites la même chose pour les autres renvois à insérer dans le reste du document
  • Si vous modifiez les valeurs sur la page de couverture, par ex. « version 1.6 » ou « Mars 2021 », les renvois contenus dans le document se mettront à jour dès que vous procéderez à un Aperçu avant Impression, à une impression ou à une sauvegarde en PDF
  • Bien entendu, vous avez toujours la possibilité de mettre à jour les champs d’un document en sélectionnant tout le document (Cmd+A) et en mettant à jour tous les champs (fn+F9)

Recréer une librairie en ligne ou comment remettre d’équerre la synchronisation MyEndNoteWeb

Contexte

Vous possédez une librairie EndNote en local que vous avez synchronisée avec votre compte MyEndNoteWeb. Or, vous constatez depuis un certain temps que la synchronisation ne s’effectue plus correctement (vous avez vérifié que votre login était correct, le problème n’est pas là). En effet, la librairie sur votre compte MyEndNoteWeb ne correspond plus à celle en local. Vous souhaitez pouvoir remettre tout cela d’équerre mais malgré des tentatives de re-synchronisation, ça ne marche toujours pas.

Dans la procédure ci-dessous, j’ai considéré que la « bonne » librairie était celle en local et non pas celle sur le Web.

Solution : secouer le cocotier MyEndNoteWeb une bonne fois pour toute

Dans EndNote Desktop

  • Si nécessaire, faites de l’ordre dans vos dossiers de classement
  • Faites un backup de votre librairie (File > Save a copy > save As Package)
  • Videz le dossier Trash; les dossiers de votre librairie doivent ressembler à cela :
  • Dans les Préférences EndNote, désactivez la synchronisation automatique (décochez l’option Sync automatically dans la catégorie Sync)
  • Quittez le logiciel EndNote Desktop

Dans MyEndNoteWeb

  • Connectez-vous à votre compte MyEndNoteWeb
  • Supprimez toutes les références sur MyEndNoteWeb; je rappelle que je suis partie de l’idée que la « bonne » librairie était celle se trouvant en local
  • Supprimez tous les groupes à l’exception des groupes partagés (onglet Organize > Manage my groups)
  • Videz le dossier Trash ; vos dossiers doivent ressembler à cela :
  • Vous pouvez laisser MyEndNoteWeb ouvert

Dans EndNote Desktop

  • Ouvrez EndNote Desktop et allez dans les Préférences
  • Dans la catégorie Sync, ajoutez cette information à la fin de votre adresse e-mail dans la zone EndNote Account Credentials (attention, cette donnée est sensible à la casse) :

#!resetLocalSync

  • Le résultat doit ressembler à ceci :
  • Cliquez sur Save et fermez la boîte de dialogue
  • Cliquez sur le bouton Sync dans la barre d’outils d’EndNote ; vous obtenez alors le message d’alerte ci-dessous; ce message apparaît car nous avons leurré EndNote en indiquant un autre compte d’utilisateur:
  • Validez le message d’alerte en cliquant sur OK afin de supprimer toute mémorisation d’une synchronisation précédente
  • Retournez dans les Préférences d’EndNote et saisissez maintenant la bonne adresse e-mail (autrement dit, enlevez le #!resetLocalSync )
  • Cliquez sur Save
  • Cliquez sur le bouton Sync dans la barre d’outils d’EndNote ; vous obtenez le même message d’alerte que ci-dessus ; validez en cliquant sur OK
  • Répondez NO à la proposition de faire un backup (vous avez déjà fait un backup au tout début de la procédure)
  • La synchronisation s’effectue; ne faites rien jusqu’à la fin de la synchro
  • A la fin de la synchro, les dossiers Partagés vont apparaître à double dans le volet des dossiers; supprimez celui qui possède une icône de dossier classique « deux pages violette et bleue »
  • Recliquez sur le bouton Sync
  • Retournez sur MyEndNoteWeb et rafraichissez la page Web (ou reconnectez-vous si vous aviez quitté la page Web); votre librairie MyEndNoteWeb doit maintenant correspondre à celle en local

Teams365 – Archiver et restaurer une équipe

Contexte

Vous avez créé une équipe pour un projet, lequel est arrivé à terme. Vous souhaitez faire de l’ordre dans les équipes affichées dans le Volet de navigation dans Teams. Plutôt que de supprimer définitivement une équipe que vous ne pourrez pas restaurer vous-même, il vous faut l’archiver afin d’être en mesure de la restaurer vous-même ultérieu­rement. Les conversations et fichiers liés à cette équipe sont eux aussi archivés.

Bien entendu, il faut être propriétaire d’une équipe pour pouvoir l’archiver.

Attention : Vous êtes obligé de supprimer tous les canaux privés de l’équipe avant de pouvoir archiver une équipe.

Solution

  • Cliquez sur la roue crantée au bas du Volet de navigation > Gérer les équipes
  • Cliquez sur les en face de l’équipe > commande Archiver l’équipe et confirmez l’archivage
  • Pour restaurer une équipe, cliquez sur la roue crantée au bas du Volet de navigation > Gérer les équipes
  • Dans la zone Archivées, cliquez sur les en face de l’équipe > commande Restaurer l’équipe

Teams365 – Ecrire un message destiné à un groupe de collègues hors équipe

Contexte

Vous souhaitez pouvoir écrire régulièrement à plusieurs personnes ne faisant pas partie de vos équipes et pour lesquelles vous ne souhaitez pas créer une équipe.

Solution

  • Cliquez sur Conversation dans le Volet de navigation et cliquez sur le bouton Nouvelle conversation
  • Cliquez sur la flèche située à l’extrémité droite du champ À
  • Puis tapez le nom dans le champ Nom du groupe, par ex :
  • Dans le champ À, tapez ensuite le nom des personnes que vous souhaitez ajouter :
    • Un bouton situé en haut à droite indique le nombre de personnes qui verront le message et permet également d’ajouter ultérieurement une personne
    • Lors de l’ajout ultérieur d’une personne, la fenêtre ci-dessous apparaît:
  • Une fois le groupe créé et complété, rédigez votre message puis cliquez sur Envoyer

OneNote365 – Récupérer les notes d’un compte professionnel

Contexte

Vous travaillez à l’Unil, possédez un Mac et utilisez OneNote Entreprise pour saisir des notes de cours, des mémos pour votre travail ainsi que des notes personnelles ces dernières étant d’ailleurs soigneusement classées dans une section appelée « privé ». Pour une raison quelconque, vous souhaiteriez pouvoir récupérer une grande partie de vos notes. Vous constatez que l’exportation d’un bloc-notes n’est pas possible et que la sauvegarde en PDF est extrêmement laborieuse puisqu’elle s’effectue page par page (50 pages = 50 PDF). Vous souhaitez pouvoir continuer à utiliser OneNote car vous appréciez ce logiciel.

Solution

  • Créez-vous un compte Office 365 privé (gratuit) à l’aide d’une adresse email privée par ex. gmail ou hotmail
  • Une fois la création de ce compte effectuée, ouvrez OneNote sur votre Mac (le compte actif est donc le compte professionnel de l’Unil; il restera bien entendu actif)
  • Ouvrez le menu Fichier > Ouvrir un bloc-notes
  • Cliquez sur Ajouter un emplacement > choisissez OneDrive dans la liste des emplacements proposés
  • Entrez l’adresse email de votre compte Office 365 privé et validez
  • Vos disposez donc maintenant de deux comptes OneDrive (le compte « Université de Lausanne » et le « Personnel »)
  • Allez ensuite dans Fichier > Nouveau bloc-notes
  • Créez un nouveau bloc-notes dans votre compte OneDrive – Personnel
  • Une fois ce bloc-notes perso créé, demandez l’affichage du bloc-notes professionnel
  • Cliquez sur la section que vous souhaitez récupérer et en fonction de vos besoins choisissez soit la commande Déplacer la section vers… ou Copier la section dans…
  • Désignez le bloc-notes perso comme destination; vous récupérez ainsi toutes les pages de la section en une seule opération
  • Procédez de la même manière pour les autres sections
  • A partir de ce moment, vous jonglez entre vos deux deux comptes OneDrive dans OneNote; pour vous y retrouver, attribuez une couleur différente à vos bloc-notes

Word – Modifier l’étiquette de toutes les légendes existantes

Contexte

Vous avez inséré des légendes de type « Figure » pour des dizaines d’illustrations dans votre long document. Or, vous souhaitez après coup changer l’étiquette « Figure » en « Illustration » en une seule opération.

Solution

  • Sélectionnez de préférence la 1ère légende (en faisant un clic dans la marge de gauche pour sélectionner le paragraphe complet)
  • Allez dans l’onglet Références et cliquez sur le bouton Insérer une légende
  • Dans la boîte de dialogue Légende, cliquez sur le bouton Nouveau texte et tapez « Illustration » comme nouveau libellé :
  • Validez la boîte de dialogue
  • Vérifiez dans le texte que toutes les légendes ont bien été modifiées
  • Etant donné que la mise à jour de la table des illustrations n’est plus possible puisque nous avons changé d’étiquette, il faut simplement en réinsérer une nouvelle en choisissant « Illustration » dans la zone Légende:

OneNote365 – Renommer un bloc-notes

Contexte

Vous utilisez OneNote et vous avez créé plusieurs blocs-notes en fonction de vos activités (Projets, Formation, Procédures,…). Lors de la création du bloc-notes il y a quelques mois, vous aviez choisi un nom qui maintenant ne convient plus; en effet, la hiérarchie de vos sections a changé et le nom du bloc-notes n’est plus adéquat. Vous avez essayé de renommer votre bloc-notes dans OneNote Desktop mais sans succès (alors qu’il est si facile de renommer une section ou une page). Vous utilisez Teams et avez ajouté OneNote comme application personnelle, mais là aussi, pas moyen de renommer le bloc-notes.

Solution

  • Fermez OneNote Desktop et fermez également Teams
  • Ouvrez votre navigateur et connectez-vous à votre compte Microsoft 365 de l’Unil (https://www.office.com/login)
  • Une fois connecté sur Microsoft 365, dans la zone de gauche (Volet de navigation des applications), cliquez sur l’icône de OneNote
  • Dans la liste des blocs-notes (les vôtres et les bloc-notes partagés), cliquez sur l’onglet Mes blocs-notes afin de ne lister que vos blocs-notes personnels
  • Cliquez sur le bloc-notes à renommer pour l’ouvrir
  • Dans la zone de titre en haut de la fenêtre, cliquez à nouveau sur le nom du bloc-notes
  • Dans la fenêtre qui s’ouvre, pointez sur le nom du bloc-notes afin de faire apparaître l’icône des actions (3 petits ronds verticaux)
  • Dans le menu contextuel qui apparaît, renommez enfin votre bloc-notes
  • Déconnectez-vous de votre compte Microsoft 365
  • Ouvrez OneNote Desktop, accédez au bloc-notes en question
  • Allez dans le menu Fichier > Synchroniser ce bloc-notes
  • Ouvrez Teams, cliquez sur l’application OneNote dans le Volet de navigation; le bloc-notes a été renommé

Office 365 – Réaliser un publipostage d’emails

Contexte

Vous disposez d’un volumineux fichier d’adresse dans Excel avec une colonne contenant des adresses emails. Vous souhaitez rédiger votre message dans Word puis l’envoyer à toutes les personnes via votre logiciel de messagerie Outlook. Votre message contient des mises en forme, des URL ainsi que le logo de l’Unil avec votre signature sous forme d’image.

Solution

Etape 1 : Préparer le message

Vérifiez tout d’abord qu’Outlook est bel et bien votre logiciel de messagerie par défaut, pour cela ouvrez APPLE MAIL > Préférences > Général > Application de messagerie par défaut.

  • Une fois cette vérification faite, ouvrez Word et créez un nouveau document
  • Allez dans l’onglet Publipostage > cliquez sur le bouton Démarrer le publipostage > Courriers
  • Tapez votre texte et mettez-le en forme
  • Insérez (ou copier-coller) des liens hypertextes
  • Insérez votre signature sous forme d’image
  • Sélectionnez l’image et allez dans l’onglet Format de l’image > cliquez sur le bouton Renvoi à la ligne automatique > choisissez Rapproché
  • Sauvegardez votre document Word
  • Toujours dans l’onglet Publipostage > cliquez ensuite sur le bouton Sélectionner les destinataires > commande Utiliser une liste existante et désignez votre classeur Excel
  • Si souhaité, insérez des variables (par ex. le nom du destinataire) dans votre texte à l’aide du bouton Insérer un champ de fusion; le résultat doit ressembler à quelque chose comme ceci :

Etape 2 : Envoyer les messages

Attention, la procédure qui va suivre va automatiquement acheminer les messages aux destinataires. Relisez donc attentivement votre message avant de l’envoyer. Utilisez le bouton Aperçu des résultats pour une vérification supplémentaire.

  • Dans l’onglet Publipostage > cliquez sur le bouton Terminer et fusionner
  • Choisissez Fusionner vers le courrier
  • Indiquez ensuite quelle colonne Excel contient les adresses email
  • Tapez un objet
  • Choisissez d’envoyer votre message au format HTML
  • Si vous êtes sûr de vos choix, cliquez sur le bouton Fusion vers la boîte d’envoi
  • Confirmez l’envoi des messages (notez la présence de l’option « Ne plus afficher ce message »).
  • Les messages transiteront rapidement dans votre boîte d’envoi, puis seront visibles dans votre dossier Eléments envoyés.

PowerPoint – Récupérer les narrations en tant que fichiers indépendants

Contexte
Vous avez inséré des narrations dans votre présentation PowerPoint et pour une raison quelconque vous souhaitez pouvoir rapidement récupérer les sons sous forme de fichiers audio indépendants.

Solution

Transformez votre présentation PowerPoint en archive… autrement dit :

  • Fermez votre présentation
  • Par prudence, faites une copie du fichier PowerPoint
  • Modifiez manuellement* l’extension du fichier copié de .pptx en .zip
  • Acceptez le changement d’extension en cliquant sur le bouton Utiliser .zip
  • Ouvrez le fichier .zip à l’aide de l’utilitaire The Unarchiver**
  • Dans le nouveau dossier ainsi créé, ouvrez ensuite le dossier PPT puis le sous-dossier Media; toutes les images contenues dans votre présentation ainsi que les sons y figurent; vous n’avez plus qu’à les déplacer ou les copier où bon vous semble
*en effet, la commande Compresser obtenue à l’aide du bouton droit de la souris ne donne pas le même résultat.
**En fonction des OS, il peut être nécessaire de télécharger l’utilitaire « The Unarchiver », l’application « Utilitaire d’archive.app » par défaut sur le Mac ne faisant pas l’affaire.

Word – Créer un index de sous-sections à l’aide d’un tableau des concordances

Contexte

Vous souhaitez disposer d’un index à la fin de votre thèse. Dans le texte, les mots tels que « Japonais, japonais, Japonaise, japonaise, japonaises » figurent dans le texte. Or, vous souhaitez que ces différents termes soient considérés comme une seule entrée. De plus, vous souhaitez que les villes (Tokyo, Osaka, Nara, etc.) soient regroupées dans une sous-section « Villes » et que les sites inscrits au patrimoine mondial de l’Unesco figurent dans la sous-section « Unesco »… tout cela à l’aide d’un tableau de concordances.

Solution : créer un tableau de concordances avec les variations (masculin-féminin-singulier-pluriel-majuscule-minuscule) ainsi que les sous-sections.

  • Ouvrez un document Word vierge et insérez un tableau de deux colonnes
  • Tapez dans la 1ère colonne les termes tels qu’ils apparaissent dans votre thèse et que vous souhaitez marquer comme entrée d’index
  • Tapez en face dans la 2ème colonne les termes tels qu’ils doivent apparaître dans l’index
  • Dans la colonne 2, tapez “Villes: “ en début de colonne et saisissez (ou copiez-collez) le nom de la ville juste après les deux points
  • Faites la même chose pour les autres « sous-sections », tel que ci-dessous. Astuce : pour vous éviter à chaque fois la frappe des expressions “Villes: “, “Fêtes: “ ou “Unesco: “ faites-en des corrections automatiques, par ex. lorsque vous tapez l’abréviation “vv“, Word écrira pour vous “Villes: “

Après avoir sauvegardé ce tableau des concordances, utilisez-le comme suit :

  • Ouvrez votre thèse (laquelle ne contient à priori ni champ XE ni champ d’index pour l’instant); vous pouvez vous placer au début ou à la fin du document
  • Allez dans l’onglet Références > cliquez sur le bouton Insérer un index (l’idée étant de marquer les entrées à l’aide du tableau de concordances)
  • Cliquez sur le bouton Marquage auto > désignez le tableau des concordances et validez
  • Après validation, tous les termes trouvés sont marqués à l’aide du champ XE

Attention ! si vous utilisez deux fois de suite votre tableau des concordances, les codes de champs XE seront insérés à double dans votre document et à double dans l’index.

  • Ensuite, allez à l’endroit où vous souhaitez insérer l’index
  • Insérez un champ d’index (Insertion > Champ > Table et index > Index)
  • Dans la boîte de dialogue Champ, cliquez sur le bouton Options et entrez les commutateurs suivants (détail sur les commutateurs à la fin de l’article) :

  • Une fois le champ INDEX inséré dans votre document, vous pouvez utilisez le clic-droit sur le champ pour le mettre à jour et/ou utiliser la commande Basculer les codes de champs si vous souhaitez y apporter une modification
  • Le résultat obtenu doit ressembler à ceci :

Remarque concernant certains numéros de page dans la figure ci-dessus : sous les entrées « Japonais » ou « Villes », on peut remarquer que les numéros redémarrent à « 1 ». Cela est dû au fait que la 2ème partie de mon document redémarre à « 1 »; il s’agit d’un choix que j’ai fait lors de sa mise en page.

Explication concernant les commutateurs

  • INDEX = code de champ permettant d’insérer un index
  • \e “: “ = défini la ponctuation entre les entrées d’index et les numéros de page. Si on souhaite une autre ponctuation, il suffit de modifier le séparateur à l’aide d’un clic-droit sur l’index > Basculer les codes de champs, faire la correction puis rebasculer et mettre à jour le champ
  • \c “2“ = formate l’index sur 2 colonnes et insère des sauts de section de type continu
  • \h “A“ = insère les lettres alphabétiques entre les entrées (A, B, C…)
  • \z “1036“ = défini la langue (1036 est égal au français)
  • \l “, “ = défini la ponctuation entre les numéros de page