EndNote – Importer une bibliographie contenue dans un fichier Word

Contexte

Vous disposez d’un document Word dans lequel a été saisi manuellement une bibliographie. Les données (Auteur, Année, Titre, Journal, Pages…) des références sont simplement séparées par des espaces alors que les références sont séparées par des doubles Enter, par exemple comme ceci :

importtxt3

Vous souhaiteriez pouvoir importer ces références dans EndNote. Avant cela, vous devez au préalable procéder à un gros travail (choisissez un dimanche pluvieux pour cela) consistant à réorganiser les données afin qu’EndNote puisse les interpréter correctement lors de l’importation.

Solution

  • Supprimez les informations inutiles en début de document
  • Sélectionnez toute la bibliographie et supprimez les mises en forme en cliquant sur le bouton Effacer toute la mise en forme
  • Sur la première ligne du document Word, insérez l’information *Journal Article (si vos références sont de ce type-là bien sûr, sinon *Book ou *Book Section)
  • Sous l’information *Journal Article, tapez les informations suivantes : Author (tabulation) Year (tabulation) Title (tabulation) Journal (tabulation) Pages (tabulation), etc… en fonction de vos données
  • Pour chaque référence, insérez manuellement une tabulation entre chaque type de valeur (c’est là que c’est vraiment la barbe…)
  • Supprimez les ENTER entre les références, comme ceci :

importtxt

  • Vous devez alors obtenir le résultat suivant :

importtxt4

  • Enregistrez votre document Word au format TXT avec les options suivantes :

importtxt2

  • Ensuite, importez les données dans EndNote : File > Import > avec les options suivantes :
    • Import Options : Tab Delimited, Duplicates : Import All, Text Translation : No Translation
  • Vous obtenez alors le résultat ci-dessous :

importtxt5

EndNote – Résoudre un problème d’importation depuis Google Scholar

Contexte

Vous avez ouvert votre librairie EndNote et votre navigateur Web. Vous êtes sur une page de résultats sous Google Scholar et vous souhaitez importer une ou plusieurs références. Vous cliquez sur Importer dans EndNote* et obtenez le message d’erreur suivant :
« The document scholar-4.enw could not be opened ».

Problème

Votre librairie EndNote est bel et bien ouverte mais vous avez mis la fenêtre d’EndNote en réduction dans le Dock.

Solution

  • Affichez et conservez la fenêtre EndNote ouverte sur le Finder et l’importation fonctionnera

* je rappelle que cette option s’obtient en allant dans les Paramètres de Google Scholar > Gestionnaire des bibliographies > Afficher les liens permettant d’importer des citations dans EndNote.

EndNote – Récupérer des types de références personnalisés

Contexte

Vous avez créé des types de références personnalisés et vous avez copié votre librairie de la machine No 1 sur la machine No 2 (vous avez deux ordis). Vous constatez que les références basées sur un type personnalisé par ex. « Screenshot » sur la machine No 1 porte le nom « Unused 1 » ou « Mon type » sur la machine No 2 au lieu du nom « Screenshot ». De plus, le style personnalisé n’est pas disponible lors de la création de nouvelles références.

Solution

  • Sur la 1ère machine, allez dans EndNote > Preferences > Reference Types
  • Cliquez sur le bouton Export; cela crée un fichier XML
  • Copiez ce fichier sur une clé USB (ou autre…) et copiez-le sur la 2ème machine (par ex. sur le Bureau)
  • Sur la 2ème machine, allez dans EndNote > Preferences > Reference Types
  • Cliquez sur le bouton Import et désignez le fichier XML

Attention ! Tous les types de références de la 1ère machine sont contenus dans ce fichier XML; ils écraseront donc les types se trouvant sur la 2ème machine.

EndNote – Synchroniser des librairies locales à l’aide de MyEndNoteWeb

Situation No1 – 1 personne, 2 machines

Vous disposez de deux ordinateurs (par ex. un Mac à la maison, un PC au bureau). Vous avez créé une librairie EndNote et vous aimeriez pouvoir la stocker en local sur chacune des machines. Pour des raisons d’ergonomie (l’interface de MyEndNoteWeb ne vous semble pas assez pratique), vous souhaitez utiliser EndNote sur les deux machines. Vous souhaitez que les librairies locales se mettent à jour lorsque vous effectuez des modifications.

Les styles personnalisés ainsi que les types de références personnalisés que vous auriez créés sur la 1ère machine ne seront pas synchronisés (donc pas disponibles) sur la 2ème machine.

Situation No2 – plusieurs personnes, plusieurs machines

Vous travaillez en équipe et vous souhaitez que chaque collaborateur qui possède sa propre machine puisse alimenter et éditer la même librairie

Solution dans les deux cas : utilisez un compte MyEndNoteWeb pour fusionner, lier et mettre à jour les librairies locales

Faites toujours une copie de sauvegarde de votre librairie avant toute manipulation (File > Compressed Library)

  • Ouvrez la librairie locale à synchroniser sur la machine No1 et paramétrez la synchronisation (menu EndNote > Preferences > Sync > Enable Sync)
  • Remarquez, dans la boîte de dialogue ci-dessous, que la zone Sync this EndNote Library n’est pas éditable ; pour pouvoir ajouter dans cette zone la librairie que vous avez ouverte, vous devez cliquer sur le bouton Sync Library présent dans la barre d’outils d’EndNote

synMac

  • Une fois les paramètres saisis et la synchronisation effectuée avec succès, faites une copie de la librairie (File > Compressed Library)
  • Ouvrez le compte MyEndNoteWeb (https://access.clarivate.com/login?app=endnote) afin de vérifier que les références s’y trouvent (si la librairie était déjà ouverte sur le Web, un Refresh de la page est nécessaire)
  • Copiez et ouvrez la librairie sur la machine No 2 et paramétrez la synchronisation de la même manière (avec le même identifiant) que sur la machine No1
  • Cliquez sur le bouton Sync Library et acceptez la fusion entre les deux librairies; le chemin d’accès sera alors ajouté dans la zone Sync this EndNote Library :

fusion

  • Testez le résultat en créant une référence-test dans la librairie local de la machine No 2; cliquez sur le bouton de synchronisation, ouvrez votre compte MyEndNoteWeb (la référence-test doit s’y trouver), ouvrez ensuite votre librairie locale sur la machine No 1, cliquez sur le bouton de synchronisation (la référence-test doit apparaître)

Remarquez que je n’ai pas activé la synchronisation automatique (Sync Automatically) d’où la nécessité de cliquer sur le bouton de synchronisation (ce qui me semblait plus prudent).

EndNote – Editer les PDF sur plusieurs machines

Contexte

Votre librairie EndNote contient des références possédant des PDF. Vous souhaitez annoter ces PDF à l’aide des outils d’édition d’EndNote (surlignage, commentaire…). Vous avez besoin de copier votre librairie et son dossier DATA sur une clé USB afin de l’utiliser sur une autre machine (vous ne voulez pas une autre solution que celle-ci). Sur cette autre machine, vous souhaitez pouvoir continuer l’édition des PDF puis repasser ensuite sur l’autre machine (votre librairie fait ainsi donc des aller-retours réguliers d’une machine à l’autre via une clé USB). Or, vous constatez que les PDF ne sont pas éditables ni mis à jour quand bien même vous avez pris soin de copier le dossier .DATA contenant les PDF. Vous avez tenté de sauvegarder votre librairie dans un fichier de type Package (.enlp) mais sans succès…

Solution : paramétrer pour les PDF l’utilisation de chemins d’accès relatifs au lieu de chemins absolus

  • Ouvrez le menu EndNote > Preferences
  • Cliquez sur la catégorie URLs & Links
  • Cochez l’option Copy new file attachments to the default file attachment folder and create a relative link

EndNote – Exporter une librairie EndNote dans Zotero

Contexte

Vous êtes un utilisateur d’EndNote et un nombre important de vos références possède des annexes. Vous aimeriez exporter votre librairie dans Zotero en récupérant bien entendu les annexes (par ex. parce que vous quittez l’Unil ou ne voulez tout simplement plus utiliser EndNote).

Solution

  • Ouvrez EndNote et ouvrez la librairie à exporter
  • Appliquez le style RefMan (RIS) Export à votre librairie
  • Si souhaité, sélectionnez les références à exporter
  • Allez ensuite dans le menu File > Export
  • Choisissez de sauvegarder le fichier .Txt dans le dossier .Data qui contient les données d’EndNote (par ex. Documents / MyLibrary.Data)
  • Choisissez les options d’exportation ci-dessous :

export Zotero

  • Validez l’enregistrement et quittez EndNote
  • Ouvrez Zotero, allez dans le menu Fichier et créez éventuellement une nouvelle Collection
  • Allez dans le menu Fichier > Importer et désignez le fichier .Txt à importer (lequel doit donc se trouver dans le dossier .Data d’EndNote)
  • Vérifiez les références importées, notamment la présence des pièces jointes

Remarquez que la structure des dossiers créée dans EndNote n’est malheureusement pas reprise dans Zotero.

EndNoteWeb – Insérer des références dans un document Word

Contexte

Vous synchronisez votre librairie EndNote avec votre compte MyEndNoteWeb (voir article https://people.unil.ch/jacquelinefrey/2014/10/endnote-synchroniser-sa-bibliotheque/ ). Vous êtes en train de travailler sur un ordinateur ne possédant pas EndNote. Vous aimeriez insérer dans un document Word des références provenant de votre compte MyEndNoteWeb .

Solution

  • Ouvrez Word 2011 > dans la barre d’outils EndNote, cliquez sur Tools > Cite While You Write Preferences*
  • Cliquez sur l’onglet Application > choisissez EndNote online

EndNoteOnline

  • Si nécessaire, tapez l’identifiant de votre compte et validez; la barre d’outils d’EndNote s’adapte et propose d’insérer les citations depuis votre compte MyEndNoteWeb

Remarque : lors de la rédaction de cet article (15.02.2016) l’accès aux Préférences d’EndNote depuis la version Word 2016 Mac est bugué.

EndNote – Importer une librairie Zotero dans EndNote

Contexte

Vous disposez d’une librairie Zotero et un nombre important de vos références possède des annexes. Vous aimeriez importer votre librairie dans EndNote en récupérant bien entendu les annexes.

Solution

  • Ouvrez votre librairie dans Zotero
  • Ouvrez le menu Fichier > Exporter la bibliothèque > Format EndNote XML
  • Cochez les options Exporter les notes et Exporter les fichiers; cliquez sur OK
  • Donnez un nom au fichier « Ma bibliothèque Zotero » et placez-le sur votre Bureau; vous obtenez un dossier contenant un fichier .XML ainsi qu’un dossier PDF (le dossier PDF contient toutes les annexes de votre librairie Zotero)
  • Fermez Zotero
  • Ouvrez EndNote et créez une nouvelle librairie (New > Library) et donnez-lui un nom « Ma librairie EndNote » ; vous obtenez un fichier .ENL ainsi qu’un dossier .DATA
  • Ouvrez le menu File > Import
  • Cliquez sur le fichier .XML, choisissez l’option d’importation EndNote Generated XLM et acceptez l’importation des doublons

import Zotero

  • Cliquez sur Import; vous obtenez alors une librairie contenant les références importées. EndNote affiche un dossier temporaire « Broken Attachments » dans la liste des dossiers :

Broken Attachment

  • Fermez EndNote sans vous préoccuper des « Broken Attachments »
  • Depuis le Finder, ouvrez le dossier « Ma bibliothèque Zotero » puis le dossier PDF
  • Toujours depuis le Finder, ouvrez le dossier « Ma bibliothèque EndNote » puis le dossier PDF
  • Copiez les sous-dossiers numérotés du dossier PDF de Zotero (lequel contient autant de sous-dossiers numérotés qu’il y a d’annexes) dans le dossier PDF d’EndNote
  • Ré-ouvrez « Ma bibliothèque EndNote »; EndNote va alors chercher automatiquement les PDF se trouvant dans le dossier. Le dossier temporaire Broken Attachments s’est supprimé de lui-même lors de ce processus

EndNote – Insérer une bibliographie dans Word et rien d’autre…

Contexte

Vous souhaitez insérer une bibliographie à la fin d’un document Word sans pour autant devoir insérer les citations dans le corps du texte (vous ne voulez que la bibliographie et rien d’autre…)

Solution

  • Ouvrez EndNote et appliquez le style souhaité (par ex. APA 6th)
  • Sélectionnez les références souhaitées (Maj et/ou Cmd)
  • Ouvrez le menu Edit > Copy Formatted
  • Ouvrez votre document Word et faites un collage

EndNote – Comprendre le rôle de la Traveling Library

Contexte

Imaginons : en 2014, vous avez créé une librairie (EndNoteX6) et cité un certain nombre de références dans un document Word. En 2015, vous reprenez ce document Word en y ajoutant des références provenant cette fois-ci d’une nouvelle librairie (EndNoteX7). Or, cette nouvelle librairie ne contient pas toutes les références que contenait la librairie EndNoteX6. Vous craignez donc deux choses :
1° que les références citées dans le document Word disparaissent lors de la mise à jour puisqu’elles ne sont pas présentes dans la librairie EndNoteX7 (et que la librairie EndNoteX6 n’existe plus) ou
2° que les « anciennes » références soient remplacées par de « nouvelles » références car elles pourraient porter le même numéro de série dans la nouvelle librairie ….
A ce stade là, un exemple concret me semble utile :

Exercice étape par étape

  • Création d’un document Word et d’une librairie sur EndNoteX6 (appelée TEST.ENL) laquelle contient 10 références, ces références portant les numéros de série allant de #1 à #10
  • Importation d’un certain nombre de références dans le document Word depuis EndNoteX6
  • Copie de la librairie TEST.ENL (appelée TEST 2.ENL)
  • Suppression de deux références (numéro de série #1 Avila-Flores et #2 Baker) dans TEST 2.ENL; ces références étaient citées dans le document Word
  • Création dans TEST 2.ENL (EndNoteX7) de deux nouvelles références (Frey et Greiner). EndNote n’utilise pas les numéros de série #1 et #2 devenu libres mais leur attribue les numéros #11 et #12
  • Ré-ouverture du document Word
  • Insertion des deux nouvelles références (#11 et #12) contenues dans TEST 2.ENL
  • Mise à jour des citations et de la bibliographie dans Word
  • Ouverture de la boîte de dialogue Edit & Manage Citations

Résultat de cet exercice

Les citations (numéro de série #1 Avila-Flores et #2 Baker) n’ont pas été supprimées du document Word. EndNoteX7 ne les trouvant pas dans la librairie TEST 2.ENL, il classe ces deux références orphelines dans une Traveling Library

Les nouvelles références (Frey et Greiner) portant les numéros de série #11 et #12 sont bien entendu classées dans TEST 2.ENL à laquelle elles appartiennent

Les autres citations (portant les numéros de série de #3 à #10) initialement stockées dans TEST.ENL sont classées dans TEST 2.ENL puisqu’EndNote les a trouvées dans cette librairie

travelling_library