Archives par étiquette : Automatisme

Excel – Utiliser NB.SI dans une mise en forme conditionnelle

Contexte

Vous disposez d’un fichier Excel faisant l’inventaire d’articles. Les libellés de ces articles contiennent des noms (de marques, de fournisseurs…) par exemple « Citron vert » ou « Sucre brun » ou « Rhum ambré ». Vous aimeriez attribuer une mise en forme particulière à une cellule en fonction du contenu des libellés afin de repérer facilement les données, par exemple « Si le libellé en A3 contient le mot « Rhum ambré » alors la cellule B3 des quantités doit apparaître avec une trame brune sinon le texte doit s’écrire de manière standard ». Vous avez essayé la fonction « SI » mais ça ne marche pas…

Solution

  • Cliquez sur la cellule pour laquelle vous souhaitez une mise en forme conditionnelle (dans mon exemple B3)
  • Allez dans l’onglet Accueil > bouton Mise en forme conditionnelle > Nouvelle règle
  • Choisissez un style Classique > Utiliser une formule pour déterminer…
  • Tapez la formule suivante :
    NB.SI($A3;“*sucre brun*“) autrement dit « si la cellule A3 contient (et non pas « est égal ») l’expression « sucre brun » la cellule B3 doit être jaune (remarquez dans la formule que la colonne A est absolue et que la ligne 3 est relative car nous aurons besoin que le numéro de la ligne s’adapte lors de la recopie vers le bas) :

nb.si

  • Faites de même pour les autres conditions, afin d’obtenir ceci :

nb.si2

  • Validez cette boîte de dialogue et utilisez la poignée de recopie de la cellule B3 pour recopier cette mise en forme conditionnelle vers le bas :

nb.si3

FileMaker – Exporter des enregistrements dans Word

Contexte

Vous disposez d’une base de données FileMaker stockant des données de type bibliographique (Auteur, Titre, Edition, Année…). Vous avez besoin d’exporter ces données dans Word afin de les mettre en page. Vous souhaitez que les données soit séparées par des virgules. Vous avez essayé sans succès l’export au format .CSV (séparé par des virgules) car celui-ci requière plusieurs manipulations et donne in fine un résultat qui ne vous convient pas.

Solution : exporter en HTML

  • Dans FileMaker > placez-vous sur le modèle souhaité > ouvrez le menu Fichier > Exporter des enregistrements > type Tableau HTML
  • Choisissez les rubriques à exporter et leur ordre d’exportation
  • Choisissez le jeu de caractères Unicode (UTF-8) et cliquez sur Exporter
  • Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier .htm et ouvrez-le avec Word
  • Sélectionnez le tableau > menu Tableau > Convertir > Tableau en texte > option Séparer le texte par des virgules

Si vous faites cela souvent, pensez à automatiser la procédure dans FileMaker dans un script :

export HTML

Si vous faites cela très souvent, pensez à automatiser la procédure dans Word dans une macro (utilisez pour cela l’Enregistreur de l’onglet Développeur). Associez cette macro à un raccourci-clavier.

macro

Cette macro converti le tableau en texte, sépare les données par des virgules, affiche le document en Mode page et place le curseur au début du document.

Word – Créer un modèle contenant des champs Utilisateur

Contexte

Vous souhaitez créer un modèle de lettre contenant, en pied de page, du texte ordinaire accompagné de plusieurs champs . Vous souhaitez que le nom, le prénom, le nom du groupe et l’adresse e-mail de l’utilisateur se mettent à jour automatiquement en fonction de qui, dans votre service, utilise le modèle. Vos collègues travaillent aussi bien sur Mac que sur PC. Vous constatez qu’il existe dans Word des champs liés aux coordonnées de l’utilisateur mais que seuls 3 d’entre eux sont susceptibles d’être insérés.

Solution

  • Dans les Préférences de Word > catégorie Utilisateur, saisissez les informations suivantes (Word 2016 Mac) :

utilisateur

  • Puis, dans votre modèle, allez dans le pied de page et insérez les informations suivantes :
  • Menu Insérer > Champ > catégorie Utilisateur > NomUtil (UserName) et AdresseUtil (UserAdress); vous obtenez alors le résultat suivant :

champs2

  • Sauvegardez votre modèle (.dotm) et mettez-le sur un dossier partagé
  • Vos collègues sur PC devront saisir leurs coordonnées dans les options de Word > catégorie Général et catégorie Options avancées :

champs3

champ4

FileMaker – Rechercher des enregistrements à double

Contexte

Vous gérez une base de données de milliers d’abonnés alimentée par plusieurs personnes (dans mon exemple le nom de la table est « Gestion de contacts »). Vous constatez en parcourant les enregistrements que certains abonnés se retrouvent à double, voire à triple et vous aimeriez pouvoir identifier facilement les doublons.

Pour cela, il est nécessaire de disposer d’une rubrique pour déterminer une entité unique dans votre base (No AVS, email ou autre). Le nom et le prénom n’étant pas des critères assez précis pour savoir s’il s’agit d’un doublon, vous vous dites qu’il y a peu de probabilités que des personnes portant le même prénom et nom travaillent et habitent au même endroit. Il vous faut donc créer une rubrique qui concatène les données de différentes rubriques afin de disposer d’un identifiant unique.

Solution

  • Créez une rubrique (nom de la rubrique « CoordonnéesComplètes ») de type Calcul qui concatène les rubriques Prénom, Nom, Société et Code Postal :

Prénom & Nom & Société & CodePostal

  • Allez dans le graphe des liens et créez une occurrence supplémentaire de la table « Gestion de contacts » que vous appelez « Doublon contacts »
  • Liez la table « Gestion de contacts » à l’occurrence « Doublon contacts » par la rubrique d’identification unique « CoordonnéesComplètes »

doublons1

  • Créez une nouvelle rubrique (appelée « Vérifier les doublons ») de type Calcul qui fait le décompte des données de « CoordonnéesComplètes » de la deuxième occurrence de table « Doublon contacts ». Si le décompte obtenu est plus élevé que 1, nous sommes en présence de doublon :

Si ( Decompte ( doublon contacts::CoordonnéesComplètes) > 1 ; ″Doublon″ ; ″Unique″ )

  • Profitez d’affiner cette formule en y ajoutant un formatage de texte indiquant que le mot « Doublon » doit apparaître en rouge alors que « Unique » doit apparaître en vert :

Si ( Decompte ( doublon contacts::CoordonnéesComplètes) > 1 ;
CouleurTexte ( ″Doublon″ ; RVB ( 255 ; 0 ; 0 ) ) ;
CouleurTexte ( ″Unique″ ; RVB ( 0 ; 255 ; 0 ) ) )

  • Ajoutez la rubrique « Vérifier les doublons » à votre modèle
  • Cliquez sur Afficher tout et effectuez une recherche sur le mot « doublon » sur la rubrique « Vérifier les doublons »; les enregistrements contenant des doublons affichent le texte « Doublon » en rouge
  • Vous pourriez créer un script permettant d’automatiser la recherche, par exemple :

doublon2

Excel – Importer des données provenant d’une page Web

Contexte

Vous utilisez Excel sur Mac (ça ajoute du piment à cet article…) et vous souhaitez importer des données provenant d’une page Web dans une feuille Excel. Vous aimeriez que ces données se mettent à jour régulièrement dans votre feuille Excel. Vous avez fait une tentative sur Excel 2011 qui s’est soldée par un échec. Vous êtes étonné car l’onglet Données contient bel et bien un bouton Actualiser permettant d’actualiser les données provenant d’une source externe.

Solution

  • Faites-vous d’abord un ami ayant un PC et prêt à vous rendre service 😉
  • Une fois cette première et délicate étape franchie, ouvrez Excel 2013 sur le PC
  • Allez dans l’onglet Données > bouton Web
  • Dans la boîte de dialogue Nouvelle requête sur le Web, tapez l’URL dont vous souhaitez importer les données
  • Cochez la petite case verte en face de la page Web (ou en face du cadre de la page)

actu unil

  • Validez en cliquant sur le bouton Importer
  • Choisissez la cellule à partir de laquelle vous souhaitez faire l’importation (A1 dans mon exemple)
  • Sauvegardez le classeur et ouvrez-le sur votre Mac (Excel 2011)
  • Cliquez sur le bouton Activer le contenu dans le bandeau jaune de sécurité
  • Allez dans l’onglet Données et cliquez sur le bouton Actualiser

Il existe une autre possibilité sur PC qui consiste à atteindre une page Web à l’aide d’Internet Explorer, de cliquer avec le bouton droit de la souris sur la page et de choisir Exporter vers Microsoft Excel. Excel s’ouvre et la boîte de dialogue Nouvelle requête sur le Web permet de choisir la zone de la page Web à importer.

Excel – Imprimer les indicateurs de commentaires

Contexte

Vous avez inséré des commentaires dans votre tableau Excel. Vous avez trouvé comment afficher les commentaires (Onglet Révision > bouton Afficher tout), vous avez trouvé comment imprimer les commentaires (Fichier > Imprimer > bouton Mise en page > onglet Feuille > Options Commentaires)… mais vous n’avez pas trouvé comment imprimer les petits triangles rouges (appelés indicateurs) figurant au coin des cellules possédant des commentaires. Normal ! cette fonctionnalité n’existe pas. Pour combler cette lacune, nous devons créer deux macros, la 1ère pour imprimer les indicateurs et la 2ème pour ne plus les imprimer.

Note : Ces macros fonctionnent aussi bien sur Mac que sur PC.

Solution

1. Créer une macro pour imprimer les indicateurs de commentaires

  • Allez dans l’onglet Développeur > bouton Macro
  • Dans la boîte de dialogue Macro, donnez un nom (dans notre cas, vous pouvez écrire n’importe quoi) et cliquez sur le bouton Créer
  • Dans la fenêtre Module, supprimez Sub() et End Sub
  • Copiez-collez tel quel le code ci-dessous :

Sub ImprimerIndicateursCommentaires()
Dim ws As Worksheet
Dim cmt As Comment
Dim rngCmt As Range
Dim shpCmt As Shape
Dim shpW As Double ‘shape width
Dim shpH As Double ‘shape height

Set ws = ActiveSheet
shpW = 6
shpH = 4

For Each cmt In ws.Comments
Set rngCmt = cmt.Parent
With rngCmt
Set shpCmt = ws.Shapes.AddShape(msoShapeRightTriangle, _
rngCmt.Offset(0, 1).Left – shpW, .Top, shpW, shpH)
End With
With shpCmt
.Flip msoFlipVertical
.Flip msoFlipHorizontal
.Fill.ForeColor.SchemeColor = 10 ‘Red
’12=Blue, 57=Green
.Fill.Visible = msoTrue
.Fill.Solid
.Line.Visible = msoFalse
End With
Next cmt
End Sub

  • Fermez la fenêtre Module
  • Pour testez votre macro, allez dans l’onglet Développeur > bouton Macro et exécutez la macro appelée ImprimerIndicateursCommentaires
  • Faites un aperçu avant impression pour vérifier la présence des petits triangles rouges

2. Créer une macro pour ne plus imprimer les indicateurs de commentaires

  • Allez dans l’onglet Développeur > bouton Macro
  • Donnez un nom (dans notre cas, vous pouvez écrire n’importe quoi) à cette 2ème macro et cliquez sur le bouton Créer
  • Dans la fenêtre Module, en dessous de la 1ère macro, supprimez Sub() et End Sub
  • Copiez-collez tel que le code ci-dessous :

Sub NepasImprimerIndicateursCommentaires()
Dim ws As Worksheet
Dim shp As Shape

Set ws = ActiveSheet

For Each shp In ws.Shapes
If Not shp.TopLeftCell.Comment Is Nothing Then
If shp.AutoShapeType = _
msoShapeRightTriangle Then
shp.Delete
End If
End If
Next shp
End Sub

  • Fermez la fenêtre Module
  • Pour testez votre macro, allez dans l’onglet Développeur > bouton Macro et exécutez la macro appelée NepasImprimerIndicateursCommentaires
  • Faites un aperçu avant impression pour vérifier l’absence des petits triangles rouges

Le détail qui fait boutique : associer aux macros un raccourci clavier (à l’aide du bouton Options de la boîte de dialogue Macro) ou un bouton dans la barre d’outils (Affichage > Barres d’outils > Personnaliser les barres d’outils et les menus > onglet Commandes > catégorie Macro).

Word – Insérer une numérotation de paragraphe dans les marges extérieures

Contexte

Vous travaillez à la Faculté de droit et vous avez besoin, dans un long document, de faire figurer une numérotation dans les marges en face de certains paragraphes. Cette numérotation doit se placer dans la marge de gauche pour les pages paires et dans la marge de droite pour les pages impaires.

Vérification avant d’appliquer la solution : allez dans le menu Format > Document et vérifiez que l’option Page en vis-à-vis soit cochée.

Solution

  • Vous avez besoin de l’onglet Développeur. Pour ajouter cet onglet, allez dans le menu Word > Préférences > catégorie Ruban et cochez la case Développeur
  • Placez-vous sur la première page de votre texte (page impaire)
  • Cliquez sur le bouton Insérer un cadre de l’onglet Développeur et dessinez un cadre dans la marge de droite en face du 1er paragraphe à numéroter
  • Ouvrez le menu Format > Cadre et entrez les valeurs ci-dessous afin de positionner le cadre par rapport à la page :

cadre

  • Validez les choix faits dans cette boîte de dialogue
  • Conservez la sélection du cadre, allez dans l’onglet Accueil et supprimez la bordure placée autour du cadre (bouton Bordure > Aucun)
  • Cliquez à l’intérieur du cadre pour y insérer votre curseur
  • Ouvrez le menu Format > Puces et numéro > Numéros
  • Choisissez le 1er modèle de numérotation et cliquez sur le bouton Personnaliser
  • Enlevez le point après le numéro et validez
  • Ouvrez le menu Format > Paragraphe et entrez les valeurs suivantes afin de positionner le numéro dans le cadre :

Paragraphe

  • Validez les choix faits dans cette boîte de dialogue
  • Conservez le curseur à l’intérieur du cadre
  • Ouvrez le volet des styles, cliquez sur le bouton Nouveau Style, donnez-lui un nom et validez
  • Dans votre texte, après un paragraphe, appuyez sur la touche Enter pour créer un nouveau paragraphe vide ¶. C’est ce paragraphe vide qui sera transformé en un cadre numéroté à l’étape suivante
  • A l’aide du volet des styles, appliquez à ce paragraphe vide le style précédemment créé
  • Appliquez le style à un paragraphe vide à chaque fois que vous souhaitez insérer un cadre numéroté dans la marge
  • Sur les pages paires la numérotation sera automatiquement placée dans la marge de gauche; elle sera à droite sur les pages impaires

Word – Automatiser la frappe de textes 2

Contexte et solution N° 1 : voir article précédent

Solution N° 2 : Créer une insertion automatique

  • Sélectionnez l’élément à stocker; n’oubliez pas que pour stocker la mise en forme d’un paragraphe (tabulations, retraits, alignement), vous devez inclure la marque de paragraphe ¶ dans la sélection
  • Allez dans le menu Insertion > Insertion automatique > Nouveau
  • Donnez une abréviation à cette insertion (min 4 caractères) et validez
  • Puis dans n’importe quel document Word, tapez l’abréviation (remarquez à ce moment-là l’apparition d’une bulle jaune affichant un aperçu du texte)
  • Pour transformer l’abréviation en texte appuyez sur Enter (pour ne pas transformer l’abréviation en texte appuyez sur la barre d’espacement)

Créer un raccourci-clavier personnalisé

  • Pour associer un raccourci-clavier personnalisé à votre insertion automatique, allez dans le menu Outils > Personnaliser le clavier
  • Choisissez la catégorie « Insertions automatiques » et sélectionnez dans la liste l’insertion automatique souhaitée
  • Cliquez dans la zone « Appuyez sur un nouveau raccourci-clavier » et définissez votre raccourci perso (par ex. CTRL + A, sachant que la touche CTRL est très peu utilisée sur Mac).
  • Vérifiez que le raccourci-clavier ne soit pas déjà attribué à une autre action et cliquez sur le bouton Attribuer
  • Puis dans n’importe quel document Word, essayez votre raccourci-clavier

Word – Automatiser la frappe de textes 1

Contexte

Vous souhaitez pouvoir mémoriser dans Word des expressions (longues et/ou difficiles à taper) ou des blocs de texte (salutations, signature…) ceci dans le but de vous épargner la frappe de ces textes. Vous aimeriez pouvoir ensuite insérer ces éléments dans n’importe quel document Word, soit à l’aide d’une abréviation soit à l’aide d’un raccourci clavier. Word met à votre disposition deux fonctionnalités :

  1. Les corrections automatiques (stockées sous forme d’abréviation)
  2. Les insertions automatiques (stockées sous forme d’abréviation ou de raccourci-clavier)

Solution N° 1 : Créer une correction automatique

  • Allez dans le menu Word > Préférences > cliquez sur Correction automatique
  • Dans la zone Remplacer, tapez l’abréviation sous laquelle vous souhaitez enregistrer une expression (par ex. adn)

CorrectionAuto

  • Dans la zone Par, tapez l’expression qui doit être insérée automa­tiquement soit dans mon exemple acide désoxyribonucléique
  • Cliquez sur Ajouter
  • Puis dans n’importe quel document Word, tapez l’abréviation adn. Pour transformer l’abréviation en texte appuyez :
    • sur la barre d’espacement si vous souhaitez poursuivre la frappe de la phrase
    • sur le point si la phrase se termine par acide désoxyribonucléique
    • sur Enter si vous souhaitez passer au paragraphe suivant
  • Dans le cas où, exceptionnellement, vous ne souhaitez pas que adn se transforme en acide désoxyribonucléique, appuyez sur les touches Cmd + Z dès que Word a transformé l’abréviation

Remarquez que si vous tapez ADN, Word écrira ACIDE DÉSOXYRIBONUCLÉIQUE.

Bien entendu, vous pouvez également utiliser les corrections automa­tiques pour stocker des images (logos) ; dans ce cas, insérez tout d’abord l’image dans un document Word et sélectionnez-la. Ensuite, allez dans Word > Préférences et tapez l’abréviation (ne soyez pas surpris si l’image n’apparaît pas dans la boîte de dialogue… c’est normal).

La solution N° 2 sera traitée dans l’article suivant.

Outlook 2013 – Créer une action rapide

Contexte

Pendant longtemps, il n’était guère possible ou facile de stocker dans Outlook des modèles de messages. Nous contournions le problème à l’aide de différentes méthodes plus ou moins bricolées. Or, il existe, depuis plusieurs années, une fonctionnalité fort pratique, laquelle est passée un peu inaperçue à savoir les Actions rapides.

Solution

  • Pour créer une nouvelle action, allez dans l’onglet Accueil > groupe Actions rapides > déroulez la galerie > bouton Créer
  • Donnez un nom court à cette action rapide
  • Choisissez l’action souhaitée dans la liste déroulante (ajoutez éventuellement une 2ème action)
  • Entrez des adresses dans les zones A, CC et Cci (facultatif); pour disposer des champs CC et CCi, cliquez sur Afficher les options
  • Tapez un objet et le texte du message
  • Précisez un indicateur et une importance (facultatif)
  • Cliquez sur Terminer
  • Cliquez ensuite sur le nom de l’action figurant maintenant dans la galerie
Par la suite, si vous souhaitez apporter une modification à cette action rapide, faites simplement un clic-droit sur son nom dans la galerie.