Archives par étiquette : Champ

Word 2016 – Faire plusieurs fois référence à une même note de bas de page

Contexte

Vous êtes en train de rédiger votre long document. Vous avez inséré une note de bas de page et vous souhaiteriez vous référer une seconde fois à la même note de bas de page. Vous souhaitez que le renvoi possède la même apparence que l’appel de note, à savoir en exposant/taille plus petite.

Solution

  • Placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer le 2ème appel de note
  • Allez dans l’onglet Insertion > bouton Renvoi
  • Choisissez la catégorie Note de bas de page > puis Numéro de note de bas de page (formaté)
  • Dans la liste, sélectionnez la note souhaitée et validez

Word 2016 – Insérer un sommaire et une table des matières dans un long document

Contexte

Vous disposez d’un long document dont les titres sont mis en forme à l’aide des styles Titre 1 jusqu’à Titre 5. Comme votre document est très long, vous souhaitez faire figurer un sommaire en début de document et une table des matières détaillée à la fin. Le sommaire doit reprendre les titres des niveaux 1 et 2, la table des matières doit reprendre les titres des niveaux 1 à 5.

Solution

Le sommaire et la table des matières utilisent le champ TOC. Pour le sommaire, le champ indiquera { TOC \o « 1-2 » }, pour la table des matières le champ sera { TOC \o « 1-5 » }.

  • Placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer le sommaire
  • Allez dans l’onglet Références > Table des matières > Table des matières personnalisée
  • Indiquez « 2 », dans la zone Afficher les niveaux et validez
  • Placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer la table des matières
  • Allez dans l’onglet Références > Table des matières > Table des matières personnalisée
  • Indiquez « 5 », dans la zone Afficher les niveaux et validez
  • Répondez « Non » à la question « Remplacer la table des matières sélectionnée ? »

Cette méthode est déconcertante de simplicité…

Word – Mettre en forme des champs

Contexte

Vous avez inséré des champs dans Word et vous souhaitez modifier leur mise en forme car elle ne vous convient pas. Vous souhaitez bien entendu que la nouvelle mise en forme soit conservée lors de la mise à jour des champs.

Solution : utiliser les commutateurs de champ

Avant de se lancer dans l’édition des champs, quelques rappels utiles:

  • Pour basculer les codes de champs, utilisez le raccourci clavier ALT + F9 ou le bouton droit de la souris
  • Les champs sont entourés de balises en forme de crochets (si nécessaire ces balises peuvent être insérées à la main en appuyant sur Cmd + F9)
  • L’information \* MERGEFORMAT que l’on retrouve parfois permet de conserver la mise en forme faite manuellement sur un champ même lors de sa mise à jour. Lorsque vous insérez un champ via la boîte de dialogue Champ, le commutateur \* MERGEFORMAT est inclus par défaut
  • Il existe 3 commutateurs permettant de mettre en forme les champs :
  1. \* pour la mise en forme du texte
  2. \# pour le format des nombres
  3. \@ pour la mise en forme des dates

Exemples d’utilisation du commutateur \* :

Problème N°1 : Aucun format ne vous convient dans la boîte de dialogue Insérer > Date et Heure

Solution : Insérez le format de date le plus proche > appuyez sur ALT + F9, supprimez l’information jugée inutile et ajoutez le commutateur \*FirstCap :

firstcap

Résultat du champ : Février 2016

Dans l’exemple ci-dessus, les commutateur \*Caps, \* Upper, ou \* Lower sont également possibles.

Problème N°2 : vous souhaitez ajouter du texte à une date automatique ainsi qu’un 2ème champ supplémentaire possédant une mise en forme particulière

Solution : utilisez le commutateur \* ainsi que les apostrophes, par exemple :

commutateur2

PRINTDATE insère la date de la dernière impression
\@ indique qu’une mise en forme de date va suivre
les apostrophes permettent d’isoler le texte écrit « en dur »
dddd d MMMM yyyy met en forme la date
HH:mm indique l’heure courante
\*Lower force les minuscules dans le premier champ
le 2ème champ USERNAME reprend le nom de l’utilisateur
\*Caps force la première lettre du nom et prénom de l’utilisateur en majuscule

Résultat :

commutateur4

Remarquez que, dans le format de date, le mois doit s’écrire avec des « M » majuscules pour ne pas confondre avec des minutes qui s’écrivent avec des « m » minuscules.

Word – Créer un modèle contenant des champs Utilisateur

Contexte

Vous souhaitez créer un modèle de lettre contenant, en pied de page, du texte ordinaire accompagné de plusieurs champs . Vous souhaitez que le nom, le prénom, le nom du groupe et l’adresse e-mail de l’utilisateur se mettent à jour automatiquement en fonction de qui, dans votre service, utilise le modèle. Vos collègues travaillent aussi bien sur Mac que sur PC. Vous constatez qu’il existe dans Word des champs liés aux coordonnées de l’utilisateur mais que seuls 3 d’entre eux sont susceptibles d’être insérés.

Solution

  • Dans les Préférences de Word > catégorie Utilisateur, saisissez les informations suivantes (Word 2016 Mac) :

utilisateur

  • Puis, dans votre modèle, allez dans le pied de page et insérez les informations suivantes :
  • Menu Insérer > Champ > catégorie Utilisateur > NomUtil (UserName) et AdresseUtil (UserAdress); vous obtenez alors le résultat suivant :

champs2

  • Sauvegardez votre modèle (.dotm) et mettez-le sur un dossier partagé
  • Vos collègues sur PC devront saisir leurs coordonnées dans les options de Word > catégorie Général et catégorie Options avancées :

champs3

champ4

Word – Mettre à jour les renvois insérés en note de bas de page

Contexte

Vous avez inséré de nombreux renvois (Insertion > Renvoi) à l’intérieur de vos notes de bas de page. Vous souhaiteriez pouvoir mettre à jour ces renvois car la mise en page de votre long document a changé et les renvois ne sont de ce fait plus à jour. Vous constatez que la procédure qui consiste à sélectionner tout le document (Cmd + A) et à mettre à jour tous les champs (clic droit sur un champ > Mettre à jour les champs) ne met malheureusement pas à jour les renvois insérés dans les notes de bas de page 🙁 .

Solution

  • Allez dans le menu Affichage > Brouillon puis menu Affichage > Notes
  • Cliquez dans le volet où figurent toutes vos notes et appuyez sur Cmd + A
  • Cliquez sur n’importe quel renvoi inséré en note de bas de page à l’aide du bouton droit de la souris > Mettre à jour les champs
  • Répondez OUI au message Impossible d’annuler cette action. Continuer ?

Word – Créer une table des matières à l’aide d’entrées de table manuelles

Contexte

Vous avez appliqué différents niveaux de styles de titre (Titre1, Titre2,…) aux titres contenus dans votre document. Vous aimeriez insérer une table des matières basées sur ces titres. Vous souhaitez également faire figurer dans la table des mots contenus dans le document mais sans pour autant leur attribuer un style de titre (ces mots sont saisis au milieu d’un paragraphe, possèdent le style Normal et vous ne voulez pas en changer).

Solution : créez une table des matières basée à la fois sur les styles de titres et sur des entrées « manuelles ».

Pour créer des entrées « manuelles », procédez de la manière suivante :

  • Si nécessaire, demandez l’affichage des codes à l’aide du bouton ¶
  • Cliquez à proximité du mot figurant dans le corps du texte et ouvrez le menu Insertion > Champ > catégorie Tables et index
  • Choisissez le champ TE (TC)
  • Cliquez sur Options et choisissez le commutateur \l
  • Indiquez le niveau hiérarchique souhaité pour cette future entrée de table, 1 pour le niveau 1, 2 pour le niveau 2…; validez la boîte de dialogue
  • Dans le texte, votre champ doit donc ressembler à ceci : { TC \l1 }
  • Après l’indicateur du niveau hiérarchique, tapez le texte à faire figurer dans la table des matières, par exemple : { TC \l1 ″Carnet de voyage″ }
  • Pour créer d’autres entrées de tables, faites simplement un copier-coller du champ puis modifiez le texte, par ex. { TC \l1 ″Balkans″ }
  • Ouvrez ensuite la boîte de dialogue d’insertion de table des matières (Insertion > Tables et index > Table des matières)
  • Cliquez sur le bouton Options et cochez Champs d’entrée de table
  • Validez les boîtes de dialogue; vous devez alors obtenir une table des matières basée à la fois sur les styles de titres et sur les entrées de type TC

Remarque : cette solution ne fonctionne pas si les mots et les champs TE (TC) sont situés dans les zones d’en-tête, de pied de page ou en note de bas de page.

Outlook 2013 – Créer un publipostage d’étiquettes

Contexte

Vous possédez des contacts dans Outlook auxquels vous avez attribué une catégorie de classement (par ex. Fournisseurs) et vous souhaiteriez pouvoir fusionner uniquement ces contacts-là sur une page d’étiquettes dans Word. Certains contacts possédant 2 adresses (Bureau et Domicile), vous avez vérifié que la case « Adresse postale » était cochée en face de l’adresse à utiliser pour l’envoi.

Solution

  • Ouvrez Outlook et allez dans Contacts (Personnes)
  • A l’aide de l’affichage Liste (onglet Accueil > groupe Affichage actuel > bouton Liste), regroupez les contacts appartenant à la même catégorie (Fournisseurs)
  • Sélectionnez les contacts de cette catégorie
  • Cliquez sur le bouton Fusion et publipostagefusion outlook
  • Dans la boîte de dialogue Fusion des contacts, choisissez l’option Seulement les contacts sélectionnés
  • Sous Options de fusion, choisissez Étiquettes et validez; ceci a pour effet
    1° d’ouvrir un nouveau document Word et
    2° d’ouvrir la boîte de dialogue Aide au publipostage
  • Dans la boîte de dialogue Aide au publipostage de Word, cliquez sur le bouton Préparer afin de choisir le format d’étiquettes puis cliquez sur Fermer; ceci a pour effet de créer un tableau contenant le nombre d’étiquettes correspondant au format choisi
  • Sur la première étiquette, insérez les champs suivants : « Nom_complet » et « Adresse postale » (bouton Insérer un champ de fusion)
  • Si souhaité, mettez en forme les 2 champs (police, taille, centrage vertical…)
  • Cliquez sur le bouton Mettre à jour les étiquettes (onglet Publipostage) afin de dupliquer ces 2 champs sur les autres étiquettes
  • Cliquez sur le bouton Aperçu des résultats
  • Cliquez ensuite sur le bouton Terminer et Fusionner > Modifier des documents individuels

Word – Créer un pied de page unique pour la dernière page

Contexte

Vous avez mis en page un document de plusieurs pages (rapport, PV, …) et numéroté les pages en en-tête. Vous devez également ajouter en pied de page à la fin du document l’information suivante « nom du fichier + son chemin d’accès complet », pour des raisons de traçabilité. Étant donné que cette information peut être longue, vous ne souhaitez pas la faire figurer sur toutes les pieds de pages du document ceci afin de ne pas alourdir le texte.

Petit détour pour insérer le « nom du fichier + son chemin d’accès complet »

L’information « nom du fichier + son chemin d’accès complet » est en fait un champ qui s’appelle FILENAME \p. Sachant que le paramètre \p représente le chemin d’accès (path). Cette information peut être insérée à l’endroit de votre choix dans n’importe quel document Word ayant été sauvegardé :

  • Appuyez sur les touches Cmd + F9; vous obtenez alors des accolades { }*
  • Au milieu de ces accolades, tapez le nom du champ { FILENAME \p }
  • Une fois cette information saisie, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et choisissez Mettre à jour les champs, vous devez obtenir une information telle que « Macintosh HD:Users:admin:Desktop:Rapport_annuel.docx »
  • Pour information, les touches ALT + F9 vous permettent d’afficher le code de champ; il s’agit d’un raccourci clavier basculant (1 x on affiche le code, 1 x on affiche le résultat du code).

* n’essayez pas de taper les { } au clavier, ça ne marchera pas !

… détour terminé, revenons à nos moutons

Solution N° 1 – la plus ballot

  • Insérez le champ { FILENAME \p } le plus bas possible sur la dernière page mais sans le mettre dans le pied de page (oui, je sais, c’est un leurre grossier, j’ai essayé…)

Solution N° 2 – la plus évidente

    • Insérez un saut de section au bas de l’avant-dernière page de manière à ce que la dernière page figure sur une section à part
    • Allez dans le pied de page de la dernière page et rompez le lien avec le pied de page qui précède (décochez l’option Lier au précédent dans l’onglet En-tête et pied de page)
    • Dans le pied de page de la dernière page, insérez le champ { FILENAME \p }

Solution N° 3 – la plus bluffante dans une soirée cocktail

  • N’insérez pas de saut de section, allez simplement dans le pied de page de la dernière page et maintenant que vous savez comment insérer des champs, allons-y gaiement…
  • Appuyez sur Cmd + F9, tapez IF
  • Appuyez sur Cmd + F9, tapez PAGE
  • sortez des accolades et tapez le signe =
  • Appuyez sur Cmd + F9, tapez NUMPAGES
  • Appuyez sur Cmd + F9, tapez FILENAME \p; les champs insérés doivent ressembler à ceci :

{ IF { PAGE } = { NUMPAGES } { FILENAME \ p } }

  • Une fois ces informations saisies, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et choisissez Mettre à jour les champs

Explication à propos de la solution N° 3 au cas où on chercherait à vous tester

Nous avons en fait inséré une condition de type Si…ALORS…SINON indiquant simplement que « SI le numéro de page { PAGE } est égal au nombre total de pages contenues dans le document { NUMPAGES } … ALORS insérer le champ { FILENAME \ p }, SINON… ne rien insérer ».

Je ne voudrais pas vous embrouiller, mais remarquez que nous pourrions demander à Word d’insérer n’importe quelle information à l’aide de cette condition, par exemple :

{ IF { PAGE } = { NUMPAGES } « n’importe quel texte de votre choix » } ou

{ IF { AUTHOR } = « Jacqueline Frey » « © UNIL/Ci/JF » } ou

{ IF { NUMCHARS } > « 600 » « Attention votre article est trop long » }

 

Word – Insérer le nombre de pages contenu dans une section

Contexte

Vous travaillez sur un long document comportant plusieurs sections (page de couverture, tables des matières et des illustrations, texte du document,…) et vous aimeriez faire apparaître dans l’en-tête l’information suivante :

no de page active/nb de pages total soit par ex. 34/76.

Vous avez donc inséré dans l’en-tête le champ Page suivi du champ NbPages. Problème, le champ NbPages affiche le nombre de pages physiques totales contenues dans le document (76). Or, en allant à la fin de votre document, vous constatez que la dernière page affiche l’information 68/76, ce qui ne convient pas du tout.

Solution

  • Supprimez le champ NbPages de vos en-têtes
  • Allez dans le menu Insertion > Champ
  • Cliquez sur la catégorie Numéroter et cliquez sur le champ PagesDeSection
  • Validez. La dernière page de votre document affiche l’information suivante : 68/68

EndNote / Word – Gérer les renvois (cross-reference) en note de bas de page

Contexte

Vous travaillez sur votre long document Word et êtes en train d’insérer des citations. Vous citez un ouvrage pour la deuxième fois en note de bas de page et vous souhaitez faire en sorte que, dans cette deuxième citation (forme abrégée), il soit précisé que cet ouvrage a déjà été cité à la note de bas de page N° X. Bien entendu, vous ne souhaitez pas taper les renvois manuellement pour la simple et bonne raison que la numérotation des notes de bas de page évolue au fur et à mesure de la rédaction.

Solution

Parmi les options liées aux notes de bas de page disponibles dans EndNote, aucune ne répond malheureusement à ce besoin. Il faut donc, dans Word, procéder de la manière suivante à l’insertion pour la 2ème fois de la même référence :

  • Dans le texte de la note de bas de page, ouvrez le menu Insertion > Renvoi > catégorie Note de bas de page
  • Dans la liste, sélectionnez la note pour laquelle vous souhaitez insérer un renvoi sur le numéro de la note :

renvoi

Vous obtenez alors ceci comme résultat en note de bas de page :

note

Si la numérotation des notes de bas de page vient à changer, il sera nécessaire de mettre à jour les champs :

  • Sélection des notes de bas de page dans lesquelles vous avez inséré un renvoi, puis bouton droit de la souris > commande « Mettre à jour les champs »; Word renvoie alors le message d’avertissement « Impossible d’annuler cette action Continuer? » cliquez sur OUI
Vous pourriez créer un style de caractères pour placer le numéro en exposant ou alors appuyez sur les touches Cmd + Maj + 0 pour placer le numéro en exposant.