Word – Créer deux index à l’aide d’un tableau de concordance

Contexte

Votre thèse doit contenir deux index, un index des concepts et un index des auteurs. Dans l’index des concepts, vous devez regrouper les termes au singulier et au pluriel sous la même entrée, en effet « traumatisme collectif » et « traumatismes collectifs » ne doivent pas faire l’objet de deux entrées dans l’index.

Solution : créer un tableau des concordances dans un 2ème document Word

  • Ouvrez un document Word vierge et insérez un tableau de deux colonnes
  • Tapez dans la 1ère colonne les termes tels qu’ils apparaissent dans votre thèse et que vous souhaitez marquer comme entrée d’index
  • Tapez en face dans la 2ème colonne les termes tels qu’ils doivent apparaître dans l’index
  • Dans la colonne 2, tapez “\f “c à la fin de chaque terme, comme ci-dessous (le commutateur \f permettra de distinguer les entrées d’index lors de la création des deux index). J’ai utilisé les lettres « a » pour « auteurs » et « c » pour « concepts » mais n’importe quelles lettres pourraient faire l’affaire

  • Une fois le tableau des concordances établi, sauvegardez-le (par ex. « Tableau des concordances.docx ») et fermez ce document
  • Ouvrez votre thèse (laquelle ne contient à priori ni champ XE ni champ d’index pour l’instant); vous pouvez vous placer au début ou à la fin du document
  • Allez dans l’onglet Références > cliquez sur le bouton Insérer un index (l’idée étant de marquer les entrées à l’aide du tableau de concordances)
  • Cliquez sur le bouton Marquage auto > désignez le fichier « Tableau des concordances.docx » et validez
  • Après validation, tous les termes trouvés sont marqués à l’aide du champ XE

Attention ! si vous utilisez deux fois de suite votre tableau des concordances, les codes de champs XE seront insérés à double dans votre document et à double dans l’index.

  • Allez à l’endroit où vous souhaitez insérer les deux index
  • Insérez un champ d’index (Insertion > Champ > Table et index > Index)
  • Dans la boîte de dialogue Champ, cliquez sur le bouton Options et entrez les commutateurs suivants pour l’index des auteurs (détail sur les commutateurs à la fin de l’article) :

  • Une fois le champ INDEX inséré dans votre document, vous pouvez utilisez le clic-droit sur le champ pour le mettre à jour et/ou utiliser la commande Basculer les codes de champs
  • La commande Basculer les codes de champs vous permet de copier/coller le champ et y apporter la modification nécessaire pour la création du 2ème index, à savoir remplacer la lettre « a » par la lettre « c ». Au final, vous devez obtenir ceci :

Explication concernant les commutateurs

  • INDEX = code de champ permettant d’insérer un index
  • \f “a“ = permet d’identifier les auteurs dans le document ( \f « c » pour les concepts)
  • \e “,“ = défini la ponctuation entre les entrées d’index et les numéros de page. Si on souhaite une autre ponctuation, il suffit de modifier le séparateur à l’aide d’un clic-droit sur l’index > Basculer les codes de champs, faire la correction puis rebasculer et mettre à jour le champ
  • \h “A“ = insère les lettres alphabétiques entre les entrées (A, B, C…)
  • \c “2“ = formate l’index sur 2 colonnes (et insère un saut de section continu bien entendu)
  • \z “1036“ = défini la langue (1036 est égal au français

Word – Créer un dictionnaire personnel de noms propres

Contexte

Vous travaillez sur des documents mentionnant régulièrement des villes et villages de l’île d’Anglesey. Vous butez régulièrement sur l’orthographe de certains noms dont le fameux village de « Llanfairpwllgwyngyllgogerychwyrndrobwllllantysiliogogogoch ».

Remarque: sur cette île, certains noms de villages ne comportent d’un seul mot, d’autres sont composés tel que « Llanfihangel Ysgeifiog ».

Vous souhaitez pouvoir disposer d’un système permettant de repérer et corriger les noms des villages lorsque ceux-ci sont mal orthographiés dans vos documents.

Solution : se créer un dictionnaire personnel

  • Pour pouvoir créer un dictionnaire personnel avec les noms des villes d’Anglesey, vous devez disposer au départ d’un document Word listant les mots à ajouter au futur dictionnaire, lesquels seront séparés par des Enter, comme ceci :

  • Indiquez que cette liste est en Anglais GB.
  • Sauvegardez ce document au format Word (vous en aurez sans doute besoin à une autre occasion)
  • Copiez la liste des noms des villes
  • Allez dans les Préférences de Word > Grammaire et orthographe
  • Cliquez sur le bouton Dictionnaires puis bouton Nouveau
  • Dans la boîte de dialogue Enregistrer, donnez un nom au fichier, par ex. « VillesAnglesey.dic ». Si on est tatillon, ce fichier devrait être classé dans le dossier « /Users/votrenom/Library/Group Containers/UBF8T346G9.Office » mais vous pouvez fort bien le sauvegarder dans votre dossier Documents

  • Une fois le fichier créé, indiquez dans la boîte de dialogue ci-dessus que le dictionnaire est en anglais et cliquez sur OK
  • Allez dans votre dossier Documents et ouvrez le fichier « VillesAnglesey.dic » avec TextEdit (clic droit > Ouvrir avec…)
  • Dans le fichier ainsi ouvert, supprimez la ligne #LID qui ne sert à rien
  • Collez la liste des noms des villes que vous aviez copiée:

  • Sauvegardez le fichier VillesAnglesey.dic (Cmd+S) et quittez TextEdit
  • Ouvrez un nouveau document Word (ou un ancien) et testez votre dictionnaire personnel en tapant par ex « Llanfairpwllgwyngyllgogerychwyrndrobwllllantysiliogogogoch » en veillant bien évidemment à faire une faute d’orthographe
  • En se basant sur VillesAnglesey.dic, Word va indiquer que le mot est écrit faux et va vous proposer de le corriger via le système des corrections automatiques

Attention : les noms des villages composés de plusieurs mots ne seront pas pris en compte; en effet Word ne « supporte » dans ses dictionnaires (y.c. le vôtre) qu’un seul mot par paragraphe.

Word – Conserver de la couleur des caractères dans une table des matières

Contexte

Vous avez utilisé les styles de titre (Titre1, Titre2, Titre3…) pour mettre en forme un rapport. Vous avez inséré dans les titres du rapport des caractères spéciaux en couleur pour indiquer des tendances, comme ci-dessous.

Vous souhaitez pouvoir disposer d’une table des matières qui respecte les couleurs des caractères spéciaux, comme ci-dessous. Or vous constatez qu’à l’insertion de la table des matières, les caractères sont tous écrits en noir.

Solution

  • Placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer la table des matières
  • Appuyez sur Cmd+F9 sur Mac ou Ctrl+F9 sur PC pour insérer un code de champ { }
  • Entre les accolades, tapez les infos suivantes :

TOC \o “1-2“ \* MERGEFORMAT (attention, les guillemets sont des bâtons pas des chevrons)

  • Le champ dois ressembler à ceci; remarquez les espaces entre les différents éléments

  • Faites un clic-droit sur le champ et choisissez la commande Mettre à jour les champs

Explication sur le champ inséré :

  • TOC = Insère une table des matières
  • \o = indique que ce qui va suivre correspond à un niveau de plan
  • 1-2 indique que vous ne souhaitez faire figurer que 2 niveaux de titre dans votre table des matières
  • \* = commutateur indiquant que ce qui va suivre concerne de la mise en forme de texte
  • MERGEFORMAT = conserve la mise en forme faite manuellement (dans notre cas, les couleurs des caractères spéciaux)

Remarquez que si vous tentez d’ajouter le commutateur \h afin d’obtenir une table des matières cliquable en PDF, les couleurs des caractères disparaissent. Bien entendu, je mettrai à jour cet article si je trouve une solution au problème du \h.

Word – Insérer un PDF dans un document Word

Contexte

Vous travaillez sur la mise en page de votre thèse et souhaitez y insérer des articles que vous possédez au format PDF. Vous souhaitez que la mise en forme des articles (multi-colonnage, schémas, en-tête) soit parfaitement conservée. Pour cette raison, vous renoncez à copier-coller le texte desdits articles dans votre document Word.

Solution : l’article PDF ne fait qu’une seule page (cas plutôt rare)

  • Placez-vous au bon endroit dans Word (en ayant fait au préalable soit un saut de page ou un saut de section selon vos objectifs en matière de gestion d’en-tête)
  • Glissez simplement l’article en PDF dans Word
  • Si souhaité, redimensionnez l’objet ainsi inséré à l’aide des poignées de redimensionnement

Solution : l’article PDF fait plusieurs pages

  • Créez par ex. sur votre Bureau un dossier pour stocker les futurs fichiers
  • Ouvrez le PDF dans Acrobat (pas Reader, l’autre)
  • Allez dans le menu Fichier > Exporter vers > Image
  • Choisissez le format JPEG et cliquez sur le bouton Options > choisissez Qualité Maximale dans les zones Niveaux de gris et Couleur
  • Sauvegardez le résultat dans le dossier créé précédemment; vous obtenez un fichier image pour chaque page du PDF
  • Glissez ensuite les images aux endroits souhaités dans Word

Word 2016/2019 – Résoudre le problème de « Error! Use the Home tab to apply Titre 1 to the text that you want to appear here »

Contexte

Vous possédez Office 2016/2019 version française (ou italienne, allemande, etc…) . Vous travaillez sur la mise en page de votre thèse et vous avez inséré le champ Refstyle en en-tête pour faire se répéter automatiquement les titres de chapitre tout au long de votre document. Vous avez choisi comme style de référence « Titre 1 ». Une fois le document terminé, vous souhaitez bien entendu en faire un PDF avec les liens hypertextes cliquables. Vous avez donc opté pour la bonne méthode « Fichier > Enregistrer sous > PDF > option Idéal pour la distribution électronique et l’accessibilité ». Or, à l’ouverture de votre PDF, vous constatez qu’à la place des titres de chapitre, il est écrit « Error! Use the Home tab to apply Titre 1 to the text that you want to appear here » dans les en-têtes de votre document.

Solution

  • Ouvrez votre document Word et atteignez le premier en-tête dans lequel vous avez inséré le champ REFSTYLE; étant donné que vos en-têtes sont liées entre elles de section en section, la procédure ci-dessous fonctionnera sur tous les chapitres.
  • Faites un clic droit sur le champ > commande Basculer les codes de champs afin d’obtenir ceci :

  • A la place du mot Titre, tapez Heading (veillez à conserver l’espace entre Heading et le chiffre 1)
  • Supprimez l’information de mise en forme \ * MERGEFORMAT; le résultat doit être le suivant

  • Laissez le champ affiché ainsi (ne rebasculez surtout pas le code de champ) et ne sauvegardez-pas non plus votre document Word
  • Allez dans Fichier > Enregistrer sous > PDF > option Idéal pour la distribution électronique et l’accessibilité
  • Cliquez sur Exporter
  • Ouvrez le PDF et vérifier les en-têtes; remarquez au passage que la table des matières, les renvois et les URL sont cliquables
  • Si tout est OK (ça doit…), fermez le document Word sans le sauvegarder; en effet, si l’information Heading est conservée dans l’en-tête, ça sera cette fois-ci dans Word que le champ ne sera pas correctement interprété 🙄

PS : la suppression du paramètre \ * MERGEFORMAT permet d’éviter que le 1er mot du titre apparaisse en gras

Word 2016 – Insérer un index à partir d’un fichier d’entrées d’index

Contexte

Plutôt que de marquer manuellement les mots devant figurer dans l’index de votre document, vous préférez utiliser un fichier Word indépendant listant les mots/expressions. Cette méthode présente l’avantage de disposer en tout temps d’une liste disponibles pour d’autres longs documents traitant du même thème.

Solution

Créez le fichier d’index en respectant les points suivants :

  • Ouvrez un document Word vierge et tapez une entrée d’index par paragraphe suivie d’un saut de paragraphe :

  • Dans ce document, la police de caractère doit être la même que celle choisie dans votre long document ; modifiez donc le style Normal du document « Index » afin qu’il corresponde à celui utilisé dans votre long document
  • La casse doit être respectée (montagne du destin ≠ Montagne du Destin)
  • Alimentez le document « Index » au fur et à mesure du travail et sauvegardez-le régulièrement
  • Une fois le document « Index » complété, dans votre long document, allez dans l’onglet Références > Insérer un index > bouton Marquage auto
  • Désignez le fichier Word comportant les entrées d’index et validez; tous les mots correspondants dans le texte seront marqués par le code XE; les mots non-correspondants seront simplement ignorés
  • A la fin du document, insérez ensuite l’index (Références > Insérer un index)
  • Par la suite, si le document « Index » est enrichi de nouveaux mots, refaites simplement la procédure et mettez à jour l’index

Remarques

Le marquage, qu’il soit automatique ou manuel, marque toutes les occurrences d’un mot écrites de manière parfaitement similaire, autrement dit la casse, le genre et le nombre doivent être respectés (Gandalf ≠ gandalf, Hobbit ≠ Hobbits, aventurier ≠ aventurière), dans le cas contraire Word fera la distinction entre ces mots et créera une entrée d’index pour chaque variation du mot :

Remarquez dans l’exemple ci-dessus que les mots figurant dans la table des matières (en chiffres romains) ont également été marqués. Il est donc nécessaire d’enlever manuellement les codes XE insérés dans la table des matières ; ceux-ci ne reviendront pas lors de la mise à jour de la table.

Word 2016 – Créer une table des références

Contexte

Votre long document contient plusieurs références à des articles de loi par exemple « art. 40 CO », « art. 40 al. 3 lit. f CO » et « art. 40 et 55 CO ». Vous aimeriez insérer un index reprenant ces références; toutefois, vous souhaitez que l’index mentionne uniquement l’information « art. 40 » avec les numéros de page où figurent les « variantes d’art. 40 », comme ceci :

Solution : utiliser les entrées de table de références plutôt que les entrées d’index

  1. Sélectionnez précisément la 1ère occurence de « art. 40 » (sans sélectionner autre chose que « art. 40 »)
  2. Allez dans l’onglet Références > Bouton Citation
  3. Conservez l’information « art. 40 » dans la zone Texte sélectionné
  4. Sous Catégorie, choisissez Lois
  5. Conservez l’information dans la zone Citation courte
  6. Cliquez sur le bouton Marquer tout et fermez la boîte de dialogue
  7. Toutes les occurrences où figure « art. 40 » sont alors accompagnées du code {TA \s « art.40 »}. La première occurrence (celle que vous avez sélectionnée au point 1) est accompagnée du code {TA \l « art. 40 » \s « art.40 » \c 2} qu’il faut comprendre ainsi :
  • TA : insère une entrée de la table des références
  • \l : défini le texte de la citation longue (c’est cette information qui sera reprise par la table des références)
  • « art. 40 » : indique la sélection que vous avez faite dans le texte
  • \s « art.40 » : défini la citation courte
  • \c 2 : indique la catégorie choisie au point 4
  1. Insérez ensuite la table de référence (onglet Références) > bouton Insérer une table des références
  2. Choisissez son format et choisissez la catégorie Lois
  3. Si souhaité, laisser cochée l’option Utiliser passim

Le code inséré dans le document est de type {TOA \h \c « 2 » \p } qui faut comprendre ainsi :

  • TOA : insère une la table des références
  • \h : écrit le titre de la catégorie au-dessus de la table, dans notre exemple le mot « Lois »
  • \c « 2 » : crée une table de références pour les entrées appartenant à la catégorie n°2 (Lois)
  • \p : commutateur indique que si des références similaires sont trouvées dans plus de 5 pages et au-delà, l’abréviation « passim » figurera à la place des numéros de page (« passim » signifiant « dans divers passages de cet ouvrage« )

Word – Créer des entrées d’index singulier / pluriel

Contexte

Vous êtes en train de mettre en page un cahier des charges et souhaitez créer un index indiquant tous les numéros de pages où les mots objectif et objectifs ont été trouvés. Vous constatez, après avoir marqué les deux mots et inséré un index, que Word a créé deux entrées d’index distinctes (ce qui est ballot).

Solution

  • Sélectionnez le mot objectif (au singulier)
  • Allez dans l’onglet Références et cliquez sur le bouton Marquer entrée
  • Cliquez sur le bouton Marquer tout
  • Parcourez votre document et sélectionnez cette fois-ci le mot objectifs (au pluriel)
  • Dans l’onglet Références, cliquez sur le bouton Marquer entrée
  • Dans la boîte de dialogue Marquer les entrées d’index, sous la zone Entrée, enlevez le « s »
  • Cliquez sur le bouton Marquer tout et fermez la boîte de dialogue
  • Insérez ensuite l’index; les mots objectif et objectifs seront ensemble sur la même ligne avec les numéros des pages où Word les aura trouvés

Word 2016 – Inclure le surlignage dans un style personnalisé

Contexte

Vous êtes en train de relire un chapitre de votre thèse. Vous souhaitez passer certains mots ou paragraphes « au stabilo » et en gras afin de les mettre en évidence en vue d’un traitement ultérieur. Plus tard, vous souhaitez évidemment vous débarrasser rapidement de ce surlignage. Vous avez pensé à créer un style personnalisé, mais vous constatez qu’il n’est pas possible d’inclure le surlignage dans le style.

Solution : utiliser la trame de fond plutôt que le surlignage

  • Sélectionnez un mot et appliquez-lui la couleur de fond de votre choix (onglet Accueil > bouton Bordures > Bordure et Trame… > Trame de fond > Remplir > choisissez la couleur souhaitée, indiquez TEXTE dans la zone Appliqué à et validez
  • Conservez la sélection du mot et mettez-le en gras
  • Ouvrez le Volet des styles > Nouveau style
  • Donnez-lui un nom (par ex. Surlignage) et indiquez qu’il s’agit d’un style de type CARACTÈRE
  • Au bas de la boîte de dialogue, cliquez sur le bouton Format > Touches de raccourci
  • Attribuez un raccourci-clavier en veillant à ce qu’il ne soit pas déjà utilisé par Word (par ex. Cmd+7) et validez le tout

Astuce : avant de valider, incluez dans le nom du style le raccourci-clavier que vous avez choisi par exemple : Surlignage (Cmd7) sera visible dans le Volet des styles

  • Une fois votre style perso créé, cliquez sur un mot et appuyez sur Cmd+7
  • Pour mettre en forme un paragraphe entier, sélectionnez-le et appuyez sur Cmd+7

Par la suite, pour vous débarrasser du surlignage, vous avez deux possibilités :

  1. soit vous décidez de supprimer le style Surlignage car vous estimez que vous n’en avez plus besoin (le texte préalablement surligné revient en style Normal)
  2. soit vous décidez de modifier l’apparence du sytle Surlignage afin qu’il ressemble au style Normal (le texte préalablement surligné conserve le style Surlignage)… j’ai une préférence pour la 1ère possibilité…

Word 2016 – Copier un document contenant des marques de révision

Contexte

Vous avez rédigé les chapitres de votre thèse dans plusieurs documents Word. Certains chapitres possèdent des commentaires et des marques de révision (par ex. Chapitre 2.docx) que vous souhaitez bien entendu conserver afin de les traiter ultérieurement. Vous souhaitez regrouper vos chapitres en un seul document en utilisant le copier-coller. Vous constatez, suite au copier-coller, que seuls les commentaires ont été conservés; les révisions quant à elles ont toutes été « acceptées » par Word lors de la copie.

Solution

  • Ouvrez le document (par ex. Chapitre 1.docx) dans lequel vous souhaitez insérer le document (par ex. Chapitre 2.docx) contenant les marques de révision et les commentaires
  • Placez votre curseur à la fin de Chapitre 1.docx
  • Profitez de faire un saut de section de type Page Impaire car Chapitre 2 doit très certainement débuter sur une page impaire
  • Allez dans l’onglet Insertion > bouton Objet > Texte d’un fichier > désignez le document Chapitre 2.docx
  • Veillez dans l’onglet Révision à visualiser Toutes les marques

Remarquez que cette manipulation n’a pas pour autant activé le mode Révision dans le document Chapitre 1.docx.