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FileMaker – Regrouper et décompter rapidement des données

Contexte

Vous avez créé une base de données (par ex. pour gérer un fichier d’adresses) et souhaitez ajouter rapidement une rubrique statistique permettant de regrouper et décompter des valeurs (par exemple le nombre de femmes et d’hommes dans votre base). Vous aviez prévu au préalable une rubrique appelée Sexe indiquant sous forme de cercle d’option si la personne est un homme ou une femme.

Solution

  • Affichez le modèle souhaité (dans notre cas, le modèle affichant les coordonnées des personnes) et passez en mode d’affichage sous forme Tableau
  • Pointez sur l’en-tête de colonne de la rubrique Sexe et cliquez sur le menu déroulant de la rubrique
  • Choisissez la commande Ajouter Regroupement au-dessus par Sexe, puis dans le même menu choisissez Sous-totaux au-dessus > Décompte *
  • Pour d’avantage de lisibilité, vous pourriez ajouter le libellé de la valeur (Homme ou Femme) de la rubrique Sexe qui a servi au regroupement. Pour cela, faites un clic-droit dans la zone de regroupement (juste à proximité de l’information Décompte : xxx mais pas directement dessus) et dans le menu contextuel qui apparaît choisissez la commande Ajouter la rubrique de regroupement Sexe.
  • Quittez l’affichage sous forme Tableau en enregistrant les modifications apportées au modèle
  • Allez ensuite dans la boîte de dialogue Gérer la base de donnée (à l’aide du raccourci Cmd + Maj + D); vous constatez la rubrique Statistique Décompte a été automatiquement créée
* Si, en affichage Tableau, vous visualisez des « ? » à la place du résultat de la statistique, c’est que tout simplement la colonne du tableau est trop étroite pour afficher la totalité des informations…

FileMaker – Créer rapidement des rubriques Statistique

Contexte

Vous avez créé une base de données et souhaitez ajouter rapidement quelques rubriques de type Statistiques (Moyenne, Décompte, Total, etc…)

Solution

  • Affichez le modèle souhaité et passez en mode d’affichage sous forme Tableau
  • Pointez sur un en-tête de colonne (par exemple l’en-tête de la rubrique Tarif) et cliquez sur le menu déroulant de la rubrique
  • Choisissez la commande Sous-totaux au-dessus ou Sous-totaux au-dessous, puis la statistique souhaitée (Maximum, Moyenne…). Remarquez que plusieurs choix simultanés sont possibles
  • Allez ensuite dans la boîte de dialogue Gérer la base de donnée (à l’aide du raccourci Cmd + Maj + D); vous constatez que les rubriques Statistiques ont été automatiquement créées
Si, en affichage Tableau, vous visualisez des « ? » à la place du résultat de la statistique, c’est que tout simplement la colonne du tableau est trop étroite pour afficher la totalité des informations…

 

FileMaker – Utiliser la recherche rapide

Problème

Vous souhaitez rechercher une donnée (par ex. le mot « vacances ») dans vos enregistrements mais vous ne savez pas dans quelle rubrique a été saisie cette information (ou alors vous soupçonnez que cette information peut se trouver dans plusieurs rubriques). Le mode Recherche ne fait donc pas l’affaire pour ce type de recherche.

Solution

  • Restez en mode Utilisation
  • Tapez votre mot-clé (vacances) dans la zone de recherche rapide en haut à droite de l’interface; tous les enregistrements possédant le mot « vacances » dans n’importe quelle rubrique sont alors trouvés

Suite du problème

Après avoir effectué cette recherche rapide, vous constatez que FileMaker renvoie bel et bien des résultats mais certaines rubriques contenant le mot-clé en question (vacances) ne sortent pas dans les résultats. La raison est la suivante : une ou plusieurs rubriques de votre modèle ne prennent pas en charge la recherche rapide.

Suite de la solution

  • Passez en mode Modèle; vous constatez que certaines rubriques de votre modèle affichent une icône « loupe verte », d’autres une « loupe jaune » et d’autres « Pas de loupe ».
Loupe verte : indique que les recherches rapides peuvent porter sur cette rubrique
Loupe jaune : indique que les recherches rapides peuvent porter sur cette rubrique mais que la recherche peut prendre davantage de temps (rubrique externe, table externe…)
Loupe grise : toutes les rubriques possèdent une loupe grise; cela signifie que vous avez décoché l’option Activer la recherche rapide dans la boîte de dialogue Format de modèle
Pas de loupe : aucune recherche rapide ne peut être effectuée sur cette rubrique (notre problème est donc là).
  • Sélectionnez les rubriques n’ayant « Pas de loupe »
  • Affichez l’Inspecteur > onglet Données > catégorie Comportement
  • Cochez l’option Inclure la rubrique dans la recherche rapide
  • Sortez du modèle et refaites votre recherche rapide

FileMaker – Choisir entre rubrique de type Texte ou Nombre

Vous vous posez la question, lors de la création de rubrique, s’il est préférable d’utiliser le type Texte ou le type Nombre ?

Utilisez le type Nombre

  • si vous souhaitez pouvoir effectuer un tri par ordre numérique (où le nombre 10 figurerait après le 9 et avant le 11)
  • si vous souhaitez utiliser plus tard les données dans des rubriques de type Calcul ou Statistique

Utilisez le type Texte

  • si vous souhaitez pouvoir effectuer un tri par ordre alphabétique de gauche à droite, (autrement dit où le nombre 10 figurerait entre le 1 et le 2)
  • si vous souhaitez pouvoir saisir des informations commençant par un zéro
    (N° postaux, N° de tél, N° d’article, N° d’enregistrement…)
  • si vous souhaitez pouvoir taper un retour chariot (Enter) car les rubriques de type Nombre ne peuvent pas contenir de retour chariot

FileMaker – Créer des cercles d’option avec une valeur par défaut

Contexte

Vous souhaitez créer une rubrique affichant les valeurs Oui ou Non sous forme de cercle d’option. Vous aimeriez définir une valeur par défaut, par ex. « oui ».

Solution

    • Créez une rubrique de type Texte > cliquez sur le bouton Options > onglet Entrée Automatique et cochez la case « Données »
    • Dans la zone de saisie, tapez le texte devant figurer par défaut, dans notre exemple « oui »
    • Validez la boîte de dialogue Options de la rubrique
    • Allez dans le menu Fichier > Gérer > Listes de valeurs
    • Créez une liste de valeur appelée Oui_Non et tapez Oui et Non dans la zone Utiliser les valeurs personnalisées
    • Validez cette nouvelle liste de valeur
    • Passez en mode Modèle et insérez la rubrique dans le modèle souhaité
    • Présentez-la sous forme de jeu de cercle d’option (à l’aide de l’Inspecteur > onglet Données)
    • Indiquez que les valeurs proviennent de la liste Oui_Non créée précédemment
    • Quittez le mode Modèle et créez un nouvel enregistrement pour vérifier que la valeur définie par défaut apparaisse automatiquement

FileMaker – Les 5 premières rubriques indispensables

  1. Commencez par créer les 5 rubriques « Utilitaires » ci-dessous dans une table appelée par ex. « Paramètres »
  2. Par la suite, vous pourrez simplement copier-coller* ces 5 rubriques lorsque vous en aurez besoin dans vos futures tables

5rubriques

Le « z » est utilisé pour simplement stocker en fin de liste les rubriques de type « Utilitaire ». Vous les retrouverez ainsi facilement dans la liste des rubriques.
« kp » est utilisé pour indiquer qu’il s’agit d’une rubrique identifiant une clé primaire dans une table (primary key), par opposition au « kf » identifiant une clé secondaire (foreign key).
« ID » quant à lui signifie que la rubrique contiendra des données permettant d’identifier un enregistrement de manière unique.
« lg » est utilisé pour indiquer que la rubrique a comme but de stocker la « traçabilité » des données (log). En utilisant ces méthodes pour nommer vos rubriques « Utilitaire » vous n’aurez ainsi pas de doute à l’avenir sur leur fonction.

* pour autant que vous soyez l’heureux propriétaire de la version Advanced