MacOS – Nommer ses dossiers et ses fichiers correctement

Contexte

Vous travaillez sur Mac et vous avez pris quelques libertés concernant le nommage de vos dossiers et fichiers. Cela ne vous a pas vraiment dérangé·e jusqu’à présent mais vous vous dites qu’entre l’usage de OneDrive, les dossiers partagés sur le NAS, l’envoi de fichiers via SwitchFileSender, il serait souhaitable voire nécessaire de faire preuve de davantage d’organisation et de discipline (si, si, sur Mac de la discipline…).

Pré-requis

  • Etre au clair de la différence entre un dossier, un sous-dossier et un fichier 😉
  • Vérifier que les extensions des fichiers soient affichées sur votre Mac (c’est mieux, ça fournit déjà une info utile), pour cela : Menu Finder > Réglages > Options avancées > Afficher toutes les extensions de fichiers
  • Savoir ce qu’est du CamelCase ou de l’Underscore : CeciEstDuCamelCase et Ceci_est_de_underscore

Conseils

Les caractères à éviter

Vos fichiers pouvant être ouverts sur un Mac ou un PC ou être déposés sur OneDrive ou un Cloud ou encore être envoyés via SwitchFileSender (ou autre…) :

  • Evitez les caractères spéciaux (, & / + >< ç @, ; : ! ?* % () []{}.
  • Evitez les espaces et les signes diacritiques : accent, tréma, cédille, ligature (æ, œ)
  • Le point est réservé à l’extension du fichier; à la place, utilisez le tiret « -« , l’underscore « _ » ou alors écrivez en CamelCase

Le sujet

Donnez un nom clair et explicite au fichier; ce nom peut contenir le sujet (procès-verbal, convention, procédure, formulaire, ordre du jour, rapport), la date et la version si le fichier est destiné à évoluer. Etant donné que les noms de fichiers ne devraient pas être trop longs (max 25 caractères), utilisez des abréviations pour désigner le sujet, par exemple PV, CONV, PRO, FOR, OJ, RAP… Les abréviations s’écrivent habituellement en majuscules.

Dans le nom du fichier, évitez les mots qui ne servent à rien tels que : pour, de, la, les, à, aux, et….

A moins d’une bonne raison, il est inutile de rappeler dans le nom du fichier l’indication déjà fournie par le dossier.

Exemple :

  • mon dossier s’appelle SUPPORTS
    • mon fichier se nomme : Word365_v02.docx et non Support_Word365_v02.docx
  • mon dossier s’appelle GESTION_COURS
    • le sous-dossier s’appelle Rapports_Statistiques
    • mes fichiers se nomment RAP2024_CoursCi_vf.docx
      et STAT2024_CoursCi_vf.xlsx

Je préfère indiquer les versions en minuscules (vf) afin de ne pas les confondre avec les initiales de personnes que j’indique si besoin en majuscules dans les noms de fichiers.
Je préfère également répéter des informations dans le nom du fichier (RAP ou STAT) car je trouve qu’il est plus facile d’effectuer des recherche sur OneDrive ou dans Teams.

Les versions

Si vous ne souhaitez pas indiquer un numéro de version, utilisez l’abréviation « vp » (version provisoire), « vc » (version corrigée) ou « vf »(version finale) ou toute autre abréviation claire qui conviendrait à vous et à votre équipe. Bien sûr, vous pouvez cumuler l’abréviation et le numéro de version vp01, vp02, vf03… etc.

Indiquez toujours un numéro à 2 chiffres : 01, 02, 03… voire même à trois chiffres si le volume de données est importante : 001, 002, 003

L’info importante en premier

Indiquez au début du fichier l’information la plus pertinente; dans le cas d’un PV hebdomadaire, il s’agit bien entendu de la date.

Exemple :

  • 20240608_PV (ou 2024-06-08_PV)

S’il existe plusieurs PV de réunions avec la même date, incluez le nom du service ou du projet.

Exemple :

  • 20240608_PV_PS.docx (ou aussi 2024-06-08_PV_PS.docx)
  • 20240608_PV_UniVers.docx (ou aussi 2024-06-08_PV_UniVers.docx)

Si vous souhaitez respecter la norme ISO 8601, le format de date doit être de type : AAAA-MM-JJ. Pour les noms de dossiers, seule l’année est indiquée.

Dans le cas d’un fichier où la date n’est pas l’information la plus importante, on pourrait retenir cette structure-là :

Préfixe_Contenu_Version_Date.extension

Exemple:

  • RAP_CoursCi_vf_202450117.docx
  • ou RAP2024_CoursCi_vf.docx
  • ou STAT_CoursCi_vf_2024.xlsx

Les plans de classement

Prévoyez un plan de classement lors que vous souhaitez établir une structure logique au sein d’un système de stockage (NAS, dossiers dans des équipes Teams…). Un plan de classement peut se mettre en place juste pour soi-même mais c’est plutôt rare.

Quelques règles à respecter pour que le plan de classement soit efficace:

  • Il doit être thématique allant du général au particulier

Exemple

1_COMPTABILITE
00_Facturation
000_FAC_Fournisseurs
001_FAC_Clients

  • Les noms des dossiers incluent une numérotation au début. Le nombre de chiffres indique s’il s’agit d’un dossier principal (1_) ou d’un sous-dossiers (00_) ou d’un sous-sous dossier (001_)
  • Pour plus de clarté, il conviendrait de s’arrêter au 3ème niveau de dossier
  • Le plan de classement ne devrait pas contenir de dossiers « Divers » ou « Autres », lesquels vont rapidement devenir des fourre-tout
  • Des documents ne doivent pas être présents à double dans la structure; plutôt que de créer des doublons, créez des liens ou des raccourcis (alias) pointant sur l’original
  • Le plan de classement doit être identique pour des documents électroniques ou papier
  • Le plan de classement doit être compris, approuvé et testé par les utilisateurs
  • Il doit être mis en place pour de nombreuses années

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