Powerpoint Mac : Imprimer les effets d’animation – parade au problème

Contexte

Votre présentation PowerPoint contient des diapositives faisant l’objet d’animations (listes à puces, graphiques, diagrammes, objets dessinés) et vous souhaitez pouvoir imprimer les étapes de ces animations (ou faire un PDF). Or, la fonctionnalité permettant d’imprimer les étapes d’une animation a disparu depuis de nombreuses années sur Mac et sur PC. Des solutions sous forme de complément d’applications (Add-in) sont disponibles sur le Web mais vous rechignez (et vous avez raison) à les installer sur votre ordi car il s’agit de macro-commandes dont vous ne pouvez vérifier ni le sérieux ni la source ni les effets indésirables.

Solution : être l’heureux propriétaire d’un Mac ?

  • Faites un clic-droit sur votre présentation PowerPoint > commande Ouvrir avec Keynote (que vous n’utilisez habituellement pas, mais peu importe)
  • Menu Fichier > Imprimer > cochez l’option « Toutes les étapes de composition »
  • Poursuivez l’impression ou cliquez sur le bouton PDF
  • Quittez Keynote sans sauvegarder
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PowerPoint – Ne pas imprimer les commentaires perso en mode Page de commentaire

Contexte

Vous avez utilisé la zone des commentaires au bas des diapositives pour saisir des informations qui vous sont utiles en tant qu’orateur puisqu’elles sont visibles pour vous lorsque vous projetez votre diaporama. Or, vous souhaitez imprimer votre présentation comme « support de cours » à distribuer aux participants afin qu’ils puissent durant votre cours saisir des notes au stylo en-dessous de chaque diapositive (1 par page). Vous pensiez donc imprimer votre présentation sous forme de Page de commentaires… sauf que vos commentaires perso s’impriment, ce que vous ne souhaitez pas. Vous avez bien essayé les autres possibilités d’impression mais elles ne font pas l’affaire.

Solution : bricoler une astuce en mode Modèle

  • Affichez votre présentation en mode Masque des commentaires (onglet Affichage > Masque des pages de notes)
  • Sélectionnez le cadre de la zone prévue pour les commentaires (il s’agit d’un rectangle au-dessous de la diapositive)
  • Allez dans l’onglet Format de la forme > Bouton Volet Format > Options de forme > Remplissage du texte > Transparence = 100%* (j’ai dit qu’il s’agissait d’un bricolage)
  • Sortez du mode d’affichage Masque; vous constatez que les commentaires que vous avez saisis sur vos diapositives demeurent écrits en noir
  • Si vous projetez votre diaporama (onglet Diaporama > Mode Présentateur), vos commentaires restent visibles pour vous
  • Si vous imprimez votre présentation en mode Commentaires, vos commentaires perso sont invisibles; vos participants ont donc la place de prendre des notes au stylo

* Contrairement à Word, l’option « Texte masqué » n’existe pas sous PowerPoint. Ceci dit, il serait également possible dans ce bricolage d’indiquer que le texte est écrit en blanc.

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Word 2016 – Créer une table des références

Contexte

Votre long document contient plusieurs références à des articles de loi par exemple « art. 40 CO », « art. 40 al. 3 lit. f CO » et « art. 40 et 55 CO ». Vous aimeriez insérer un index reprenant ces références; toutefois, vous souhaitez que l’index mentionne uniquement l’information « art. 40 » avec les numéros de page où figurent les « variantes d’art. 40 », comme ceci :

Solution : utiliser les entrées de table de références plutôt que les entrées d’index

  1. Sélectionnez précisément la 1ère occurence de « art. 40 » (sans sélectionner autre chose que « art. 40 »)
  2. Allez dans l’onglet Références > Bouton Citation
  3. Conservez l’information « art. 40 » dans la zone Texte sélectionné
  4. Sous Catégorie, choisissez Lois
  5. Conservez l’information dans la zone Citation courte
  6. Cliquez sur le bouton Marquer tout et fermez la boîte de dialogue
  7. Toutes les occurrences où figure « art. 40 » sont alors accompagnées du code {TA \s « art.40 »}. La première occurrence (celle que vous avez sélectionnée au point 1) est accompagnée du code {TA \l « art. 40 » \s « art.40 » \c 2} qu’il faut comprendre ainsi :
  • TA : insère une entrée de la table des références
  • \l : défini le texte de la citation longue (c’est cette information qui sera reprise par la table des références)
  • « art. 40 » : indique la sélection que vous avez faite dans le texte
  • \s « art.40 » : défini la citation courte
  • \c 2 : indique la catégorie choisie au point 4
  1. Insérez ensuite la table de référence (onglet Références) > bouton Insérer une table des références
  2. Choisissez son format et choisissez la catégorie Lois
  3. Si souhaité, laisser cochée l’option Utiliser passim

Le code inséré dans le document est de type {TOA \h \c « 2 » \p } qui faut comprendre ainsi :

  • TOA : insère une la table des références
  • \h : écrit le titre de la catégorie au-dessus de la table, dans notre exemple le mot « Lois »
  • \c « 2 » : crée une table de références pour les entrées appartenant à la catégorie n°2 (Lois)
  • \p : commutateur indique que si des références similaires sont trouvées dans plus de 5 pages et au-delà, l’abréviation « passim » figurera à la place des numéros de page (« passim » signifiant « dans divers passages de cet ouvrage« )
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Excel 2016 – Créer un lien hypertexte sur un graphique

Contexte

Votre classeur Excel dispose d’une feuille contenant des données (onglet Données) et de plusieurs feuilles contenant des graphiques (Graphe1, Graphe2 et Graph3).

Sur la feuille Données, vous souhaitez créer des liens permettant d’atteindre rapidement les graphiques. Vous constatez lors de la création de liens hypertextes que ceux-ci ne peuvent pas pointer sur les onglets où se trouvent vos graphiques (ce qui est ballot). Vous envisagez très sérieusement vous lancer dans la création de macros faisant le job…*

Solution : utiliser quand même des liens hypertextes, moyennant un petit arrangement

  • Créez des feuilles supplémentaires destinées à accueillir vos graphiques (dans mon exemple, je crée 3 feuilles appelées Hist, Secteur et Nuage). Il ne faut pas utiliser l’option Déplacer le graphique; en effet, cela fait une différence car si la feuille a été créée manuellement, on peut s’y référer lors de la création de lien hypertexte alors que si le graphique a été placé automatiquement par Excel sur une nouvelle feuille, il ne sera pas possible de s’y référer
  • Copiez-collez les graphiques sur les feuilles Hist, Secteur et Nuage (les liens avec les données seront conservés); redimensionnez les graphiques si nécessaire
  • Une fois les graphiques placés sur les feuilles Hist, Secteur et Nuage, retournez dans la feuille Données et insérez par ex. des icônes
  • Pour chacune des icônes, créez des liens hypertextes (clic droit sur l’icône > Lien hypertexte) pointant sur les onglets Hist, Secteur et Nuage :

  • Sur chaque feuille contenant un graphique, insérez un bouton Retour pour atteindre facilement la feuille Données
  • Sauvegardez votre classeur, vérifiez que tout est OK puis supprimez les anciennes feuilles contenant les graphiques (Graphe1, Graphe 2 et Graph 3)

Détail qui fait boutique : sur les feuilles Hist, Secteur et Nuage, supprimez l’affichage du quadrillage des cellules (Préférences d’Excel > Catégorie Affichage > Quadrillage)

* Souvenez-vous que les classeurs contenant des macros présentent deux inconvénients :
1° un message d’alerte apparaît à chaque ouverture des classeurs et 2° les logiciels de messagerie rechignent à envoyer de tels fichiers.

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Word – Créer des entrées d’index singulier / pluriel

Contexte

Vous êtes en train de mettre en page un cahier des charges et souhaitez créer un index indiquant tous les numéros de pages où les mots objectif et objectifs ont été trouvés. Vous constatez, après avoir marqué les deux mots et inséré un index, que Word a créé deux entrées d’index distinctes (ce qui est ballot).

Solution

  • Sélectionnez le mot objectif (au singulier)
  • Allez dans l’onglet Références et cliquez sur le bouton Marquer entrée
  • Cliquez sur le bouton Marquer tout
  • Parcourez votre document et sélectionnez cette fois-ci le mot objectifs (au pluriel)
  • Dans l’onglet Références, cliquez sur le bouton Marquer entrée
  • Dans la boîte de dialogue Marquer les entrées d’index, sous la zone Entrée, enlevez le « s »
  • Cliquez sur le bouton Marquer tout et fermez la boîte de dialogue
  • Insérez ensuite l’index; les mots objectif et objectifs seront ensemble sur la même ligne avec les numéros des pages où Word les aura trouvés
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EndNote – Résoudre le problème d’ouverture des fichiers savedrecs.ciw (Web of Science)

Contexte

Vous avez téléchargé des références depuis Web of Science portant l’extension .ciw. Toutefois, vous constatez que 1° EndNote ne parvient pas à les ouvrir ou 2° il rechigne et finalement y parvient mais après avoir dû répondre à moultes boîtes de dialogue (vous avez bien confirmé que ces fichiers .ciw devaient être ouverts à l’avenir avec EndNote mais vous obtenez encore ces satanées boîtes de dialogue de confirmation).

Solution

  • Fermez votre librairie EndNote
  • Si ça n’est pas déjà fait, téléchargez un fichier .ciw depuis Web of Science et déposez-le sur votre Bureau
  • Sélectionnez le fichier et appuyez sur Cmd + i afin d’obtenir les informations sur le fichier
  • Dans la zone Ouvrir avec, choisissez EndNote comme application, cliquez sur le bouton Tout modifier et confirmez
  • Ouvrez ensuite votre librairie EndNote
  • Double-cliquez sur le fichier .ciw se trouvant sur votre Bureau ; il doit maintenant apparaître dans le dossier Imported References d’EndNote
  • Laissez votre librairie ouverte et refaites d’autres recherches et téléchargements depuis WoS
  • A partir de maintenant, si vous cliquez sur les fichiers téléchargés, ils s’ajouteront au dossier Imported References ; cela fonctionnera aussi si vous avez coché et téléchargé plusieurs références en une seule opération (dans le même fichier .ciw)
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Excel 2016 – Résoudre le problème du (vide) dans un tableau croisé dynamique

Contexte

Vous avez créé un listing mis en forme à l’aide du bouton « Mettre sous forme de tableau ». Comme vous êtes prudent, vous avez ajouté une liste déroulante (Données > Validation des données > Liste) afin de contraindre les utilisateurs lors de la saisie.

Vous souhaitez obtenir quelques statistiques simples dans une vue plus compacte. Vous avez donc créé un tableau croisé dynamique (Insertion > Tableau croisé dynamique) se présentant comme ceci :

Vous constatez que ledit tableau affiche malheureusement une ligne ayant comme libellé (vide). Vous souhaitez faire disparaître cette information. Vous avez cherché une solution sur le Web et êtes tombé sur des suggestions plus ou moins farfelues.

Solution

1ère solution farfelue : « taper un espace blanc en lieu et place de (vide) dans la barre de formule. » C’est un bricolage qui ne tiendra pas l’épreuve de la mise à jour du tableau croisé… à éviter…

2ème solution un peu moins farfelue : « appliquer une mise en forme conditionnelle indiquant que si la cellule contient la valeur (vide), la police doit être blanche sur un fond blanc ». C’est un bricolage qui fera effectivement disparaître le texte mais pas la ligne sur laquelle est écrite le texte masqué. Il s’agit de la version améliorée du Tipp-Ex… à oublier…

3ème solution simple, efficace et sans mauvaise surprise : « respecter les règles de bases du tableau croisé http://people.unil.ch/jacquelinefrey/2014/04/excel-creer-un-tableau-croise-dynamique-regles-de-base/ et faire en sorte que le listing ne comporte aucune ligne vide ». L’information (vide) se supprimera d’elle-même au prochain clic-droit > Actualiser.

Contrairement au 1er exemple de tableau inséré au début de cet article, le tableau ci-dessus ne comporte plus de ligne vide à la fin; pour cela, j’ai utilisé la minuscule poignée verte en bas à droite.

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EndNote – Résoudre le problème d’espaces indésirables entre les champs

Contexte

Vous utilisez un style personnalisé (basé par exemple sur Annotated). Vous constatez, dans les références de type « Book », que si le champ Edition est vide, un double espace apparaît avant le lieu de publication. Ce problème d’espaces indésirables se produit également pour d’autres champs si ceux-ci ne contiennent pas de valeurs.

Solution : éditer le style personnalisé et y apporter quelques corrections, à savoir remplacer les espaces ordinaires par des espaces conditionnels. En effet, si une valeur n’est pas renseignée, l’espace qui accompagne cette valeur doit se supprimer de lui-même.

  • Edit > Output Style > Edit votre style perso…
  • Cliquez sur la catégorie Bibliography > Templates
  • Cliquez sur le style Book et remplacez après les bâtons* l’espace ordinaire par un espace conditionnel (appelé Link Adjacent) en forme de losange ?

*Petit détour sur les bâtons|

Les bâtons | représentent une séparation forcée permettant de séparer les champs si ceux-ci sont vides et de gérer de ce fait la ponctuation entre deux champs. Grâce ou à cause du principe de « la prépondérance du champ précédent », lorsqu’une ponctuation est située entre deux champs, elle est dépendante du champ précédent. Il est donc nécessaire de placer des séparations forcées | pour s’assurer qu’une virgule ou une parenthèse n’apparaît pas lorsqu’un champ est vide.

Exemples pour y voir plus clair :

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EndNote – Régler l’apparence des prénoms d’auteurs

Contexte

Vous utilisez le style APA6th et vous constatez qu’à l’insertion de plusieurs références du même auteur (appelons-le Eugene Subbotsky) dans votre document Word, le prénom de celui-ci apparaît dans chacune des références citées (et vous ne le souhaitez pas).

Vous constatez que le prénom Eugene n’apparaît pas si M. Subbotsky est seul auteur d’un titre. En effet, dès l’insertion d’une référence avec Eugene Subbotsky et un deuxième auteur, le prénom Eugene apparaît dans toutes les références.

Solution

  • Modifiez le style APA6th, dans EndNote > Menu Edit > Output Style > Edit APA6th
  • Dans Author Name, décochez l’option ci-dessous :

  • Fermez le style et sauvegardez-le sous un autre nom (EndNote fait automatiquement une copie du style dès qu’on apporte une modification)
  • Appliquez ensuite ce nouveau style dans Word
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Word 2016 – Inclure le surlignage dans un style personnalisé

Contexte

Vous êtes en train de relire un chapitre de votre thèse. Vous souhaitez passer certains mots ou paragraphes « au stabilo » et en gras afin de les mettre en évidence en vue d’un traitement ultérieur. Plus tard, vous souhaitez évidemment vous débarrasser rapidement de ce surlignage. Vous avez pensé à créer un style personnalisé, mais vous constatez qu’il n’est pas possible d’inclure le surlignage dans le style.

Solution : utiliser la trame de fond plutôt que le surlignage

  • Sélectionnez un mot et appliquez-lui la couleur de fond de votre choix (onglet Accueil > bouton Bordures > Bordure et Trame… > Trame de fond > Remplir > choisissez la couleur souhaitée, indiquez TEXTE dans la zone Appliqué à et validez
  • Conservez la sélection du mot et mettez-le en gras
  • Ouvrez le Volet des styles > Nouveau style
  • Donnez-lui un nom (par ex. Surlignage) et indiquez qu’il s’agit d’un style de type CARACTÈRE
  • Au bas de la boîte de dialogue, cliquez sur le bouton Format > Touches de raccourci
  • Attribuez un raccourci-clavier en veillant à ce qu’il ne soit pas déjà utilisé par Word (par ex. Cmd+7) et validez le tout

Astuce : avant de valider, incluez dans le nom du style le raccourci-clavier que vous avez choisi par exemple : Surlignage (Cmd7) sera visible dans le Volet des styles

  • Une fois votre style perso créé, cliquez sur un mot et appuyez sur Cmd+7
  • Pour mettre en forme un paragraphe entier, sélectionnez-le et appuyez sur Cmd+7

Par la suite, pour vous débarrasser du surlignage, vous avez deux possibilités :

  1. soit vous décidez de supprimer le style Surlignage car vous estimez que vous n’en avez plus besoin (le texte préalablement surligné revient en style Normal)
  2. soit vous décidez de modifier l’apparence du sytle Surlignage afin qu’il ressemble au style Normal (le texte préalablement surligné conserve le style Surlignage)… j’ai une préférence pour la 1ère possibilité…
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