Word 2016 Mac – Créer une table des matières cliquable en PDF

Contexte

Durant de nombreuses années, les tables des matières et des illustrations générées avec Word 2016 Mac étaient non-cliquables lorsqu’on sauvegardait ou imprimait le document en PDF.

La parade pour résoudre cet agaçant problème était de mettre la main sur une machine tournant sous Windows et de réaliser la table sous Word 2016 PC. Ceci appartient désormais au passé… voici comment faire sur Mac pour obtenir enfin des tables des matières et des illustrations cliquables.

Solution

  • Assurez-vous que votre version d’Office 2016 est à jour
  • Ouvrez votre document Word et insérez une table des matières (Références > Table des matières > Table des matières personnalisée)
  • Choisissez le format de la table et cochez l’option « Utiliser des liens hypertextes à la place des numéros de page » et validez
  • Faites votre PDF en allant dans le menu Fichier > Enregistrer sous > PDF (ça ne fonctionne pas avec Fichier > Imprimer > Save as Acrobat PDF)

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Word – Comparer deux versions d’un document

Contexte

Vous disposez d’un document original et d’une copie sur laquelle un relecteur a apporté des modifications (insertion, suppression de texte, mises en forme, etc..). Vous souhaitez savoir quelles sont les différences entre ces deux documents.

Solution

  • Ouvrez Word et allez dans le menu Outils > Suivi des modifications > Comparer des documents (dans Word 2016 vous pouvez aussi cliquer sur l’onglet Révision > Bouton Comparer)
  • Dans la zone Document Original, cliquez sur le bouton Parcourir et sélectionnez le document original
  • Dans la zone Document Révisé, cliquez sur le bouton Parcourir et sélectionnez la copie modifiée par le relecteur
  • Dans la boîte de dialogue Comparer des documents, cliquez sur le bouton permettant d’accéder aux options de comparaison et faites éventuellement des changements; c’est dans ces options que vous pouvez notamment décider que les modifications doivent être affichées ou non dans un nouveau document (l’original et la copie demeurant alors intactes)

  • Cliquez sur le bouton OK pour lancer la comparaison; vous obtenez alors un troisième document affichant toutes les différences sous forme de marque de révision
  • Traitez ces marques de révision comme vous en avez l’habitude
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Word – Numéroter et mettre en forme automatiquement un interview

Contexte

Lors de la saisie d’un interview, vous souhaitez numéroter et mettre en forme de manière différente les questions (en gras) et les réponses (en italique et en retrait). Les questions doivent être numérotées en commençant par 1, les réponses doivent également commencer par 1. Vous souhaitez en plus que les initiales de l’interviewer et de l’interviewé figurent avant la numérotation. Pour l’instant, vous disposez de quelques questions et réponses saisies simplement les unes sous les autres, comme ceci :

Solution

  • Sélectionnez la première question et mettez-la en forme à l’aide du bouton Numérotation de l’onglet Accueil en choisissant le modèle 1. 2. 3. proposé dans la galerie
  • Retournez sous le même bouton et cliquez sur la commande Définir un nouveau format de numérotation et, dans la zone Mise en forme de la numérotation, tapez avant le numéro les initiales (JF) de l’interviewer
  • Mettez en gras la question et modifiez la mise en retrait (retrait du haut à 0 et retrait du bas à 1.25 cm)
  • Ouvrez le volet des styles et cliquez sur le bouton Nouveau Style
  • Appelez ce style Question et validez
  • Sélectionnez la première réponse et mettez-la en forme à l’aide du bouton Numérotation de l’onglet Accueil en choisissant le modèle 1. 2. 3. proposé dans la galerie
  • Retournez sous le même bouton et cliquez sur la commande Définir un nouveau format de numérotation et, dans la zone Mise en forme de la numérotation, tapez avant le numéro les initiales (ML) de l’interviewé
  • Mettez en italique la réponse et modifiez la mise en retrait (retrait du haut à 1.25 et retrait du bas à 2.5 cm)
  • Dans le volet des styles, cliquez sur le bouton Nouveau Style
  • Appelez ce style Réponse et validez
  • Appliquez ensuite manuellement les styles ad hoc aux questions / réponses déjà dactylographiées
  • Afin de définir l’enchaînement des styles, modifiez le style Question en indiquant que le style Réponse doit suivre le style Question (zone Style du paragraphe suivant)
  • Modifiez le style Réponse en indiquant que le style Question doit suivre le style Réponse et à l’aide du bouton Format > Paragraphe indiquez que le paragraphe doit être suivi de 6pt d’espacement

Résultat :

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Word – Insérer une table des matières partielle

Contexte

Vous avez mis en page un long document à l’aide des styles de titres. Ce long document possède plusieurs parties (cela peut être des chapitres séparés par des sauts de section mais pas forcément). Vous souhaitez créer une table des matières pour une partie seulement de ce document.

Solution

  • Sélectionnez la partie de texte qui doit faire l’objet d’une table des matières
  • Attribuez un nom de signet à cette sélection (par ex. partie1)
  • Placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer la table des matières
  • Allez dans l’onglet Insertion > Champ > catégorie Table et Index
  • Insérez le champ TM (TOC) et cliquez sur le bouton Options
  • Insérez le commutateur \b et tapez le nom du signet; le champ doit ressembler à ceci :
    TOC \b partie1
  • Validez
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Word 2016 Mac – Les images ne s’impriment pas

Contexte

Vous avez inséré (ou copié-collé depuis le Web) des images dans un document Word. Vous avez utilisé les boutons Position ou Renvoi à la ligne automatique de l’onglet Format de l’image pour positionner ces images (autrement dit, vous avez fait de l’habillage d’image).

Les images apparaissent dans votre document mais lorsque vous faites un aperçu avant impression, une impression ou un PDF, les images disparaissent. Encore plus bizarre, les images que vous avez inséré sans utiliser l’habillage d’image apparaissent et s’imprime normalement 🤔

Solution

Si on exclu toute mauvaise manipulation de la part de l’utilisateur ou un bug de Word, il s’agit en fait d’une option d’impression qui devrait être cochée.

  • Allez dans les Préférences de Word > catégorie Impression et cochez l’option Objets dessins:

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Mind Manager 10 – Présenter une map existante sous forme d’arborescence

Contexte

Vous avez créé une map de type classique (radiale) et avez ajouté un nombre important de sujets, d’indicateurs et de notes. Vous vous apercevez que cette map devrait plutôt être présentée sous forme d’arborescence (il s’agit en fait de l’organisation des dossiers d’un serveur et l’arborescence conviendrait beaucoup mieux à la présentation des données). Or, vous constatez que le menu Format > Thème de map > Appliquer à partir du sélecteur ne propose pas de thème de map de type Arborescence (alors que vous savez que ça existe…)

Solution

  • Gardez votre map radiale ouverte
  • Créez une nouvelle map (Fichier > Nouveau à partir d’un modèle > Map Arborescente
  • Ne tapez rien dans ce nouveau fichier mais sauvegardez-le sur votre bureau avec l’extension .mmas (Fichier > Enregistrer sous > Format de fichier Thème de map)
  • Retournez dans votre map radiale et allez dans le menu Format > Thème de map > Appliquer à partir du fichier et désignez le fichier .mmas
  • Validez son application
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EndNote – Créer une bibliographie thématique

Contexte

Vous souhaitez obtenir dans EndNote une bibliographie thématique basée par ex. sur des mots-clés présents dans vos références (ou sur des noms d’auteurs ou sur des dates). Vous prévoyez d’imprimer cette bibliographie et également d’en faire un document (PDF ou Word).

Solution

  • Dans EndNote, sélectionnez les références à inclure dans la bibliographie thématique
  • Allez dans le menu References > Show Selected References
  • Allez dans le menu Tools > Subject Bibliography
  • Cliquez sur le champ souhaité (par ex. Keywords); c’est donc ce champ-là qui déterminera le regroupement des références :

  • Après validation, une 2ème boîte de dialogue affiche la liste des termes saisis dans le champ Keywords (pour les références sélectionnées préalablement) :

  • Choisissez à l’aide de la touche Cmd les termes souhaités et validez
  • Après validation, EndNote affiche la bibliographie thématique :

  • Utilisez ensuite les options présentes dans cette fenêtre :
    • Output Style permet d’appliquer un autre style
    • Le bouton Layout permet de personnaliser les formats des éléments de la bibliographie ainsi que la manière dont les termes choisis sont triés
    • Le bouton Terms permet d’ajouter ou de supprimer des termes choisis au préalable
    • Les boutons Print Preview et Print permettent d’imprimer la bibliographie thématique (ou d’en faire un PDF)
    • Le bouton Save As permet d’enregistrer la bibliographie thématique au format RTF, HTML ou Text Document UTF-8
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EndNote – Modifier la librairie à synchroniser

Contexte

Vous avez activé la synchronisation d’une librairie se trouvant sur votre ordi avec votre compte MyEndNoteWeb. Vous souhaitez changer la librairie à synchroniser car vous disposez d’une nouvelle librairie.

Après cette procédure, la nouvelle librairie sera synchronisée avec le compte EndNoteWeb. Toutefois, comme il est possible de ne synchroniser qu’une seule librairie, « l’ancienne » et la « nouvelle » seront fusionnées.

Solution

  • Ouvrez la nouvelle librairie à synchroniser dans EndNote
  • Allez dans le menu EndNote > Preferences > catégorie Sync; vous constatez que la librairie qui va être synchronisée est encore « l’ancienne »
  • Sortez des Préférences d’EndNote (il s’agissait juste d’une vérification)
  • Cliquez sur le bouton Sync Library pour lancer la nouvelle synchronisation
  • Répondez YES au message qui apparaît :

  • Par sécurité, acceptez ensuite la création d’une copie compressée de votre librairie
  • Connectez-vous à votre compte MyEndNoteWeb, vous constatez que les deux librairies ont été fusionnées
  • Procédez ensuite une recherche de doublons dans EndNote (References > Find Duplicates) ou dans MyEndNoteWeb (Organize > Find Duplicates)
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MindManager – Utiliser la saisie rapide

Contexte

Vous avez ouvert une nouvelle map, tapé le sujet central… et le syndrome de la page blanche vous atteint. Vous avez bien quelques idées mais la contrainte de devoir saisir des sujets et des sujets secondaires vous bloque complètement.

Solution

  • Allez dans le menu Fenêtre > Afficher la fenêtre de saisie rapide
  • Tapez en vrac les idées telles qu’elles vous viennent en tête; ne vous préoccupez ni de leur hiérarchie ni de leur pertinence (vous ferez le tri plus tard)

  • Glissez ensuite les sujets sur votre map; remarquez que le contenu de cette liste est également disponible pour d’autres map (pour autant que vous n’ayez pas fait glisser les sujets sur la map)
  • Si nécessaire, complétez ensuite votre map à l’aide de sujets et de sujets secondaires
  • Mettez-la en forme (boutons Entourage, Relation, Thème…)
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MindManager – Imprimer une map de grande taille

Contexte

Vous avez créé une map contenant un grand nombre de sujets et de sujets secondaires et à l’impression sur une page A4, votre map est illisible. Vous ne disposez pas d’une imprimante A3.

Solution : postérisez votre map

  • Mettez la main sur du scotch (en rouleau pas en bouteille)
  • Pour imprimer la map sur plusieurs pages, allez dans Fichier > Imprimer
  • Cliquez sur le bouton Afficher les détails
  • Indiquez le nombre de pages souhaité en vertical et en horizontal :

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