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PowerPoint – Appliquer le nouveau thème de l’Unil

- by Jacqueline Frey

Contexte

Vous possédez une présentation mise en forme à l’aide de l’ancien thème de l’Unil. Vous aimeriez appliquer le nouveau thème de l’Unil mais vous constatez que celui-ci en fait s’ajoute à l’ancien thème.

Solution

  • Ouvrez une nouvelle présentation basée sur le nouveau thème (ne créez pas de dia)
  • Cliquez sur le menu du bouton Nouvelle diapositive et choisissez la commande Insérer des diapositives d’une autre présentation
  • Sélectionnez le fichier et choisissez l’option Sélectionner les diapositives à insérer…
  • Veillez à décocher l’option Conserver la conception des diapositives d’origine et cliquez sur Tout insérer
Office / PowerPoint

PowerPoint – Problème de création d’un graphique Excel

- by Jacqueline Frey

Contexte

Vous avez ouvert une présentation PowerPoint et aimeriez créer un graphique Excel à l’aide de la fonctionnalité prévue à cet effet, or vous obtenez les messages d’erreur suivants :

graphique powerpoint

graphique powerpoint2

Vous avez vérifié si :

  • Un autre classeur Excel était déjà en cours d’utilisation = non
  • Si un autre classeur Excel était ouvert et en mode partagé = non
  • Si la création d’un graphique Excel dans un document Word fonctionne = non plus
  • Si en ouvrant d’abord Excel puis Powerpoint ça fonctionne = toujours pas
  • Si vous avez deux versions différentes d’Office installées sur la machine = oui !

Solution

Deux versions d’Office différentes (par ex. 2008 et 2011) installées sur une même machine peuvent normalement cohabiter … sauf qu’elles sont à l’origine de notre problème; en effet le module Graphiques de PowerPoint tente d’ouvrir la « mauvaise » version d’Excel lorsque vous tentez de créer le graphique.

Solution, désinstaller la version d’Office la plus ancienne.

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PowerPoint – Utiliser le Mode Présentateur

- by Jacqueline Frey

Contexte

Vous avez saisi du texte dans la zone de commentaires de PowerPoint et vous souhaiteriez pouvoir visualiser ces informations lorsque vous projetez votre diaporama. Pour cela, utilisez le Mode Présentateur. Ce mode d’affichage vous permet d’afficher le diaporama tout en visualisant vos commentaires. L’intérêt de cet outil réside dans le fait que vous seul visualiser les commentaires, le public quant à lui voit les diapositives affichées en plein écran via le projecteur.

Solution

  • Allez dans l’onglet Diaporama > groupe Outils du présentateur > bouton Mode Présentateur :

Mode pre?sentateur

  • En haut : La zone du haut affiche à gauche une barre d’avancement (verte) et à droite la numérotation des diapositives. Au milieu, remarquez la présence du bouton « Basculer entre les affichages »… au cas où l’écran montré au public ne serait pas le « bon » autrement dit si le public voit vos commentaires et vous pas ! 😉
  • A gauche : La zone de gauche affiche la diapositive telle que le public la voit, les commentaires situés au-dessous n’étant visibles que pour l’orateur. Remarquez en bas à gauche la présence d’un curseur permettant de modifier la taille des commentaires (vous n’avez donc plus de raison de jouer avec vos lunettes durant la présentation)
  • A droite : La zone de droite montre la diapositive suivante telle que le public la verra. Là aussi, la zone de commentaire n’est visible que pour l’ora­teur. Contrairement à la zone de gauche, la zone de commentaire à droite est directement éditable en Mode Présentateur. Remarquez la présence d’un minuteur vous permettant de vous rendre compte du temps écoulé
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PowerPoint – Créer plusieurs diaporamas à l’aide d’une seule présentation

- by Jacqueline Frey

Contexte

Vous avez créé un diaporama pour présenter un nouveau projet. Vous ne souhaitez pas montrer les mêmes diapositives à la Direction, aux Finances ou aux membres de l’équipe de projet. Mais vous n’allez pas pour autant créer 3 présentations dont la mise à jour sera par la suite laborieuse. Créez simplement 3 diaporamas personnalisés dans lesquels vous indiquez quelles sont les diapositives à afficher pour tel groupe de spectateurs.

Solution

  • Allez dans l’onglet Diaporama > groupe Lire le diaporama > bouton Diaporamas personnalisés
  • Cliquez sur Nouveau et donnez un nom à votre diaporama personnalisé (par exemple « Direction »)
  • Dans la liste Diapositives de la présentation, sélectionnez les diapo­sitives que vous souhaitez montrer à la Direction et cliquez sur le bouton Ajouter

diapo

  • Validez à l’aide du bouton OK
  • Répétez cette procédure pour créer des diaporamas personnalisés destinés aux autres groupes de spectateurs
  • Pour afficher ensuite le diaporama personnalisé, allez dans l’onglet Diaporama > bouton Diaporama personnalisé

Il serait judicieux de ne pas numéroter vos diapositives en pied de page afin que, durant le diaporama personnalisé, votre public ne remarque pas que vous passez de la diapositive 2 à la 7…

Office / PowerPoint

PowerPoint – Créer un dégradé personnalisé

- by Jacqueline Frey

Contexte

Vous souhaitez remplir une forme dessinée par vous-même (par exemple un nuage) à l’aide d’un joli dégradé que vous avez vu sur Internet sauf que vous ne savez pas comment reproduire ce dégradé de couleurs dans PowerPoint.

Solution : « chiper » le dégradé trouvé sur Internet

  • Affichez la page sur laquelle se trouve le joli dégradé (dans mon exemple la page www.icloud.com)
  • A l’aide de l’outil Capture, faites une capture d’écran de la zone souhaité
  • Dans l’outil Capture, sauvegardez cette image (format .tiff)
  • Allez dans PowerPoint et dessinez votre forme à l’aide du bouton Forme > Formes de base > Nuage
  • Cliquez sur le nuage à l’aide du bouton droit de la souris et choisissez la commande Format de la forme
  • Dans la catégorie Remplissage, cliquez sur l’onglet Image ou texture
  • Désignez le fichier image sauvegardé précédemment et validez

nuage

 

 

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PowerPoint – Sauvegarder une présentation en tant qu’images

- by Jacqueline Frey

Contexte

Vous pensez utiliser PowerPoint pour réaliser des affiches et vous aimeriez sauvegarder votre travail sous forme d’images (en plus du format .pptx). Vos affiches contiennent à la fois des images, des zones de texte, un arrière-plan coloré ainsi qu’une taille de papier personnalisée :

KEEPCALM3

Solution

  • Créez vos différentes diapositives dans une seule présentation
  • Sauvegardez votre présentation comme d’habitude (.pptx)
  • Allez dans le menu Fichier > Enregistrer en tant d’images > choisissez le format d’image souhaité*
  • Chaque diapositive est alors sauvegardée sous forme d’image et placée dans le même dossier (que PowerPoint créé automatiquement pour l’occasion)

*dans mon exemple, j’ai obtenu un meilleur résultat avec les formats .jpeg ou .png (plutôt que .gif). Évitez les formats .bmp ou .tiff donnant un très bon résultat mais ayant comme inconvénient de générer des fichiers extrêmement volumineux.

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PowerPoint – Couper une vidéo

- by Jacqueline Frey

Contexte

Vous disposez d’un fichier vidéo et vous souhaitez l’insérer dans PowerPoint. Toutefois, vous constatez que le début et/ou la fin de la vidéo ne doit pas être diffusée lors du diaporama. Vous aimeriez donc pouvoir couper une partie de la vidéo.

Solution

PowerPoint 2011 ne permettant pas de couper une vidéo (alors que la version sur PC offre cette possibilité), rabattez-vous sur Quick Time Player.

  • Ouvrez le fichier vidéo dans QuickTime Player
  • Allez dans le menu Edition > Elaguer > faites glisser le curseur pour couper le début et/ou la fin de la vidéo et cliquez sur Ajuster pour valider
  • Fermez la vidéo et sauvegardez-la sous un autre nom
  • Insérez-la dans PowerPoint
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PowerPoint 2013 – Sauvegarder une présentation en PDF

- by Jacqueline Frey

Contexte

Vous avez créé une présentation dans PowerPoint (versions 2010 ou 2013 sur PC) composée de diverses diapositives dont certaines contiennent des formes dessinées dans PowerPoint. Certaines de ces formes possèdent des attributs tels que dégradés, ombrage et autres effets. Vous avez sauvegardé votre présentation en PDF et constatez avec effroi que – selon le lecteur de PDF – le rendu des objets dessinés n’est pas correct.

Solution No 1 – vos diapositives NE sont PAS numérotées en pied de page

  • Affichez dans PowerPoint la diapositive sur laquelle vous avez dessiné une forme ; si celle-ci est constituée de plusieurs éléments, regroupez-les
  • Dupliquez la diapositive
  • Sélectionnez la forme ainsi dupliquée et coupez-la (Ctrl + X)
  • Cliquez sur le menu du bouton Copier > Collage spécial > choisissez Image .PNG
  • Affichez la diapositive comportant la forme originale et masquez-la (onglet Diaporama > Masquer la diapositive); la diapositive sera masquée à l’impression, en mode Diaporama et en PDF
  • Créez le PDF à l’aide de la commande Fichier > Enregistrer sous > PDF
  • Ouvrez le PDF dans n’importe quel navigateur (FireFox, Chrome, Safari ou IE)
La solution No 1 permet de masquer une diapositive mais provoque malheureusement un « trou » dans la pagination. Si les diapositives sont numérotées en pied de page, utilisez la solution No 2.

Solution No 2 – vos diapositives SONT numérotées en pied de page

  • Affichez dans PowerPoint la diapositive sur laquelle vous avez dessiné une forme ; si celle-ci est constituée de plusieurs éléments, regroupez-les
  • Sélectionnez la forme et copiez-la (Ctrl + C)
  • Cliquez sur le menu du bouton Coller > Collage spécial > choisissez Image .PNG
  • Affichez le Volet de sélection (onglet Accueil > bouton Sélectionner)
  • Sélectionnez la forme originale et cliquez sur le petit oeil dans le volet de sélection pour masquer la forme (la forme sera masquée à l’impression, en mode Diaporama et en PDF)
  • Créez le PDF à l’aide de la commande Fichier > Enregistrer sous > PDF
  • Ouvrez le PDF dans n’importe quel navigateur (FireFox, Chrome, Safari ou IE)
La solution No 2 permet de masquer un élément d’une diapositive sans impact sur la pagination.
PowerPoint

PowerPoint – Dessiner des formes « complexes »

- by Jacqueline Frey

Contexte

Vous travaillez sur PowerPoint Mac et un collègue travaillant sur PC vous nargue 😉 en vous montrant fièrement le schéma qu’il a réalisé à l’aide des outils de dessin de l’onglet Format (Union, Combiner, Fragmentation, Intersection, Soustraction).
Il vous met au défi d’obtenir le résultat ci-dessous (toute ressemblance avec un logo existant est purement fortuite) :

formescomplexes

Solution

Comme la version PowerPoint Mac n’affiche malheureusement pas les outils nécessaires dans l’onglet Format (?!?!?), procédez ainsi :

  • Dessinez les deux formes comme d’habitude, changez la couleur et sélectionnez-les
  • Dupliquez les formes (Cmd + D) et placez la copie au-dessus de l’original
  • Conservez la sélection et cliquez avec le bouton droit de la souris > commande Groupe > Intersection
  • Gardez la sélection sur la forme ainsi obtenue et modifiez sa couleur de remplissage (onglet Format > bouton Remplissage > Motifs et textures, Motif…)
Excel / PowerPoint

PowerPoint – Coller un graphique Excel sans liaison

- by Jacqueline Frey

Contexte

Vous disposez d’un graphique dans Excel et vous souhaitez l’insérer dans une diapositive de votre présentation PowerPoint. Vous ne souhaitez pas établir de liaison entre la copie du graphique dans PowerPoint et l’original contenu dans Excel.

Solution

  1. Sélectionnez le graphique dans Excel > Copiez le graphique et fermez Excel
  2. Ouvrez PowerPoint et placez-vous sur la diapositive souhaitée
  3. Collez > cliquez sur la balise de collage qui apparaît au coin inférieur droite du graphique > choisissez la commande Graphique Excel (classeur entier)
  4. Par la suite, pour modifier les données du graphique dans PowerPoint, cliquez sur l’onglet Graphique > bouton Modifier
  5. Apportez les changements souhaités dans le fichier qui s’ouvre dans Excel
  6. Quittez Excel sans vous préoccuper de la sauvegarde du fichier
  7. Retournez dans PowerPoint; les valeurs du graphiques ont été mises à jour

Avec cette méthode le fichier original dans Excel demeure intact. En effet, le collage à l’aide de la balise fait une copie du graphique avec liaison sur un fichier Excel virtuel appelé « Graphique-dans-Microsoft-Office-PowerPoint ». Cela signifie que le fichier Excel original peut être supprimé, renommé ou déplacé sans que cela affecte sa copie dans PowerPoint.