FileMaker – Mettre à l’index / saison 1, épisode 2

Contexte

A la fin de l’épisode 1, vous avez découvert le principe de l’indexation automatique. Cet épisode s’étant terminé sur un suspens insoutenable à savoir « pourquoi l’option Minimal est active par défaut », vous avez envie d’en savoir d’avantage.

Explication

Pour rappel, l’index d’une base FileMaker est utilisé, de manière automatique, pour accélérer les recherches. De manière manuelle (menu Insertion > Index), l’index vous fourni la liste de toutes les entrées faites par un utilisateur dans une rubrique. Ceci étant dit, il faut également savoir qu’il n’y a pas un mais deux index… enfin plutôt « deux en un » : un index des mots et un index des valeurs. Ces deux index sont accessibles via le menu Insertion > Index.

Index des mots : Dans cet index, chaque mot est séparé des autres mots par un saut de paragraphe. Le mot ne figure qu’une seule fois dans l’index, indépendamment du nombre de fois où il a été saisi dans la rubrique :

IndexMots

Index des valeurs : Dans cet index, chaque valeur est séparée de la suivante par un saut de paragraphe et est considérée comme une expression complète. Le mot « catalogue » fait partie d’une expression et peut figurer plusieurs fois dans l’index :

Indexvaleur

Exercice pratique

  • Passez en mode Recherche (l’idée étant de faire une recherche dans la rubrique par ex. Commentaires; étant donné que vous ignorez quels mots ont été saisis par les autres utilisateurs de la base de données, vous ne savez pas quel critère de recherche vous êtes sensé taper
  • Ouvrez le menu Insertion > Index; vous constatez que l’option « Mots un par un » est inactive. En effet, l’index vous propose la liste des expressions complètes au lieu des mots un par un
  • Dans la liste, sélectionnez l’entrée d’index souhaitée et cliquez sur le bouton Coller afin de terminer la recherche

Suite des explications

Si dans la boîte de dialogue Options de la rubrique, l’option Minimal est active et que l’option Indexation automatique si nécessaire est désactivée l’index ne stocke que les valeurs (expressions) saisies dans une rubrique.

Si dans la boîte de dialogue Options de la rubrique, l’option Toutes est active, vous obtenez dans ce cas un index de toutes les valeurs « Mots un par un ». Voilà pourquoi on parle de deux Index dans FileMaker.

Pourquoi alors ne pas systématiquement opter pour une indexation de type Toutes ? Parce qu’il y a des cas où cela n’est pas pertinent. N’oubliez pas que l’indexation a comme bénéfice d’accélérer les recherches mais comme inconvénient d’alourdir votre base de données en méga-octets. En choisissant Minimal le poids de votre base de données s’en trouvera allégé.

Mais alors quelle option choisir ? Minimal ou Toutes ? En fait, ça dépend de la rubrique et de son usage. Par exemple, une rubrique que l’utilisateur rempli à l’aide d’une liste de valeurs pourra bien évidemment se contenter de l’index des valeurs (Minimal). Une rubrique stockant le titre d’un ouvrage, un résumé ou des commentaires devra plutôt posséder un index des mots « Mots un par un » (Toutes), ceci dans le but d’affiner la recherche.

FileMaker – Mettre à l’index / saison 1, épisode 1

Contexte

Vous êtes en train de créer de nouvelles rubriques dans votre base de données et vous constatez dans la fenêtre Gérer la base de données que certaines rubriques sont indexées et d’autres pas. Vous vous demandez pourquoi et si c’est grave 😉

Explication

Il faut savoir que les rubriques que vous créez sont indexées par défaut par FileMaker, ceci afin d’accélérer les recherches dans les rubriques… (et là, j’entends une petite voix au fond qui dit : ben non, lorsque j’ai créé la rubrique « Commentaires », je ne vois justement pas le terme « Indexé » apparaître en face du nom de la rubrique) :

pasindexé

Il faut savoir que l’indexation se fera lors d’une recherche dans la rubrique « Commentaires » (dans l’exemple ci-dessus). Il suffit donc, par la suite, d’effectuer une recherche dans cette rubrique pour que FileMaker considère qu’elle doit être indexée. Comme cela est-il possible ?

  • Ouvrez le menu Fichier > Gérer la base de données
  • Faites un double-clic sur la rubrique en question (par ex. Commentaires)
  • Allez dans l’onglet « Autres options ». Dans la zone Indexation, on constate que l’option Indexation automatique si nécessaire est cochée (si nécessaire = lorsqu’une recherche est effectuée dans cette rubrique); cela signifie que vous n’avez, à priori, rien de spécial à faire pour qu’une rubrique soit indexée
  • Vous constatez dans cette boîte de dialogue que l’option Minimal est active par défaut et vous vous demandez pourquoi et que ce que cela implique… suite dans l’épisode 2 pour en savoir plus

indexation

FileMaker – Mettre à l’index / saison 1, Pilote

Qu’est-ce qu’un index ?

De manière générale, il s’agit d’une liste classée alphabétiquement contenant des mots ou des expressions et renvoyant le lecteur à des numéros de pages (dans Word) ou à des enregistrements (dans FileMaker).

A quoi sert l’index dans FileMaker ?

Lorsque vous effectuez une recherche dans une rubrique, FileMaker ne va pas parcourir et lire tous les contenus de la rubrique pour vérifier si, dans chaque enregistrement, le mot recherché est par hasard présent, ce qui prendrait beaucoup de temps. Afin d’accélérer la recherche, FileMaker interroge directement son index lequel lui permettra d’atteindre rapidement les enregistrements où se trouve le mot recherché.
On peut donc dire qu’un index est une sorte de base de données dans la base de données.

Comment est-il créé ?

Cet index est créé lorsque un utilisateur saisi des valeurs dans une rubrique. Le contenu de l’index s’enrichit donc automatiquement à chaque saisie.

Pour en savoir plus, consultez les épisodes 1 et 2.

Excel – Filtrer les cellules vides

Contexte

Vous avez créé une liste d’adresses volumineuse dans Excel et souhaiteriez savoir si une colonne (par ex. celle contenant les numéros postaux) contient des cellules vides… dans le but de compléter les données manquantes avant de réaliser votre publipostage par exemple. Bien entendu, vous avez saisi des en-têtes de colonnes pour vos données.

Solution

  • Placez votre curseur sur la ligne d’en-tête de colonnes
  • Allez dans l’onglet Données > cliquez sur le bouton Filtrer
  • Cliquez sur la petite flèche qui apparaît sur l’en-tête de colonne « No postaux »
  • Décochez le filtre « Sélectionner tout »
  • Allez tout en bas de la liste
  • Si un numéro postal manque, Excel propose le filtre « Cellules vides »
L’option « Cellules vides » est disponible uniquement si la plage de cellules ou la colonne à filtrer contient au moins une cellule vide. Ça semble logique mais ça peut surprendre la 1ère fois 😉

EndNote/Word 2013 – Onglet CWYW introuvable

Si l’onglet d’EndNote n’apparaît pas dans Word 2013 (PC) après l’installation d’EndNote, effectuez les procédures ci-dessous dans l’ordre :

1ère procédure

  • Ouvrez Word > Menu Fichier > Options
  • Cliquez sur la catégorie Compléments puis sur le bouton Atteindre « Gérer Compléments COM »
  • Cochez Cite While You Write et validez
  • Fermez Word et ré-ouvrez le

Si après avoir suivi les instructions ci-dessus l’onglet n’apparaît pas, effectuez la
2ème procédure

    • Fermez les applications ouvertes (Office et EndNote)
    • Allez dans Ordinateur > disque C:
    • Ouvrez le dossier Programmes (ou Programmes x86)
    • Ouvrez le dossier EndNote X7 et faites un double-clic sur le fichier Configure EndNote.exe
    • Assurez-vous que l’option Configure EndNote Components est sélectionné
    • Cliquez sur Next et sélectionnez Cite While You Write add-in for Microsoft Office
    • Cliquez sur Next > puis sur Oui > puis sur Finish
    • Ouvrez Word

Si après avoir suivi les instructions ci-dessus l’onglet n’apparaît toujours pas, effectuez la
3ème procédure

  • Fermez les applications ouvertes (Office et EndNote)
  • Allez dans le Panneau de Configuration > Programmes et Fonctionnalités
  • Dans la liste, cliquez sur EndNoteX7 et cliquez sur le bouton Réparer; cette procédure permet de remplacer les fichiers corrompus ou manquants
  • Si nécessaire, indiquez le chemin d’accès sur le serveur Softboss
  • Attendez la fin de la réparation (quelques minutes)
  • Ouvrez Word

PowerPoint – Dessiner des formes « complexes »

Contexte

Vous travaillez sur PowerPoint Mac et un collègue travaillant sur PC vous nargue 😉 en vous montrant fièrement le schéma qu’il a réalisé à l’aide des outils de dessin de l’onglet Format (Union, Combiner, Fragmentation, Intersection, Soustraction).
Il vous met au défi d’obtenir le résultat ci-dessous (toute ressemblance avec un logo existant est purement fortuite) :

formescomplexes

Solution

Comme la version PowerPoint Mac n’affiche malheureusement pas les outils nécessaires dans l’onglet Format (?!?!?), procédez ainsi :

  • Dessinez les deux formes comme d’habitude, changez la couleur et sélectionnez-les
  • Dupliquez les formes (Cmd + D) et placez la copie au-dessus de l’original
  • Conservez la sélection et cliquez avec le bouton droit de la souris > commande Groupe > Intersection
  • Gardez la sélection sur la forme ainsi obtenue et modifiez sa couleur de remplissage (onglet Format > bouton Remplissage > Motifs et textures, Motif…)

PowerPoint – Changer la langue d’édition après coup

Contexte

Votre présentation PowerPoint contient un nombre important de diapositives contenant des zones de texte (titre, listes à puces,…). Malheureusement, vous vous rendez compte que la langue de saisie n’a pas été correctement définie lors de la création des diapositives. Vous aimeriez changer la langue sur toutes vos diapositives en une seule opération et vous avez remarqué que changer la langue par défaut ne faisait pas l’affaire (puisqu’elle n’est valable que pour les nouvelles présentations/diapositives).

Solution

  • Ouvrez votre présentation
  • Dans le volet de navigation à gauche, cliquez sur Contour pour afficher le plan de votre présentation
  • Cliquez n’importe où sur le plan et faites une sélection à l’aide de Cmd + A
  • Allez dans le menu Outils > Langue > choisissez la langue de la sélection et validez

Cette astuce ne fonctionne pas sur les zones de texte libre ni sur les tableaux. Dans ce cas, il est nécessaire de sélectionner précisément lesdits éléments.

EndNote/Word – Barre d’outils CWYW introuvable ou grisée

Si la barre d’outils d’EndNote n’apparaît pas dans Word après l’installation d’EndNote ou si elle apparaît mais qu’elle est grisée, effectuez les procédures ci-dessous dans l’ordre :

1ère procédure

  • Quittez Word
  • Ouvrez EndNote > menu EndNote > Customizer
  • Cochez la case en face de l’option « Cite While You Write »
  • Cliquez sur le bouton Suivant jusqu’à ce que la personnalisation soit terminée
  • Pour tester, ouvrez une bibliothèque EndNote puis quittez EndNote
  • Ouvrez Word > menu Word > Preferences > Dossiers par défaut > Fichiers de démarrage > bouton Modifier
  • Cliquez sur le fichier EndNote CWYW Word xxx.bundle* (même s’il est grisé) > validez
  • Fermez Word
  • Ouvrez EndNote et ouvrez Word

* Le fichier EndNote CWYW Word xxx.bundle se trouve normalement dans ce chemin d’accès :
« Bibliothèque > Application Support > Microsoft > Office365 (ou autre version) > User Content > Startup > Word »

Si après avoir suivi les instructions ci-dessus la barre d’outils n’apparaît pas, effectuez la
2ème procédure

  • Fermez Word et EndNote
  • Sur le bureau du Mac allez dans le dossier Applications > EndNote > Cite While You Write
  • Copiez le fichier « EndNote CWYW Word xxx.bundle »
  • Allez dans le dossier Applications > Microsoft Office xxx > Office > Startup > Word et collez le fichier « EndNote CWYW Word xxx.bundle »
  • Ouvrez Word > menu Word > Préférences > cliquez sur Dossiers par défaut > Fichiers de démarrage > bouton Modifier
  • Choisissez comme emplacement de démarrage le dossier Applications > Microsoft Office xxx > Office > Startup > Word
  • Cliquez sur le bouton Sélectionner, validez et quittez Word*
  • Ouvrez EndNote puis Word

* veillez bien à quitter le logiciel; fermer la fenêtre du document ne suffit pas.